Bảng tính - Excel, Google Trang tính hoặc một trang tính có tên khác - là những công cụ thực sự thú vị và mạnh mẽ. Nhưng sau đó, cơ sở dữ liệu cũng vậy. Khi nào bạn nên gắn bó với một bảng tính? Khi nào bạn nên chuyển lên cơ sở dữ liệu?
Bạn có thể sử dụng bảng tính và cơ sở dữ liệu cho các mục đích tương tự. Do cả việc tổ chức dữ liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo, nên đôi khi rất khó để xác định cái nào tốt nhất để sử dụng. Vì vậy, hãy nói về ưu và nhược điểm của từng tùy chọn.
Ban đầu…
Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh, bảng tính (hoặc “trang tính”) hầu như luôn là lựa chọn đầu tiên của bạn. Các công ty khởi nghiệp hiếm khi có đủ ngân sách để hỗ trợ cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Và bên cạnh đó, doanh nghiệp của bạn là mới; bạn sẽ không biết liệu nó sẽ ở quy mô nhỏ, phát triển thành một tập đoàn lớn hay ở đâu đó ở giữa.
Một yếu tố khác là cấu trúc và tổ chức của doanh nghiệp của bạn có thể sẽ thay đổi khi nó phát triển. Vì vậy, thực sự, xây dựng một cơ sở dữ liệu ngay từ đầu không phải là một lựa chọn phổ biến. Đây là nơi các trang tính thường nhảy vào.
Lý do quan trọng nhất để sử dụng trang tính là chúng có sẵn. Bạn có thể bắt đầu sử dụng Microsoft Excel, Google Trang tính hoặc bất kỳ chương trình bảng tính nào khác chỉ với một vài cú nhấp chuột. Bạn không cần phải lập kế hoạch cho một cấu trúc phức tạp; bạn có thể chỉ cần nhập dữ liệu của mình, tính toán và báo cáo cũng như chia sẻ thông tin với đồng nghiệp. Trang tính cung cấp nhiều khả năng tích hợp thú vị và họ có thể nhìn thấy một doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong một thời gian khá dài.
Vì vậy, giả sử bạn có tất cả dữ liệu của mình trên trang tính. Tại sao bạn nên xem xét việc xây dựng cơ sở dữ liệu? Nói cách khác, tại sao phải phức tạp hóa cuộc sống của bạn nếu mọi thứ đang hoạt động hiệu quả?
Tại thời điểm này, tôi khuyên bạn nên tự hỏi bản thân xem mọi thứ đang hoạt động tốt như thế nào. Hãy nhớ rằng, mọi thứ vẫn hoạt động bình thường cho đến khi nó ngừng hoạt động. Trong trường hợp trang tính, bạn càng có nhiều dữ liệu, bạn càng có thể gặp nhiều vấn đề. Làm thế nào để cơ sở dữ liệu giúp bạn tránh những vấn đề này? Và khi nào bạn nên cân nhắc chuyển đổi?
Sử dụng Bảng tính để Tổ chức Dữ liệu
Giả sử chúng tôi đã thành lập một công ty cung cấp các dịch vụ viễn thông và Internet cho khách hàng. Chúng ta cần theo dõi xem khách hàng hiện đang đăng ký dịch vụ nào. Khách hàng có thể có nhiều dịch vụ đang hoạt động tại một thời điểm và dịch vụ có thể hết hạn vào cuối một khoảng thời gian đã định hoặc tự động gia hạn.
Hãy xem một giải pháp sử dụng trang tính.
Chúng tôi chỉ đơn giản lập một danh sách tất cả dữ liệu chúng tôi có, tức là có sự kết hợp của dữ liệu ở một nơi. Chúng tôi có dữ liệu khách hàng (cột A đến E), loại dịch vụ (cột F) và chi tiết dịch vụ (cột G, H và J).
Thoạt nhìn, mọi thứ trông khá ổn. Chúng tôi có thể xem tất cả dữ liệu mà không cần thực hiện bất kỳ hành động phức tạp nào. Chúng tôi có thể lọc dữ liệu chúng tôi cần và tạo bảng tổng hợp hoặc biểu đồ cho mục đích báo cáo. Cho đến nay, rất tốt.
Nhưng nếu chúng ta tiếp tục sử dụng trang tính khi có nhiều khách hàng hơn, chúng ta có thể gặp phải vấn đề khi mọi thứ trở nên quá lớn để các trang tính không thể quản lý được. Và điều này mang đến một loạt vấn đề mới.
Các vấn đề tiềm ẩn với bảng tính
So với bảng tính, cơ sở dữ liệu phức tạp. Nhưng những "biến chứng" này phục vụ một mục đích hữu ích; chúng ngăn ngừa hoặc ít nhất là giảm thiểu các vấn đề sau:
Chất lượng dữ liệu
Chất lượng dữ liệu và tính nhất quán là một vấn đề lớn đối với các trang tính lớn hơn. Mặc dù chúng tôi dự định lưu trữ dữ liệu một cách chính xác, nhưng vấn đề về chất lượng dữ liệu Rất phổ biến. Mọi người mắc lỗi hoặc chúng tôi có thông tin không mong muốn để nhập. Chỉ cần nghĩ về cách các tình huống cho bên dưới có thể gây ra sự cố:
- Chúng tôi muốn thêm một khách hàng mới mà không cần chỉ định loại dịch vụ của họ. Chúng ta có nên thêm thông tin chi tiết về khách hàng và bỏ đi chi tiết dịch vụ không? Nếu chúng tôi chỉ có thể chèn những khách hàng có thông tin chi tiết về dịch vụ, thì đó là một điểm bất thường chèn .
- Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi thêm dữ liệu dịch vụ khi dữ liệu đó khả dụng, sau khi tạo hồ sơ khách hàng?
- Điều gì xảy ra nếu một khách hàng đăng ký nhiều dịch vụ? Chúng ta có nên tạo bản ghi mới cho từng dịch vụ không vì chúng ta chỉ có thể có một loại dịch vụ cho mỗi bản ghi?
- Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi có nhiều hồ sơ cho một khách hàng và chúng tôi cần cập nhật thông tin của khách hàng đó? Trừ khi chúng tôi thay đổi thông tin trong tất cả các hàng có liên quan, dữ liệu của chúng tôi sẽ không nhất quán. Chúng tôi có thể có hai địa chỉ khác nhau cho cùng một tài khoản; trong trường hợp đó, làm thế nào chúng tôi có thể biết dữ liệu nào là chính xác?
- Điều gì xảy ra khi chúng tôi xóa dữ liệu? Nếu chúng tôi xóa toàn bộ hàng, chúng tôi sẽ mất tất cả dữ liệu của khách hàng đó. Đây không phải là ý tưởng tốt; tốt hơn là chỉ xóa dữ liệu dịch vụ và giữ lại dữ liệu khách hàng của họ. Nhưng làm thế nào chúng ta có thể làm điều đó nếu tất cả được lưu trữ cùng nhau trong một hàng?
- Điều gì xảy ra nếu chỉ một khách hàng đăng ký một dịch vụ và chúng tôi xóa hồ sơ đó? Nếu chúng tôi xóa hồ sơ của khách hàng đó, chúng tôi có đồng thời xóa tất cả hồ sơ của dịch vụ đó không? (Đây được gọi là xóa dị thường .) Điều đó có nghĩa là chúng tôi không cung cấp dịch vụ đó nữa? Nếu chúng tôi vẫn cung cấp dịch vụ đó, chúng tôi đã mất tất cả các thông số liên quan đến dịch vụ đó.
Rõ ràng, sẽ có những phức tạp trong việc lưu trữ dữ liệu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Tất cả chúng ta đều đang phải đối mặt với các vấn đề về chất lượng dữ liệu - ví dụ:đã nhận các hóa đơn cho các dịch vụ mà chúng tôi không đặt hàng, bị tính phí hai lần cho cùng một thứ hoặc có một gói hàng được gửi đến sai địa chỉ. Những điều này xảy ra và trên một tập dữ liệu nhỏ, việc khắc phục chúng tương đối dễ dàng. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta có hàng nghìn hoặc thậm chí hàng triệu hàng? Chúng tôi sẽ sớm dành gần như toàn bộ thời gian để khắc phục những vấn đề này.
Vấn đề về Hiệu suất
Vấn đề về hiệu suất xảy ra khi tập dữ liệu quá lớn để một trang tính có thể xử lý hiệu quả. Bạn sẽ gặp phải các vấn đề về chất lượng dữ liệu sớm hơn nhiều so với các vấn đề về hiệu suất, nhưng điều đó không có nghĩa là các vấn đề về hiệu suất là không quan trọng. Au contraire ; các vấn đề về hiệu suất thậm chí có thể nguy hiểm hơn các vấn đề về chất lượng dữ liệu.
Thông thường là tìm kiếm các hàng cụ thể, chèn hàng mới, cập nhật hoặc xóa giá trị ô trong các hàng hiện có và xóa toàn bộ hàng. Tất cả các hành động này yêu cầu rất nhiều bộ lọc, điều này không có vấn đề gì trên một tập dữ liệu nhỏ. Nhưng khi các trang tính của bạn trở nên thực sự lớn, ngay cả một thao tác đơn giản cũng có thể mất vài phút. Dành nửa ngày làm việc để chờ bộ lọc thực hiện công việc của nó hầu như không phải là một lựa chọn khôn ngoan.
Ngoài ra còn có vấn đề liên quan về dự phòng - lưu trữ cùng một dữ liệu nhiều lần trên đĩa (ví dụ:dữ liệu khách hàng được lưu trữ lặp đi lặp lại trong nhiều hàng). Điều này cũng sẽ có tác động đến hiệu suất.
Trên phần cứng tốt, các trang tính có hàng nghìn hàng sẽ ổn. Nhưng khi bạn đi vào hàng chục nghìn hàng, các vấn đề về hiệu suất có thể tạo nên những cái đầu xấu xí của chúng. Không cần phải nói, các trang tính có hàng trăm nghìn hoặc thậm chí hàng triệu hàng sẽ có hiệu suất cực kỳ kém.
Mặt khác, cơ sở dữ liệu ở đây để giải quyết các vấn đề về hiệu suất. Khi mọi thứ được thiết lập đúng cách, việc làm việc với hàng triệu hàng sẽ không đặt ra bất kỳ thách thức nào.
Quản lý Báo cáo và Dữ liệu Lịch sử
Một vấn đề quan trọng hơn với trang tính là theo dõi sự thay đổi dữ liệu theo thời gian. Nếu bạn chỉ xóa dữ liệu khỏi trang tính, bạn sẽ mất nó. Nếu bạn quyết định lưu trữ một trang tính hàng ngày (để nắm bắt tất cả các thay đổi và lưu giữ dữ liệu lịch sử), bạn sẽ sớm thấy mình bị chôn vùi dưới hàng tấn trang tính. Việc tạo báo cáo từ cấu trúc như vậy thực sự tốn nhiều thời gian và chất lượng của bất kỳ báo cáo nào được tạo từ cấu trúc này sẽ rất đáng nghi ngờ.
Bạn có gặp phải các vấn đề như vậy với dữ liệu của mình không?
Trong bài viết hôm nay, chúng ta đã thảo luận về một số nhược điểm của việc sử dụng trang tính để sắp xếp nhiều dữ liệu. Bạn đã bao giờ trải qua bất kỳ vấn đề nào trong số đó chưa? Bạn đã sẵn sàng đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới chưa? Nếu câu trả lời là “có”, bạn đã đến đúng chỗ! Tuần tới, chúng ta sẽ tìm hiểu cách cơ sở dữ liệu giải quyết các vấn đề với việc lưu trữ dữ liệu trong trang tính.
