Kết hợp Access 2016 với Word để định địa chỉ phong bì thành danh sách mọi người.
Phối thư cho phép bạn gửi địa chỉ phong bì cho tất cả các cá nhân trong một bảng hoặc truy vấn.
Trong ví dụ sau, chúng ta sẽ hướng dẫn quy trình thiết lập phong bì có tên và địa chỉ, để chúng sẵn sàng cho việc in ấn và gửi thư.
-
Khởi chạy Trình hướng dẫn Kết hợp Thư
Chọn bảng hoặc truy vấn có chứa danh sách tên và địa chỉ.
Nhấp vào Word Merge trong Nhập &liên kết nhóm từ Dữ liệu bên ngoài trên thanh Ribbon.
-
Chọn tùy chọn tài liệu
Chọn xem bạn muốn liên kết dữ liệu với tài liệu hiện có hay tạo tài liệu mới.
Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ tạo một tài liệu mới từ đầu.
Nhấp vào Tạo tài liệu mới và sau đó liên kết dữ liệu với tài liệu đó .
-
Chuyển sang Microsoft Word
Tại thời điểm này, Microsoft Word sẽ mở và nhấp nháy trên Thanh tác vụ.
Nhấp vào nút Microsoft Word trên Thanh tác vụ để mở Word.
-
Chọn loại tài liệu
Chọn loại tài liệu bạn muốn làm việc.
Đối với ví dụ này, chúng tôi đang thực hiện trộn thư để chúng tôi có thể đặt tên và địa chỉ trên phong bì.
Vì vậy, hãy chọn Phong bì từ trình hướng dẫn Kết hợp Thư ở bên phải màn hình.
Nhấp vào Tiếp theo:Bắt đầu tài liệu
-
Chọn Kích thước Phong bì và các Tùy chọn khác
Chọn Thay đổi bố cục tài liệu sau đó nhấp vào Tùy chọn phong bì ... để khởi chạy Tùy chọn phong bì hộp thoại.
Nhấp vào OK khi hoàn thành.
-
Xem lại và tiếp tục
Sử dụng tài liệu hiện tại hiện đã được chọn.
Phong bì bây giờ được hiển thị theo tỷ lệ tương đối với kích thước mà bạn đã chọn.
Kiểm tra xem nó có chính xác không và nhấp vào Tiếp theo:Chọn người nhận để tiếp tục.
-
Chọn người nhận
Đây là nơi bạn có thể chọn người nhận. Tuy nhiên, Word nhận ra rằng chúng ta đang sử dụng một bảng từ Access, vì vậy hãy Sử dụng danh sách hiện có hiện đã được chọn, với các chi tiết được liệt kê bên dưới.
Kiểm tra xem nó có chính xác không và nhấp vào Tiếp theo:Sắp xếp phong bì của bạn để tiếp tục.
-
Sắp xếp phong bì
Nhấp vào phong bì nơi khối địa chỉ sẽ đến.
Sau đó nhấp vào Khối địa chỉ ... từ Trình hướng dẫn Kết hợp Thư.
-
Chèn khối địa chỉ
Sử dụng hộp thoại này để xác định cách các trường sẽ được hiển thị trên phong bì.
Tùy thuộc vào cách cơ sở dữ liệu của bạn được thiết kế, bạn có thể chọn Chèn tên người nhận ở định dạng này và Chèn địa chỉ bưu điện .
Tuy nhiên, nếu bản xem trước trên phong bì trống (như trong ví dụ này), bạn sẽ cần phải khớp các trường.
Để đối sánh các trường, hãy nhấp vào Đối sánh các trường ... .
-
Trường phù hợp
Sử dụng hộp thoại này để khớp các trường xuất hiện trên phong bì với các trường từ cơ sở dữ liệu của bạn.
Sử dụng danh sách thả xuống để chọn một trường từ cơ sở dữ liệu của bạn khớp với trường bên trái.
Trong ví dụ này, chỉ có một trường bắt buộc ( Công ty ). Chúng tôi có thể sử dụng CustomerName từ cơ sở dữ liệu của chúng tôi cho trường này (cơ sở dữ liệu của chúng tôi chỉ có một trường cho tên khách hàng). Chúng tôi đã chọn Chèn tên người nhận và Chèn địa chỉ bưu điện tại hộp thoại trước, sẽ có nhiều trường bắt buộc hơn - một số trường trong đó chúng tôi không có các trường phù hợp trong cơ sở dữ liệu của mình. Do đó, bằng cách bỏ chọn tùy chọn đó ở bước trước, trình hướng dẫn ít hạn chế hơn và chúng tôi có thể tiếp tục bằng cách đối sánh một số trường tùy chọn.
Nếu bạn thấy mình ở trong tình huống tương tự và bạn dự định thực hiện nhiều kết hợp thư hơn trong tương lai, bạn có thể muốn kiểm tra Ghi nhớ sự phù hợp này cho tập hợp nguồn dữ liệu trên máy tính này để giúp bạn không phải khớp các trường theo cách thủ công mỗi lần.
Nhấp vào OK khi bạn đã khớp các trường mình cần.
-
Xem lại và Đóng Hộp thoại
Bây giờ, bản xem trước phong bì đang hiển thị một địa chỉ từ danh sách của chúng tôi.
Kiểm tra xem nó có xuất hiện ở định dạng đúng không. Sử dụng các mũi tên nhỏ để lướt qua danh sách nếu bạn cần.
Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng Chèn địa chỉ bưu điện hiện đã được chọn.
Nhấp vào OK để tiếp tục.
-
Xem lại và tiếp tục
Hộp thoại đã đóng và bây giờ chúng tôi quay lại Sắp xếp phong bì của bạn bước.
Bạn sẽ nhận thấy rằng «AddressBlock» hiện được hiển thị trên phong bì nơi địa chỉ sẽ xuất hiện.
Nhấp vào Tiếp theo:Xem trước phong bì của bạn để tiếp tục.
-
Xem trước phong bì của bạn
Phong bì xem trước hiện đang hiển thị tên và địa chỉ thực từ cơ sở dữ liệu của chúng tôi, chính xác như khi chúng xuất hiện khi chúng được gửi đi.
Bạn có thể sử dụng các nút mũi tên nhỏ để điều hướng qua danh sách để xem các bản ghi khác xuất hiện như thế nào.
Nếu tất cả đều ổn, hãy nhấp vào Tiếp theo:Hoàn thành việc hợp nhất .
-
Hoàn thành hợp nhất
Mail Merge đã sẵn sàng để tạo phong bì của bạn.
Nhấp vào In ... để in phong bì.
