Bạn có thể nhóm một báo cáo trên nhiều trường khá dễ dàng khi sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo trong Access 2016.
Báo cáo được nhóm (còn được gọi là báo cáo tóm tắt), là một báo cáo trong đó một hoặc nhiều trường được sử dụng để nhóm các trường khác.
Access cho phép bạn tạo các báo cáo được nhóm trên nhiều trường. Ví dụ:bạn có thể nhóm một báo cáo bán hàng theo tiểu bang, sau đó là thành phố.
Dưới đây là một ví dụ khác, nơi chúng tôi tạo một báo cáo được nhóm trên hai trường.
-
Khởi chạy Trình hướng dẫn Báo cáo
Nhấp vào Trình hướng dẫn Báo cáo trên Ribbon (từ Tạo tab).
-
Chọn trường
Chọn các trường bạn muốn xuất hiện trên báo cáo. Bạn có thể chọn các trường từ nhiều bảng hoặc truy vấn.
Để thực hiện việc này, hãy chọn một bảng hoặc truy vấn bằng danh sách thả xuống.
Sau đó bấm đúp vào một trường trong ngăn bên trái để di chuyển nó sang ngăn bên phải. Lặp lại điều này cho mỗi trường sẽ xuất hiện trong báo cáo. Các trường trong ngăn bên phải sẽ xuất hiện trong báo cáo.
Lặp lại cho từng bảng / truy vấn có liên quan.
Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tiếp theo> .
Bạn cũng có thể chọn một trường, sau đó sử dụng
> để di chuyển nó sang ngăn khác.Bạn có thể sử dụng
>> để di chuyển tất cả các trường. -
Chọn một bảng / trường nhóm
Trong ngăn bên trái, hãy chọn bảng hoặc truy vấn có chứa trường mà báo cáo cần được nhóm theo.
Đây sẽ là nhóm cấp đầu tiên mà tất cả các trường khác được nhóm theo.
Khung bên phải sẽ hiển thị bản xem trước dựa trên lựa chọn của bạn.
Nhấp vào Tiếp theo> .
Bản xem trước sẽ chỉ nhóm báo cáo nếu nó tìm thấy trường phù hợp để nhóm vào. Nếu không, nó sẽ hiển thị các trường chưa được nhóm.
Nếu bản xem trước không hiển thị bất kỳ nhóm nào ở đây, thì báo cáo của bạn sẽ không được nhóm. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần quay lại và thêm một trường phù hợp để nhóm báo cáo.
Ngoài ra, bạn có thể sửa đổi báo cáo sau đó và chọn trường nhóm tại thời điểm đó.
-
Thêm / s trường bổ sung
Đây là nơi bạn có thể chọn trường thứ hai sẽ được nhóm vào.
Trường này, nếu được chọn, sẽ được chèn vào giữa nhóm cấp đầu tiên và các trường khác.
Nhấp vào Tiếp theo> .
-
Chỉ định thứ tự sắp xếp nếu được yêu cầu
Bạn có thể chỉ định các trường để sắp xếp chi tiết báo cáo theo. Thao tác này sắp xếp các trường trong mỗi nhóm (không phải các trường được nhóm lại).
Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tiếp theo> .
-
Chọn một bố cục
Chọn một trong các bố cục đặt trước cho báo cáo.
Bản xem trước sẽ cập nhật khi bạn chọn một mục. Vui lòng chọn từng cái để xem nó ảnh hưởng như thế nào đến bố cục.
Bạn cũng có thể thay đổi hướng thành Ngang nếu cần.
Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ để báo cáo với Stepped bố cục và một Portrait định hướng.
Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tiếp theo> .
-
Đặt tên cho Báo cáo
Nhập tên cho báo cáo.
Bạn cũng có tùy chọn xem trước báo cáo hoặc sửa đổi thiết kế của báo cáo sau khi trình hướng dẫn tạo xong.
Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ để nó ở Xem trước báo cáo .
Nhấp vào Kết thúc để tạo báo cáo.
-
Báo cáo
Báo cáo hiện đã được tạo. Nó có hai cấp độ nhóm, như được chỉ định.
Định dạng lại Báo cáo
Bạn có thể cần định dạng lại báo cáo một chút để làm cho báo cáo trông dễ nhìn hơn.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ cần mở rộng chiều rộng của trường ngày, sắp xếp lại các trường một chút và điều chỉnh màu nền xen kẽ.
-
Thay đổi định dạng trong Chế độ xem bố cục
Bạn có thể chuyển đổi giữa Chế độ xem bố cục và Chế độ xem thiết kế tùy theo chế độ bạn thấy dễ dàng hơn.
Trong ví dụ này, chúng tôi đang sử dụng Dạng xem Bố cục để thay đổi định dạng của ngày. Chế độ xem Bố cục giúp loại thứ này dễ kiểm tra hơn vì nó hiển thị dữ liệu thực trong các trường.
-
Xem lại các màu thay thế
Hãy nhớ chú ý đến cách hiển thị các màu thay thế (tức là các màu mà Access tự động áp dụng cho các báo cáo).
Các màu xen kẽ trên báo cáo được nhóm có thể làm giảm độ rõ ràng của trường được nhóm. Bạn có thể thấy rằng trường được nhóm chia sẻ màu xen kẽ của nó với trường trước hoặc trường tiếp theo. Điều này làm giảm diện mạo "được nhóm lại" và có thể khiến người đọc nhầm lẫn về việc các trường nào thực sự được nhóm lại.
Điều này càng trở nên vấn đề hơn khi bạn thêm nhiều trường được nhóm hơn.
-
Xóa các màu thay thế
Để loại bỏ các màu xen kẽ, hãy chọn phần Chi tiết báo cáo trong Dạng xem Thiết kế.
Sau đó nhấp vào Màu hàng thay thế từ định dạng trên Ribbon và chọn No Color từ menu ngữ cảnh.
Bạn có thể làm điều tương tự cho các trường được nhóm. Để chọn trường được nhóm, hãy chọn FieldName Tiêu đề nơi FieldName là tên của trường được nhóm.
Bạn sẽ cần thực hiện việc này cho từng trường được nhóm nếu bạn muốn xóa tất cả các nền xen kẽ.
-
Định dạng trường tiêu đề trên cùng
Bây giờ chúng tôi đã loại bỏ các màu nền xen kẽ, sẽ không hại gì nếu thêm màu nền vào tiêu đề cấp cao nhất. Điều này sẽ phân biệt nó với tiêu đề cấp hai và các trường khác.
Để thực hiện việc này, hãy chọn FieldName Tiêu đề nơi FieldName là tên của trường được nhóm, sau đó nhấp vào Hình dạng tô trên Ribbon (từ Định dạng ) và chọn màu.
Bạn cũng có thể cần đặt chính trường thực tế thành trong suốt nếu màu của nó khác màu với nền.
Bạn cũng có thể sử dụng kiểu chữ in đậm cho trường được nhóm bằng cách chọn trường, sau đó nhấp vào biểu tượng In đậm trong ruy-băng.
Định dạng được áp dụng ở đây chỉ là một gợi ý. Có nhiều cách khác để định dạng báo cáo. Hãy tiếp tục và thử nghiệm.
-
Báo cáo đã hoàn thành
Bây giờ, việc xem báo cáo trong Chế độ xem trước khi in (hoặc một chế độ xem khác) sẽ hiển thị báo cáo mà không có các màu xen kẽ.
Trong ví dụ của chúng tôi, trường được nhóm cũng được hiển thị bằng kiểu chữ in đậm (sau khi chúng tôi tô đậm nó bằng lệnh Bold trong Ribbon).
