Cơ sở dữ liệu tệp phẳng là một tập hợp dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hai chiều. Các tệp này được lưu trữ dưới dạng văn bản thuần túy và không có đánh dấu, phân tách dữ liệu quan hệ bằng dấu phẩy. Cơ sở dữ liệu tệp phẳng không giống như cơ sở dữ liệu quan hệ, sử dụng nhiều bảng để lưu trữ thông tin. Tuy nhiên, bạn có thể nhập tệp phẳng vào Microsoft Access.
Hãy cùng tìm hiểu thêm về cơ sở dữ liệu tệp phẳng, cách chúng được cấu trúc và khi nào bạn nên sử dụng chúng.
Hiểu cơ sở dữ liệu tệp phẳng
Tệp phẳng là một cơ sở dữ liệu đơn giản, trong đó các chuỗi dữ liệu tương tự được lưu trữ dưới dạng các bản ghi trong bảng. Microsoft Excel là một ví dụ tuyệt vời về cơ sở dữ liệu tệp phẳng. Trên thực tế, nó chiếm 90% cơ sở dữ liệu tệp phẳng!
Trong Excel, các cột của bảng đại diện cho một chiều của cơ sở dữ liệu, trong khi mỗi hàng là một bản ghi riêng biệt. Nói chung, các tệp phẳng chứa thông tin dạng chữ và số và yêu cầu rất ít định dạng.
Để cho thấy sự khác biệt giữa Microsoft Excel và cơ sở dữ liệu quan hệ, hãy xem ví dụ này.
- Một cửa hàng bán lẻ có kế hoạch lưu trữ thông tin khách hàng trong cơ sở dữ liệu. Nếu họ chọn Excel, họ sẽ chỉ có một bảng duy nhất, với mỗi bản ghi mô tả một đơn hàng riêng lẻ.
- Nếu doanh nghiệp bán lẻ chọn cơ sở dữ liệu quan hệ, họ có thể có nhiều bảng. Một người có thể có ID đơn đặt hàng và một thông tin khác về khách hàng. Thay vì sao chép dữ liệu khách hàng, mỗi đơn đặt hàng đề cập đến mục nhập tương ứng trong bảng khách hàng.
Microsoft Excel được cấu trúc như thế nào
Cơ sở dữ liệu tệp phẳng có cấu trúc đơn giản. Hàng đầu tiên chứa tên trường cho mỗi cột và mỗi hàng sau đó đại diện cho một bản ghi. Mỗi hàng có cùng một loại thông tin. Thông tin này được xác định bởi các cột, cột này mô tả loại dữ liệu và đặt giới hạn về số ký tự được phép có trong thông tin trường.
Các cột được phân tách bằng dấu phẩy hoặc tab và không có giới hạn định trước cho số hàng có thể có. Với thiết lập đơn giản, cơ sở dữ liệu Excel được sử dụng tốt nhất cho các mục đích sau:
- Tệp tên và địa chỉ
- Danh sách thành viên
- Bảng phân công lớp
- Thông tin khách hàng
- Người chơi trong nhóm
- Nhật ký cuộc gọi
Microsoft Excel có phù hợp với bạn không? Liên hệ với Arkware để được Tư vấn
Dữ liệu có cấu trúc không phức tạp và kích thước nhỏ hơn có thể được hưởng lợi từ Excel. Nhưng nếu bạn có dữ liệu phức tạp hoặc muốn tránh dữ liệu dư thừa và trùng lặp, bạn chắc chắn cần nâng cấp lên cơ sở dữ liệu quan hệ. Để tìm hiểu thêm về cơ sở dữ liệu tệp phẳng như Excel, khi nào sử dụng chúng và cách nhập chúng vào MS Access, hãy liên hệ với Arkware ngay hôm nay.
