Nếu bạn hiện đang sử dụng Microsoft Excel làm cơ sở dữ liệu của mình, bạn có thể muốn suy nghĩ lại điều này. Excel là một công cụ tuyệt vời để tạo bảng tính và thực hiện các phép tính với các tập dữ liệu bị hạn chế, nhưng nó không phải là công cụ cơ sở dữ liệu tốt nhất. Tuy nhiên, nhiều người vẫn tiếp tục sử dụng Excel làm cơ sở dữ liệu vì nó đơn giản và quen thuộc.
May mắn thay, bạn có thể nâng cấp lên Microsoft Access, một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin. Access thân thiện với người dùng, ngay cả đối với người mới bắt đầu, mang lại giao diện tương tự như các sản phẩm khác của Microsoft. Và, bạn có thể chuyển đổi bảng tính Excel sang cơ sở dữ liệu của mình.
Hãy thảo luận về những dấu hiệu lớn nhất cho thấy doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn đã phát triển vượt trội hơn Excel và tại sao chương trình cơ sở dữ liệu như Access lại phù hợp hơn.
Quy trình làm việc của bạn phức tạp hơn
Excel hoạt động tốt cho các quy trình làm việc đơn giản, tuyến tính. Nhưng một khi quy trình làm việc của bạn trở nên phức tạp, đã đến lúc nâng cấp lên một chương trình cơ sở dữ liệu như Access. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng nhập hoặc hiển thị thông tin cho nhiều loại thông tin liên quan.
Dữ liệu của bạn đang tăng lên
Khi bạn bắt đầu tích lũy một lượng lớn dữ liệu, đã đến lúc bạn nên rời xa Excel. Excel có giới hạn về số lượng bản ghi trên mỗi trang tính và nó có thể gặp vấn đề về hiệu suất khi dữ liệu của bạn phát triển. Bạn có thể tách dữ liệu thành nhiều trang tính, nhưng điều này cuối cùng sẽ trở thành một vấn đề lớn, đặc biệt nếu bạn không hiểu dữ liệu của mình.
Có ít bảo mật hơn
Một thiếu sót khác với Excel là thiếu bảo mật. Excel cung cấp cho bạn tùy chọn để bảo vệ bảng tính của bạn bằng mật khẩu, nhưng đó là một hệ thống tinh vi. Tuy nhiên, có những công cụ trực tuyến giúp mọi người dễ dàng mở khóa các tệp được bảo vệ mà không cần biết mật khẩu. Để bảo vệ dữ liệu của bạn, bạn nên chuyển sang Access. Và, bạn có thể chọn những quyền để cấp cho mỗi người dùng.
Việc cộng tác rất khó khăn
Cộng tác trên Excel khó hơn rất nhiều so với trên Access. Ngay cả khi bạn sử dụng tính năng chỉnh sửa nhiều người dùng hoặc lưu trữ bảng tính của mình trên máy chủ dùng chung, vẫn dễ xảy ra lỗi. Một trong những lỗi phổ biến nhất:mọi người ghi đè công việc của nhau. Nếu bạn yêu cầu nhiều người dùng truy cập vào dữ liệu của mình, một chương trình cơ sở dữ liệu là lựa chọn phù hợp.
Công việc của bạn thật tẻ nhạt
Bạn có cảm thấy rằng mình đang dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành các công việc tẻ nhạt trên Excel không? Đây không phải là tiêu chuẩn của bạn. Các chương trình cơ sở dữ liệu như Access có các công cụ và tính năng giúp bạn làm việc hiệu quả nhất với thời gian của mình. Bạn có thể tự động hóa nhiều tác vụ của mình và giảm bớt sự dư thừa bằng cách lưu trữ dữ liệu liên quan.
Đây chỉ là một số lý do tại sao Excel không phải là giải pháp tốt nhất cho cơ sở dữ liệu của bạn. Chúng tôi hiểu rằng điều này quen thuộc và dễ hiểu, nhưng vẫn có những lựa chọn tốt hơn ở đó. Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó đơn giản và thân thiện với người dùng, bạn sẽ cảm thấy thoải mái như ở nhà với Access. Liên hệ với Arkware ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về các tùy chọn cơ sở dữ liệu của bạn.
