Microsoft Access là một chương trình phần mềm cho phép bạn xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu. Nó tương đối dễ sử dụng và có giao diện tương tự như các sản phẩm khác của Microsoft. Điều này làm cho nó trở thành sự lựa chọn phù hợp cho người mới bắt đầu hoặc những người chưa có nhiều kinh nghiệm về máy tính. Bạn có thể sử dụng Access để làm nhiều thứ và một trong số đó là quản lý nhân viên của mình. Bạn có thể sử dụng một trong các mẫu có sẵn hoặc tạo mẫu của riêng bạn.
Cơ sở dữ liệu nhân sự là gì?
Cơ sở dữ liệu nhân sự được các chuyên gia sử dụng để lưu trữ thông tin liên quan đến nhân viên của họ, chẳng hạn như chi tiết đào tạo hoặc giờ làm việc tiêu chuẩn. Điều quan trọng là cơ sở dữ liệu nhân viên phải an toàn vì chúng chứa thông tin nhạy cảm. Với rất nhiều vấn đề pháp lý cần cân nhắc, tốt nhất bạn chỉ nên thu thập thông tin bạn cần về nhân viên của mình.
Dưới đây là một số ví dụ về thông tin bạn có thể đưa vào cơ sở dữ liệu nhân sự:
- Các ngày nghỉ lễ và vắng mặt
- Lịch trình hoặc giờ làm việc tiêu chuẩn
- Bảng chấm công và chi phí
- Chi tiết cá nhân (tức là ngày sinh, chức danh)
- Thông tin về tiền lương
- Chứng chỉ được giữ nguyên
- Chi tiết đào tạo
Cân nhắc đối với cơ sở dữ liệu nhân viên
Với tư cách là người sử dụng lao động, bạn có trách nhiệm giữ cho thông tin của nhân viên an toàn và bảo mật. Nếu bạn không tuân theo các nguyên tắc thích hợp, thông tin có giá trị có thể bị tiết lộ cho các bên trái phép. Bạn có thể phải đối mặt với các hình phạt và chắc chắn bạn sẽ mất niềm tin vào nhân viên và khách hàng của mình.
Dưới đây là những lưu ý cần thực hiện khi xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu nhân viên:
- Lưu trữ dữ liệu về mặt đạo đức. Thông tin nhân viên của bạn phải được giữ an toàn và chỉ được chia sẻ với những người thích hợp. Đảm bảo rằng bạn tuân thủ các luật như Đạo luật bảo vệ dữ liệu 1998 và Đạo luật tự do thông tin. Nhân viên cũng nên biết dữ liệu của họ đang được sử dụng như thế nào.
- Bảo mật. Cơ sở dữ liệu nhân sự của bạn an toàn đến mức nào? Nếu dữ liệu của bạn được lưu trữ trên đám mây, bạn sẽ muốn biết loại biện pháp bảo mật nào được áp dụng. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên mã hóa cơ sở dữ liệu của mình, luôn cập nhật tất cả phần mềm và hạn chế người dùng quản trị.
- Khả năng sử dụng. Các tính năng chính của cơ sở dữ liệu nhân sự là quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi ngày nghỉ, ghi lại sự vắng mặt, v.v. Miễn là cơ sở dữ liệu của bạn được xây dựng đúng cách, nó phải dễ sử dụng. Nếu không, hãy liên hệ với Arkware để tìm hiểu thêm về cách xây dựng cơ sở dữ liệu nhân viên trực quan và đơn giản.
- Di cư. Có thể một ngày nào đó, bạn cần phải di chuyển sang hệ thống cơ sở dữ liệu mới. Bạn có thể di chuyển Microsoft Access sang MySQL, SQLServer, Azure, Oracle và những người khác. Điều này quan trọng vì bạn không muốn phải nhập mọi thứ bằng tay.
- Kích thước bộ nhớ. Cuối cùng, biết dung lượng lưu trữ có thể cần thiết. Bằng cách suy nghĩ trước, bạn có thể đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu của mình không hết dung lượng máy chủ. Hầu hết các chương trình cơ sở dữ liệu có dung lượng lớn, nhưng nó vẫn đáng để kiểm tra.
Xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu nhân sự là một phần quan trọng của việc sở hữu một doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm về cách xây dựng cơ sở dữ liệu tùy chỉnh cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn, hãy liên hệ với các chuyên gia cơ sở dữ liệu tại Arkware ngay hôm nay.
