Bạn có thể tạo báo cáo được nhóm một cách dễ dàng bằng Trình hướng dẫn Báo cáo trong Access 2016.
Báo cáo được nhóm (còn được gọi là báo cáo tóm tắt), là một báo cáo trong đó một hoặc nhiều trường được sử dụng để nhóm các trường khác. Điều này có thể hữu ích nếu một trường có nhiều giá trị lặp lại, vì bạn có thể hiển thị giá trị một lần, sau đó hiển thị tất cả các bản ghi thuộc nhóm đó.
Dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo để tạo báo cáo được nhóm lại.
-
Khởi chạy Trình hướng dẫn Báo cáo
Nhấp vào Trình hướng dẫn Báo cáo trên Ribbon (từ Tạo tab).
-
Chọn trường
Chọn các trường bạn muốn xuất hiện trên báo cáo. Bạn có thể chọn các trường từ nhiều bảng hoặc truy vấn.
Để thực hiện việc này, hãy chọn một bảng hoặc truy vấn bằng danh sách thả xuống.
Sau đó bấm đúp vào một trường trong ngăn bên trái để di chuyển nó sang ngăn bên phải. Lặp lại điều này cho mỗi trường sẽ xuất hiện trong báo cáo. Các trường trong ngăn bên phải sẽ xuất hiện trong báo cáo.
Lặp lại cho từng bảng / truy vấn có liên quan.
Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tiếp theo> .
Bạn cũng có thể chọn một trường, sau đó sử dụng
> để di chuyển nó sang ngăn khác.Bạn có thể sử dụng
>> để di chuyển tất cả các trường. -
Chọn một bảng / trường nhóm
Trong ngăn bên trái, hãy chọn bảng hoặc truy vấn có chứa trường mà báo cáo cần được nhóm theo.
Khung bên phải sẽ hiển thị bản xem trước dựa trên lựa chọn của bạn.
Nhấp vào Tiếp theo> .
Bản xem trước sẽ chỉ nhóm báo cáo nếu nó tìm thấy trường phù hợp để nhóm vào. Nếu không, nó sẽ hiển thị các trường chưa được nhóm.
Nếu bản xem trước không hiển thị bất kỳ nhóm nào ở đây, thì báo cáo của bạn sẽ không được nhóm. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần quay lại và thêm một trường phù hợp để nhóm báo cáo.
Ngoài ra, bạn có thể sửa đổi báo cáo sau đó và chọn trường nhóm tại thời điểm đó.
-
Thêm nhóm bổ sung nếu được yêu cầu
Quyền truy cập hiện mang lại cho bạn cơ hội chỉ định nhiều cấp độ nhóm hơn nếu được yêu cầu.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ để nguyên nó (ở một cấp nhóm).
Nhấp vào Tiếp theo> .
-
Chỉ định thứ tự sắp xếp nếu được yêu cầu
Bạn có thể chỉ định các trường để sắp xếp chi tiết báo cáo theo. Thao tác này sắp xếp các trường trong mỗi nhóm (không phải các trường được nhóm lại).
Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tiếp theo> .
-
Chọn một bố cục
Chọn một trong các bố cục đặt trước cho báo cáo.
Bản xem trước sẽ cập nhật khi bạn chọn một mục. Vui lòng chọn từng cái để xem nó ảnh hưởng như thế nào đến bố cục.
Bạn cũng có thể thay đổi hướng thành Ngang nếu cần.
Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ để báo cáo với Stepped bố cục và một Portrait định hướng.
Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tiếp theo> .
-
Đặt tên cho Báo cáo
Nhập tên cho báo cáo.
Bạn cũng có tùy chọn xem trước báo cáo hoặc sửa đổi thiết kế của báo cáo sau khi trình hướng dẫn tạo xong.
Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ để nó ở Xem trước báo cáo .
Nhấp vào Kết thúc để tạo báo cáo.
-
Báo cáo
Báo cáo hiện đã được tạo. Nó được nhóm lại như chúng tôi đã chỉ định.
Định dạng lại Báo cáo
Bạn có thể cần thực hiện một số định dạng lại nhẹ để làm cho báo cáo trông dễ nhìn hơn.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ cần mở rộng chiều rộng của trường ngày và có thể sắp xếp lại các trường một chút, và có thể loại bỏ các đường viền và điều chỉnh màu nền.
-
Xóa đường viền
Access thích đặt đường viền xung quanh các trường. Nếu bạn không muốn đường viền, bạn có thể xóa nó.
Chọn / các trường bạn muốn xóa đường viền.
Bây giờ hãy nhấp vào Đường viền hình dạng từ định dạng trên thanh Ribbon và chọn Trong suốt từ menu ngữ cảnh.
-
Xem lại các màu thay thế
Đảm bảo chú ý đến cách hiển thị các màu thay thế (tức là các màu mà Access tự động áp dụng cho các báo cáo).
Các màu xen kẽ trên báo cáo được nhóm có thể làm giảm độ rõ ràng của trường được nhóm. Bạn có thể thấy rằng trường được nhóm chia sẻ màu xen kẽ của nó với trường trước hoặc trường tiếp theo. Điều này làm giảm diện mạo "được nhóm" đó và có thể khiến người đọc nhầm lẫn về việc các trường nào thực sự được nhóm lại.
-
Xóa các màu thay thế
Để loại bỏ các màu xen kẽ, hãy chọn phần Chi tiết báo cáo trong Dạng xem Thiết kế.
Sau đó nhấp vào Màu hàng thay thế từ định dạng trên Ribbon và chọn No Color từ menu ngữ cảnh.
Bạn có thể làm điều tương tự đối với trường được nhóm. Để chọn trường được nhóm, hãy chọn FieldName Tiêu đề nơi FieldName là tên của trường được nhóm.
Bạn cũng có thể sử dụng kiểu chữ in đậm cho trường được nhóm bằng cách chọn trường, sau đó nhấp vào biểu tượng In đậm trong ruy-băng.
-
Báo cáo đã hoàn thành
Bây giờ, việc xem báo cáo ở Chế độ xem trước khi in (hoặc chế độ xem khác) sẽ hiển thị báo cáo mà không có các màu xen kẽ.
Trong ví dụ của chúng tôi, trường được nhóm cũng được hiển thị bằng kiểu chữ in đậm (sau khi chúng tôi tô đậm nó bằng lệnh Bold trong Ribbon).
