Cách tạo báo cáo từ bảng trong Access 2016

Bạn có thể tạo báo cáo ngay từ một bảng trong Access 2016. Access tự động tạo báo cáo dựa trên bảng hoặc truy vấn đã chọn.

Đây là cách tạo báo cáo từ một bảng hiện có.

Kích hoạt Lệnh Báo cáo

Trong Ngăn Dẫn hướng bên trái, hãy chọn bảng bạn muốn làm cơ sở cho báo cáo.

Bây giờ hãy nhấp vào Báo cáo trên Ribbon (từ Tạo tab).
Báo cáo

Một báo cáo sẽ xuất hiện, chứa tất cả các trường trong bảng.

Nó xuất hiện trong Dạng xem Bố cục, là dạng xem cho phép chỉnh sửa. Bạn cũng có thể chuyển sang Chế độ xem thiết kế để chỉnh sửa được kiểm soát nhiều hơn, cũng như Chế độ xem báo cáo và Xem trước bản in để xem giao diện của nó đối với người dùng.

Bạn có thể giữ nguyên bản báo cáo hoặc có thể tùy chỉnh nó nếu cần.

Bạn có thể đóng Ngăn Điều hướng bên trái để có thêm chỗ cho báo cáo.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào « nhỏ ở đầu Ngăn Điều hướng.

Sửa đổi báo cáo

Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, có khả năng báo cáo sẽ cần một số sửa đổi trước khi sẵn sàng để gửi qua email hoặc in.

Đặc biệt, hãy kiểm tra xem nó có chứa đúng trường không và không quá rộng để in. Nếu quá rộng, nó sẽ chiếm nhiều trang hơn một cách không cần thiết.

Xóa các trường không cần thiết

Khi bạn tạo báo cáo dựa trên bảng hiện có, luôn có khả năng có các trường bạn không cần trong báo cáo. Trong trường hợp này, hãy xóa mọi trường không cần thiết.

Để xóa một trường, hãy nhấp chuột phải vào trường đó và chọn Xóa từ menu ngữ cảnh.

Bạn cũng có thể xóa nhiều trường cùng lúc bằng cách chọn trường đầu tiên, giữ Shift phím xuống, sau đó chọn cái cuối cùng.

Để chọn các trường không liền nhau, hãy sử dụng Ctrl thay vào đó.
Thay đổi định dạng

Bạn có thể sửa đổi màu sắc, phông chữ, kích thước, v.v. theo ý muốn.

Trong ví dụ này, chúng tôi đang xóa đường viền mà Access tự động đặt trên các trường. Chính xác hơn, chúng tôi chỉ đặt phác thảo thành trong suốt.

Bạn cũng có thể sử dụng Trang thuộc tính để thay đổi định dạng. Để mở Trang thuộc tính, hãy nhấp vào Trang thuộc tính trên Ruy-băng (trong Thiết kế tab).

Nếu Trang thuộc tính đã mở khi bạn chọn một trường, nó sẽ tự động hiển thị các thuộc tính cho trường đó.
Lỗi chiều rộng phổ biến

Hãy để ý biểu tượng cảnh báo nhỏ ở trên cùng bên trái của báo cáo cảnh báo rằng báo cáo của bạn rộng hơn chiều rộng trang.

Rất có thể bạn sẽ nhận được cảnh báo này nếu báo cáo của bạn chứa nhiều trường được đặt cạnh nhau.

Bạn có thể di chuyển chúng, thay đổi kích thước hoặc xóa chúng. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước hoặc hướng trang nếu đó là tùy chọn phù hợp với bạn.

Trong ví dụ này, mặc dù một số trường đã bị xóa và các trường còn lại được di chuyển sang bên trái, phần chân trang vẫn ở vị trí ban đầu. Điều này đang đẩy chiều rộng ra quá xa. Nếu báo cáo đã được in ngay bây giờ, mỗi báo cáo sẽ làm cho các trang trống (hoặc gần như trống) được in - lãng phí giấy.
Sửa lỗi

Nhấp vào thông báo cảnh báo để mở danh sách thả xuống gồm các cách khắc phục sự cố có thể xảy ra.

Chọn một tùy chọn để xem liệu điều đó có giải quyết được sự cố hay không. Bạn có thể cần chọn nhiều hơn một.

Nhấp vào Chọn điều khiển xa nhất về bên phải có thể hữu ích để làm nổi bật điều khiển gây ra sự cố. Sau đó, bạn có thể di chuyển điều khiển đó sang bên trái, xóa nó hoặc thay đổi chiều rộng của nó.

Nhấp vào Xóa không gian báo cáo bổ sung có thể được sử dụng sau khi bạn đã di chuyển bất kỳ phần tử vi phạm nào.
Báo cáo có chiều rộng được điều chỉnh

Khi bạn đã sửa lỗi trên, báo cáo bây giờ sẽ xuất hiện hẹp hơn và thông báo cảnh báo sẽ biến mất.
Báo cáo ở dạng xem bố cục

Chuyển sang Dạng xem Bố cục để xem nó trông như thế nào ở đó.
Báo cáo trong Chế độ xem Báo cáo

Chuyển sang Chế độ xem Báo cáo để xem nó trông như thế nào ở đó.
Báo cáo ở dạng xem trước khi in

Và cuối cùng, hãy chuyển sang Print Preview để xem nó sẽ trông như thế nào khi được in ra.

Bạn nên xem báo cáo sẽ in bao nhiêu trang trước khi in. Bạn có thể sử dụng điều khiển phân trang ở cuối báo cáo để chuyển tiếp đến trang cuối cùng và kiểm tra số trang được liệt kê tại điều khiển.