Bạn có thể nhóm một báo cáo trong hai lần nhấp trong Access 2016. Báo cáo được nhóm, còn được gọi là báo cáo tóm tắt, hiển thị thông tin được nhóm theo một trường cụ thể.
Dưới đây, chúng tôi sẽ tạo một báo cáo từ một bảng, sau đó chúng tôi sẽ nhóm nó theo một trong các trường được hiển thị trong báo cáo.
-
Tạo báo cáo
Trong Ngăn Dẫn hướng bên trái, hãy chọn bảng bạn muốn làm cơ sở cho báo cáo.
Bây giờ hãy nhấp vào Báo cáo trên Ribbon (từ Tạo tab).
-
Nhóm báo cáo
Một báo cáo sẽ xuất hiện, chứa tất cả các trường trong bảng. Nó xuất hiện trong Dạng xem Bố cục, là dạng xem cho phép chỉnh sửa.
Để nhóm báo cáo, hãy nhấp chuột phải vào trường bạn muốn nhóm nó và chọn Nhóm trên FieldName nơi FieldName là tên của trường mà báo cáo sẽ được nhóm theo.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn Nhóm theo thể loại bởi vì Thể loại là tên của trường mà chúng tôi sẽ nhóm báo cáo.
Bạn có thể đóng Ngăn Điều hướng bên trái để tạo thêm chỗ cho báo cáo.
Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào « nhỏ ở đầu Ngăn Điều hướng.
Bạn có thể đóng Trang thuộc tính nếu nó bị cản trở.
-
Báo cáo được nhóm
Báo cáo sẽ ngay lập tức chuyển sang được nhóm theo trường đã chọn.
Trường sẽ được chuyển đến phần ngoài cùng bên trái của báo cáo (nếu chưa có) và tất cả các bản ghi sẽ được nhóm theo trường đó.
Định dạng lại Báo cáo
Bạn có thể cần thực hiện một số định dạng lại nhẹ để làm cho báo cáo trông dễ nhìn hơn.
Dưới đây là một số thay đổi định dạng phổ biến.
-
Xóa đường viền
Nếu bạn không muốn đường viền xuất hiện xung quanh mọi trường trong báo cáo của mình, bạn có thể xóa đường viền đó.
Chọn / các trường bạn muốn xóa đường viền.
Bây giờ hãy nhấp vào Đường viền hình dạng từ định dạng trên thanh Ribbon và chọn Trong suốt từ menu ngữ cảnh.
-
Xem lại các màu thay thế
Hãy nhớ chú ý đến cách hiển thị các màu thay thế (tức là các màu mà Access tự động áp dụng cho các báo cáo).
Các màu xen kẽ trên báo cáo được nhóm có thể làm giảm độ rõ ràng của trường được nhóm. Bạn có thể thấy rằng trường được nhóm chia sẻ màu xen kẽ của nó với trường trước hoặc trường tiếp theo. Điều này làm giảm diện mạo "được nhóm lại" và có thể khiến người đọc nhầm lẫn về việc các trường nào thực sự được nhóm lại.
-
Xóa các màu thay thế
Để loại bỏ các màu xen kẽ, hãy chọn phần Chi tiết báo cáo trong Dạng xem Thiết kế.
Sau đó nhấp vào Màu hàng thay thế từ định dạng trên Ribbon và chọn No Color từ menu ngữ cảnh.
Bạn có thể làm điều tương tự đối với trường được nhóm. Để chọn trường được nhóm, hãy chọn FieldName Tiêu đề nơi FieldName là tên của trường được nhóm.
Bạn cũng có thể sử dụng kiểu chữ in đậm cho trường được nhóm bằng cách chọn trường, sau đó nhấp vào biểu tượng In đậm trong ruy-băng.
-
Báo cáo đã hoàn thành
Bây giờ, việc xem báo cáo trong Chế độ xem trước khi in (hoặc một chế độ xem khác) sẽ hiển thị báo cáo mà không có các màu xen kẽ.
Trong ví dụ của chúng tôi, trường được nhóm cũng được hiển thị bằng kiểu chữ in đậm (sau khi chúng tôi tô đậm nó bằng lệnh Bold trong Ribbon).
