Access
 sql >> Cơ Sở Dữ Liệu >  >> RDS >> Access

Giới thiệu về C

Nhập / xuất dữ liệu Microsoft Access

Giới thiệu

Microsoft Access hỗ trợ các tình huống nhập và xuất dữ liệu khác nhau, đến và đi từ cơ sở dữ liệu MS Access, đến và từ các tệp văn bản, đến và từ bảng tính, v.v. Trước khi nhập, bạn nên tạo một cơ sở dữ liệu sẽ nhận các bản ghi.

Cách chính để nhập hoặc xuất là thông qua trang thuộc tính Dữ liệu Bên ngoài của Ruy-băng. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ đối tượng nào trong Ngăn Dẫn hướng, đặt chuột vào Nhập hoặc Xuất và nhấp vào tùy chọn mong muốn.

Học thực hành:Giới thiệu Nhập / Xuất dữ liệu

  1. Khởi động Microsoft Access
  2. Nhấp vào Cơ sở dữ liệu Màn hình trống
  3. Đặt tên tệp là FunDS2
  4. Nhấp vào Tạo
  5. Trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Tùy chọn
  6. Trong danh sách bên trái, nhấp vào Cơ sở dữ liệu hiện tại
  7. Trong danh sách bên phải, nhấp vào Chồng chéo Windows
  8. Nhấp vào OK
  9. Đọc hộp thông báo và nhấp vào OK
  10. Trên bảng mặc định, nhấp đúp vào ID để chuyển sang chế độ chỉnh sửa, nhấn F2 và nhấn Trang chủ, nhập SoldItem (để lấy SoldItemID) và nhấn Enter
  11. Trong phần Dạng xem của Ruy-băng, hãy nhấp vào Dạng xem (hoặc Dạng xem Thiết kế)
  12. Đặt tên là Các mặt hàng đã bán và nhấp vào OK
  13. Hoàn thành bảng với các trường sau (chỉ thay đổi các phần được chỉ định):
    Tên trường Loại dữ liệu Kích thước trường Định dạng Chú thích Đã bánItemID Đã bán Mã số Biên nhận Số lượng Biên lai # Mặt hàngSố Số Mặt hàng # Nhà sản xuất 40 Danh mục con 25 Danh mục con 25 Tiểu danh mục Tên 100 Tên mặt hàng Kích thước 20 Kích thước Số lần mua Số lượng giá mua gấp đôi Giá mua cố định
  14. Đóng bảng
  15. Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Có
  16. Để tạo một bảng mới, trên Ribbon, nhấp vào Tạo và trong phần Bảng, nhấp vào Thiết kế bảng
  17. Nhập Số Biên nhận và nhấn Tab
  18. Nhấp chuột phải vào Số biên nhận và nhấp vào Khoá chính
  19. Tạo các trường như sau:
    Tên trường Loại dữ liệu Kích thước trường Định dạng Chú thích Biên lai Số lượng Số nguyên dài Biên lai # Nhân viênSố Số nguyên Dài Nhân viên # Ngày mua sắm Ngày / Thời gian Ngày dài Ngày mua sắm Ngày mua sắm Thời gian Ngày / Thời gian Thời gian dài Thời gian mua sắm Tổng số Doanh số cố định gấp đôi Tổng số tiền
  20. Đóng bảng
  21. Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Có
  22. Đặt tên của bảng là Phiên mua sắm và nhấp vào OK
  23. Trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Mới
  24. Nhấp vào Cơ sở dữ liệu Màn hình trống
  25. Đặt tên tệp là Trung tâm Đào tạo Máy tính
  26. Nhấp vào Tạo
  27. Trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Tùy chọn
  28. Trong danh sách bên trái, nhấp vào Cơ sở dữ liệu hiện tại
  29. Trong danh sách bên phải, nhấp vào Chồng chéo Windows
  30. Nhấp vào OK
  31. Đọc hộp thông báo và nhấp vào OK

Nhập cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Loại dữ liệu đơn giản nhất để nhập vào cơ sở dữ liệu Microsoft Access là một cơ sở dữ liệu MS Access khác. Để nhập cơ sở dữ liệu Microsoft Access:

  • Nếu Ngăn Dẫn hướng chứa ít nhất một bảng, hãy bấm chuột phải vào một bảng. Di chuột vào Nhập và nhấp vào Cơ sở dữ liệu Access

  • Trong phần Nhập &Liên kết của Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Truy cập

Trong hộp thoại, nếu bạn biết đường dẫn đến cơ sở dữ liệu bao gồm tên của nó, hãy nhập nó. Nếu không, hãy nhấp vào nút Duyệt qua để chọn cơ sở dữ liệu nguồn. Khi bạn đã chỉ định cơ sở dữ liệu, hãy nhấp vào OK. Hộp thoại Nhập Đối tượng sẽ hiển thị. Các đối tượng được sắp xếp theo danh mục. Chọn các đối tượng mong muốn. Bên cạnh các đối tượng, bạn có thể nhập hoặc bỏ qua các khía cạnh như các mối quan hệ và các tùy chọn Ngăn Dẫn hướng khác. Để quyết định, hãy nhấp vào nút Tùy chọn và chọn các tùy chọn mong muốn:

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào OK. Nếu các đối tượng trong cơ sở dữ liệu là hợp lệ (và đúng như vậy), bạn sẽ không gặp bất kỳ vấn đề gì.

Học thực hành:Nhập cơ sở dữ liệu Microsoft Access

  1. Trên Ruy-băng, nhấp vào Dữ liệu Bên ngoài
  2. Trong phần Nhập &Liên kết của Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Truy cập
  3. Trong hộp thoại, nhấp vào nút Duyệt qua
  4. Từ các tài nguyên đi kèm với các bài học này, hãy chọn CTC và nhấp vào Mở
  5. Trên hộp thoại, nhấp vào OK
  6. Trong trang thuộc tính Bảng, hãy nhấp vào Chọn tất cả

  7. Nhấp vào tab Biểu mẫu và nhấp vào Chọn tất cả
  8. Nhấp vào OK
  9. Khi các đối tượng đã được nhập, trên hộp thoại, hãy nhấp vào Đóng

Xuất Cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể xuất bản ghi của cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Một cách là xuất một bảng chính thức.

Để xuất một đối tượng:

  • Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào bảng có chứa các bản ghi, đặt chuột khi xuất và nhấp vào Access
  • Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy nhấp vào bảng có chứa các bản ghi để chọn nó. Trong phần Xuất của ruy-băng, hãy nhấp vào nút Truy cập

Trong trang đầu tiên của trình hướng dẫn, nếu bạn biết đường dẫn đến cơ sở dữ liệu bao gồm tên của nó, hãy nhập đường dẫn đó hoặc nhấp vào nút Duyệt qua để chọn cơ sở dữ liệu đích. Khi bạn đã chỉ định cơ sở dữ liệu, hãy nhấp vào OK. Điều này sẽ hiển thị hộp thoại Xuất. Nó cho phép bạn chỉ định tên của đối tượng sẽ nhận các bản ghi hoặc đối tượng sẽ được tạo. Bạn cũng có thể chỉ định những gì sẽ được xuất:chỉ cấu trúc của bảng hoặc cả cấu trúc và bản ghi:

Kỹ thuật trên cho phép bạn xuất một đối tượng hoặc một đối tượng tại một thời điểm. Nếu bạn muốn xuất toàn bộ cơ sở dữ liệu, trên Ruy-băng, bấm Tệp và bấm Lưu Dưới dạng:

Cửa sổ này cho phép bạn chọn kiểu định dạng mà cơ sở dữ liệu mới nên có. Cửa sổ cung cấp tám tùy chọn bạn có thể sử dụng. Để sử dụng một tùy chọn, hãy nhấp vào tùy chọn đó và nhấp vào Lưu dưới dạng hoặc nhấp đúp vào tùy chọn đó.

Nếu bạn muốn lưu cơ sở dữ liệu ở định dạng Access 2007-2016 hiện tại, hãy chọn Cơ sở dữ liệu Access. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Lưu dưới dạng. Chỉ định tên và vị trí của cơ sở dữ liệu mới, rồi nhấp vào Lưu.

Nếu bạn muốn tạo cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97-2000, hãy bấm Cơ sở dữ liệu Access 2000. Điều này sẽ tạo một tệp có .mdb sự mở rộng. Đây là những cơ sở dữ liệu tương thích với Microsoft Access 97 và Microsoft Office Access 2000. Không có gì xấu hoặc sai với những phiên bản cơ sở dữ liệu đó và chúng vẫn có giá trị cho đến ngày nay. Chúng chỉ không hỗ trợ một số tính năng như biểu thức, tệp đính kèm, v.v. trên bảng:

Trong các phiên bản cơ sở dữ liệu MDB, không thể tạo biểu thức trên bảng nhưng chúng có thể được tạo trên các loại đối tượng khác.

Microsoft Access và Bảng tính

Nhập Trang tính

Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể nhập bảng tính vào cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Bảng tính có thể đến từ bất kỳ ứng dụng nào, bao gồm Microsoft Excel, Google Trang tính, CSV, v.v.

Nếu bạn định nhập trang tính Microsoft Excel hoặc Google Trang tính, trước tiên bạn nên chuẩn bị nó. Một cách là đảm bảo rằng toàn bộ bảng tính được tổ chức thành một bảng duy nhất. Trong trường hợp này, phía trên cùng của bảng tính phải chứa các danh mục có thể được sử dụng / được coi là tiêu đề cột. Không có văn bản nào không có tổ chức (văn bản không được coi là thuộc về bảng) nên hiển thị phía trên tiêu đề. Các giá trị sau đó có thể hiển thị dưới mỗi tiêu đề. Đây là một ví dụ:

Không có văn bản không có tổ chức nào (văn bản không được coi là thuộc về bảng) sẽ hiển thị bên dưới các bản ghi).

Khi tài liệu đã sẵn sàng, để nhập tài liệu:

  • Nếu Ngăn Dẫn hướng chứa ít nhất một bảng, hãy nhấp chuột phải vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng, đặt chuột vào Nhập và nhấp vào Excel
  • Trong phần Nhập &Liên kết của Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Excel

Trong hộp thoại, chỉ định đường dẫn và tên của bảng tính và nhấp vào OK. Điều này sẽ bắt đầu một trình hướng dẫn. Trong trang đầu tiên, hãy chọn tên của bảng tính chứa dữ liệu.

Học thực hành:Nhập bảng tính Microsoft Excel

  1. Trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Mở
  2. Trong danh sách các tệp, nhấp vào FunDS2
  3. Trên Ruy-băng, nhấp vào Dữ liệu Bên ngoài
  4. Trong phần Nhập &Liên kết, hãy nhấp vào nút Excel
  5. Nhấp vào nút Duyệt qua
  6. Từ các tài nguyên đi kèm với các bài học này, hãy chọn Cửa hàng bách hóa vui vẻ và nhấp vào Mở

  7. Nhấp vào OK

  8. Trong trang đầu tiên của trình hướng dẫn, hãy đảm bảo rằng Sheet1 đã được chọn và nhấp vào Tiếp theo. Một hộp thông báo có thể hiển thị. Đọc nó và bấm OK

  9. Trong trang thứ hai của trình hướng dẫn, hãy đảm bảo rằng Hàng Đầu tiên Chứa Tiêu đề Cột được chọn và nhấp vào Tiếp theo
  10. Trong trang thứ ba của trình hướng dẫn, khi cột ItemNumber được chọn, hãy nhấp vào mũi tên của hộp kết hợp Kiểu Dữ liệu và chọn Số nguyên Dài

  11. Nhấp vào DateInStore hoặc bất kỳ ô nào dưới đó và đảm bảo Loại dữ liệu của nó là Ngày với thời gian
  12. Nhấp vào UnitPrice và đảm bảo rằng Loại dữ liệu của nó được đặt thành Double
  13. Nhấp vào Tiếp theo
  14. Nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp và chọn ItemNumber

  15. Nhấp vào Tiếp theo
  16. Thay thế tên Nhập vào Bảng thành StoreItems

  17. Nhấp vào Hoàn tất
  18. Trên hộp thoại, nhấp vào Đóng
  19. Trong Ngăn Điều hướng, nhấp chuột phải vào bảng StoreItems và nhấp vào Chế độ xem thiết kế
  20. Thay đổi các đặc điểm sau của các trường:
    Tên trường Kích thước trường Định dạng Chú thích ItemNumber Item # DateInStore Ngày trong cửa hàng Nhà sản xuất 40 Danh mục 25 Danh mục con 25 Danh mục phụ ItemName 100 Tên mặt hàng ItemSize 20 Kích thước UnitPrice Double Cố định Đơn giá
  21. Đóng bảng
  22. Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Có
  23. Bạn cũng sẽ nhận được một hộp thông báo cho biết rằng một số dữ liệu có thể bị mất. Đọc và nhấp vào Có

Nhập bảng tính đã đặt tên

Nếu bảng tính chứa hỗn hợp các phần hoặc nhóm có tổ chức và không có tổ chức, bạn nên tạo tên cho các nhóm bản ghi cần thiết.

Học thực hành:Nhập bảng tính Microsoft Excel

  1. Khởi động Microsoft Excel
  2. Từ các tài nguyên đi kèm với các bài học này, hãy mở sổ làm việc của Cửa hàng bách hóa thú vị
  3. Ở phía dưới cùng, hãy nhấp vào Trang tính2
  4. Nhấp vào Nhân viên # và nhập EmpolyeeNumber
  5. Thay thế First Name bằng FirstName
  6. Thay thế Tên bằng Họ
  7. Chọn các ô từ EmployeeNumber đến Sales Associates cuối cùng

  8. Trên Ruy-băng, nhấp vào Công thức
  9. Trong phần Tên đã xác định, nhấp vào Xác định tên
  10. Thay thế Tên được đề xuất bằng Nhân viên

  11. Nhấp vào OK
  12. Đóng Microsoft Excel
  13. Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Lưu và quay lại Microsoft Access
  14. Trên Ruy-băng, nhấp vào Dữ liệu Bên ngoài nếu cần.
    Trong phần Nhập &Liên kết, hãy nhấp vào nút Excel
  15. Nhấp vào nút Duyệt qua
  16. Chọn bảng tính của Cửa hàng bách hóa thú vị mà bạn đã thay đổi ở trên và nhấp vào Mở
  17. Trên hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài, nhấp vào OK
  18. Trong trang đầu tiên của trình hướng dẫn, hãy nhấp vào nút radio Hiển thị Dải ô được Đặt tên

  19. Đảm bảo rằng Nhân viên được chọn và nhấp vào Tiếp theo
  20. Trên trang thứ hai của trình hướng dẫn, nhấp vào Hàng đầu tiên chứa các tiêu đề cột và nhấp vào Tiếp theo
  21. Trong trang thứ ba của trình hướng dẫn, khi cột Nhân viên được chọn, hãy nhấp vào mũi tên của hộp kết hợp Kiểu Dữ liệu và chọn Số nguyên Dài

  22. Nhấp vào Tiếp theo
  23. Nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp và chọn Số nhân viên

  24. Nhấp vào Tiếp theo

  25. Chấp nhận tên của bảng là Nhân viên và nhấp vào Hoàn tất
  26. Trên hộp thoại, nhấp vào Đóng
  27. Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào bảng Nhân viên và nhấp Chế độ xem Thiết kế
  28. Thay đổi các đặc điểm sau của các trường:
    Tên trường Loại dữ liệu Kích thước trường Biểu thức Chú thích Nhân viênNumber Số Nhân viên # FirstName 20 Tên LastName 20 Họ EmployeeName [FirstName] &"" &[LastName] Tên nhân viên Tiêu đề 100
  29. Đóng bảng
  30. Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Có
  31. Bạn cũng sẽ nhận được một hộp thông báo rằng một số dữ liệu có thể bị mất. Đọc và nhấp vào Có

Sao chép từ bảng tính

Thay vì nhập bảng tính theo cách thủ công, bạn có thể chọn các giá trị trong bảng tính, sao chép và dán chúng vào bảng trong Microsoft Access.

Học thực hành:Sao chép từ bảng tính

  1. Khởi động Microsoft Excel và trong danh sách các tệp, hãy nhấp vào Cửa hàng bách hóa thú vị
  2. Nhấp vào Trang tính 3
  3. Nhấp vào ô B5
  4. Nhấn và giữ Shift
  5. Nhấp vào Ô G64
  6. Nhả Shift
  7. Trên Ribbon của Microsoft Excel, nhấp vào Trang chủ
  8. Trong phần Bảng tạm, nhấp vào Sao chép
  9. Trong Microsoft Access, trong Ngăn Điều hướng, hãy nhấp đúp vào bảng Phiên mua sắm
  10. Nhấp chuột phải vào nút tại giao điểm của tiêu đề cột và tiêu đề hàng
  11. Nhấp vào Dán
  12. Đọc hộp thông báo Microsoft Access và nhấp vào Có
  13. Quay lại Microsoft Excel trong Sheet3
  14. Nhấp vào ô I5
  15. Nhấn và giữ Shift
  16. Nhấp vào ô P165
  17. Nhả Shift
  18. Trên Ribbon, nhấp vào Trang chủ và nhấp vào Sao chép
  19. Quay lại Microsoft Access và nhấp đúp vào bảng SoldItems trong Ngăn Dẫn hướng
  20. Trên bảng, nhấp vào Biên nhận #
  21. Nhấn và giữ Shift
  22. Nhấp vào Đơn giá
  23. Nhả Shift
  24. Nhấn Ctrl + V để dán
  25. Đọc hộp thông báo và nhấp vào Có
  26. Đóng cả hai bảng
  27. Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào bất kỳ bảng nào, đặt chuột vào Nhập và nhấp vào Cơ sở dữ liệu Access
  28. Nhấp vào Duyệt qua
  29. Tìm và chọn cơ sở dữ liệu FunDS1 từ các bài học trước (nếu không, từ các tài nguyên đi kèm với các bài học này, hãy chọn FunDS2) và nhấp vào Mở
  30. Trên hộp thoại, nhấp vào OK
  31. Trên hộp thoại Nhập đối tượng, nhấp vào Biểu mẫu
  32. Nhấp vào Chọn tất cả
  33. Nhấp vào OK
  34. Khi các biểu mẫu đã được nhập, trên hộp thoại, hãy nhấp vào Đóng

Xuất sang Bảng tính Microsoft Excel

để chuyển dữ liệu từ Microsoft Access sang bảng tính bao gồm việc sao chép và dán. Để bắt đầu, trong Microsoft Access, bạn có thể mở một bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu, sau đó chọn một, một số hoặc tất cả các bản ghi. Sau khi chọn (các) bản ghi, bạn có thể sao chép chúng, mở Microsoft Excel, nhấp vào ô lưu trữ giá trị trên cùng bên trái và dán.

Một kỹ thuật khác bao gồm xuất và bạn có thể thực hiện mà không cần mở bảng trước:

  • Trước khi xuất bảng, trong Ngăn Dẫn hướng, hãy nhấp vào bảng. Sau đó, trên ruy-băng, bấm Dữ liệu ngoài. Trong phần Xuất, bấm vào nút Excel
  • Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào bảng mong muốn, đặt chuột vào Xuất và nhấp vào Excel

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Xuất - Bảng tính Excel với đường dẫn nơi tệp sẽ được lưu. Thư mục mặc định là My Documents:

Học thực hành:Xuất dữ liệu dưới dạng bảng tính

  1. Trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Mở
  2. Trong danh sách các tệp, hãy nhấp vào Trung tâm Đào tạo Máy tính
  3. Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào bảng CourseSchedules, đặt chuột vào Xuất và nhấp vào Excel
  4. Nhấp vào nút Duyệt qua và chọn thư mục Tài liệu (Của tôi)
  5. Nhấp vào OK
  6. Trên hộp thoại, nhấp vào Đóng

Microsoft Access và Tệp văn bản

Nhập tệp văn bản

Bạn có thể tạo bảng bằng cách sử dụng dữ liệu từ tệp văn bản. Nếu bạn đang tạo tệp (văn bản) trong Notepad, việc phân định trường thường được thực hiện bằng cách nhấn Tab sau khi tạo nội dung của trường. Để nhập tệp văn bản trong Microsoft Access:

  • Trong phần Nhập của Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Tệp Văn bản
  • Nếu trước đây bạn đã tạo một bảng sẽ nhận các giá trị, trong Ngăn Dẫn hướng, hãy nhấp chuột phải vào bảng đó, đặt chuột vào Nhập và nhấp vào Tệp Văn bản Ngắn

Học thực hành:Nhập tài liệu văn bản

  1. Để bắt đầu một cơ sở dữ liệu mới, trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Mới
  2. Nhấp vào Cơ sở dữ liệu Màn hình trống
  3. Đặt tên thành Monson University1
  4. Nhấp vào Tạo
  5. Trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Tùy chọn
  6. Trong danh sách bên trái, nhấp vào Cơ sở dữ liệu hiện tại
  7. Trong danh sách bên phải, nhấp vào Chồng chéo Windows
  8. Nhấp vào OK
  9. Trên Ruy-băng, nhấp vào Dữ liệu Ngoài và trong phần Nhập &Liên kết, hãy nhấp vào Tệp Văn bản
  10. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài - Tệp Văn bản, nhấp vào nút Duyệt qua
  11. Tìm các tài nguyên đi kèm với các bài học này và chọn tệp Department.txt
  12. Nhấp vào Mở
  13. Trên hộp thoại, nhấp vào OK
  14. Trên trang đầu tiên của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, chấp nhận rằng văn bản được Phân cách và nhấp vào Tiếp theo
  15. Trong trang thứ hai, chấp nhận rằng dấu phân cách được đặt thành Tab.
    Bấm vào hộp kiểm Hàng đầu tiên Chứa Tên Trường

  16. Nhấp vào Tiếp theo
  17. Trong trang thứ ba của trình hướng dẫn, hãy nhấp vào Tiếp theo
  18. Nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp và chọn Mã Cục
  19. Nhấp vào Tiếp theo
  20. Chấp nhận tên của bảng là Phòng ban và nhấp vào Hoàn tất
  21. Khi các bản ghi đã được nhập, hãy nhấp vào Đóng
  22. Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào bảng Phòng ban và nhấp Chế độ xem Thiết kế
  23. Thay đổi các đặc điểm sau của các trường:
    Tên trường Kích thước trường Mã phòng ban 5 Tên bộ phận 100
  24. Đóng bảng
  25. Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Có
  26. Bạn cũng sẽ nhận được một hộp thông báo rằng một số dữ liệu có thể bị mất. Đọc và nhấp vào Có
  27. Trên Ruy-băng, nhấp vào Dữ liệu Ngoài và trong phần Nhập &Liên kết, hãy nhấp vào Tệp Văn bản
  28. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài - Tệp Văn bản, nhấp vào nút Duyệt qua
  29. Từ các tài nguyên đi kèm với các bài học này, hãy chọn tệp NLĐ.txt và nhấp vào Mở
  30. Trên hộp thoại, nhấp vào OK
  31. Trên trang đầu tiên của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, chấp nhận rằng văn bản được Phân cách và nhấp vào Tiếp theo
  32. Trong trang thứ hai, chấp nhận rằng dấu phân cách được đặt thành Tab và nhấp vào Hàng đầu tiên chứa tên trường

  33. Nhấp vào Tiếp theo
  34. Trong trang thứ ba của trình hướng dẫn, khi Số nhân viên được chọn, hãy nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp Kiểu dữ liệu và chọn Văn bản ngắn
  35. Nhấp vào Tiếp theo
  36. Nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp và chọn Số nhân viên
  37. Nhấp vào Tiếp theo
  38. Chấp nhận tên của bảng là Nhân viên và nhấp vào Hoàn tất
  39. Khi các bản ghi đã được nhập, hãy nhấp vào Đóng
  40. Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào bảng Nhân viên và nhấp Chế độ xem Thiết kế
  41. Thay đổi các đặc điểm sau của các trường:
    Tên trường Kích thước trường Chú thích Nhân viên Số 10 FirstName 25 Tên MiddleName 25 LastName 25 Họ Mã phòng ban 5 Tiêu đề 100
  42. Đóng bảng
  43. Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Có
  44. Bạn cũng sẽ nhận được một hộp thông báo rằng một số dữ liệu có thể bị mất. Đọc và nhấp vào Có
  45. Trên Ruy-băng, nhấp vào Dữ liệu Ngoài và trong phần Nhập &Liên kết, hãy nhấp vào Tệp Văn bản
  46. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài - Tệp Văn bản, nhấp vào nút Duyệt qua
  47. Từ các tài nguyên đi kèm với các bài học này, hãy chọn tệp Majors.txt và nhấp vào Mở
  48. Trên hộp thoại, nhấp vào OK
  49. Trên trang đầu tiên của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, chấp nhận rằng văn bản được Phân cách và nhấp vào Tiếp theo
  50. Trong trang thứ hai, chấp nhận rằng dấu phân cách được đặt thành Tab và nhấp vào Hàng đầu tiên chứa tên trường

  51. Nhấp vào Tiếp theo
  52. Trong trang thứ ba của trình hướng dẫn, hãy nhấp vào Dean
  53. Nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp Loại Dữ liệu và chọn Văn bản Ngắn
  54. Nhấp vào Tiếp theo
  55. Nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp và chọn MajorID
  56. Nhấp vào Tiếp theo
  57. Chấp nhận tên của bảng là Chuyên ngành và nhấp vào Hoàn tất
  58. Khi các bản ghi đã được nhập, hãy nhấp vào Đóng
  59. Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào bảng Nhân viên và nhấp Chế độ xem Thiết kế
  60. Thay đổi các đặc điểm sau của các trường:
    Tên trường Kích thước trường MajorID Major 100 Trưởng khoa 10
  61. Đóng bảng
  62. Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Có
  63. Bạn cũng sẽ nhận được một hộp thông báo rằng một số dữ liệu có thể bị mất. Đọc và nhấp vào Có
  64. Trên Ruy-băng, nhấp vào Dữ liệu Ngoài và trong phần Nhập &Liên kết, hãy nhấp vào Tệp Văn bản
  65. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài - Tệp Văn bản, nhấp vào nút Duyệt qua
  66. Từ các tài nguyên đi kèm với các bài học này, hãy chọn tệp Minors.txt và nhấp vào Mở
  67. Trên hộp thoại, nhấp vào OK
  68. Trên trang đầu tiên của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, chấp nhận rằng văn bản được Phân cách và nhấp vào Tiếp theo
  69. Trong trang thứ hai, hãy chấp nhận rằng dấu phân cách được đặt thành Tab và nhấp vào Hàng đầu tiên chứa tên trường
  70. Nhấp vào Tiếp theo
  71. Trong trang thứ ba của trình hướng dẫn, hãy nhấp vào Tiếp theo
  72. Nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp và chọn MinorID
  73. Nhấp vào Tiếp theo
  74. Chấp nhận tên của bảng là Trẻ vị thành niên và nhấp vào Hoàn tất
  75. Khi các bản ghi đã được nhập, hãy nhấp vào Đóng
  76. Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào bảng Nhân viên và nhấp Chế độ xem Thiết kế
  77. Thay đổi các đặc điểm sau của các trường:
    Tên trường Kích thước trường MinrID nhỏ 100
  78. Đóng bảng
  79. Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Có
  80. Bạn cũng sẽ nhận được một hộp thông báo rằng một số dữ liệu có thể bị mất. Đọc nó và nhấp vào Có
  81. Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào Table1, đặt chuột vào Nhập và nhấp vào Tệp Văn bản
  82. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài - Tệp Văn bản, nhấp vào nút Duyệt qua
  83. Tìm các tài nguyên đi kèm với các bài học này và chọn tệp Student.txt
  84. Nhấp vào Mở
  85. Trên hộp thoại, nhấp vào OK
  86. Trên trang đầu tiên của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, chấp nhận rằng văn bản được Phân cách và nhấp vào Tiếp theo

  87. Trong trang thứ hai, chấp nhận rằng dấu phân cách được đặt thành Dấu phẩy hoặc Tab và nhấp vào Tiếp theo
  88. Trong trang thứ hai của trình hướng dẫn, hãy nhấp vào Hàng Đầu tiên Chứa Tên Trường

  89. Nhấp vào Tiếp theo
  90. Khi Số sinh viên được chọn, hãy nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp Kiểu Dữ liệu và chọn Văn bản Ngắn gọn

  91. Nhấp vào Tiếp theo
  92. Nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp và chọn StudentNumber

  93. Nhấp vào Tiếp theo
  94. Chấp nhận tên của bảng là Sinh viên và nhấp vào Hoàn tất
  95. Khi các bản ghi đã được nhập, hãy nhấp vào Đóng
  96. Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào bảng Sinh viên và nhấp Chế độ xem Thiết kế
  97. Thay đổi các đặc điểm sau của các trường:
    Tên trường Kích thước trường Chú thích Số sinh viên 12 Số sinh viên FirstName 25 Tên MiddleName 25 LastName 25 Họ DateOfBirth Gender 20 Địa chỉ 120 Thành phố 40 Tiểu bang 50 Mã ZIP 20 Mã ZIP
  98. Đóng bảng
  99. Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Có
  100. Bạn cũng sẽ nhận được một hộp thông báo rằng một số dữ liệu có thể bị mất. Đọc nó và nhấp vào Có

Xuất tệp văn bản

Để lưu bảng dưới dạng văn bản:

  • Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy nhấp vào bảng bạn muốn xuất. Trong phần Xuất của Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Tệp Văn bản
  • Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào bảng chứa dữ liệu, đặt chuột vào Xuất và nhấp vào Tệp Văn bản Ngắn

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Xuất - Tệp Văn bản với tên của tệp bằng phần mở rộng .txt. Simply follow the wizard:

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Đây là một ví dụ:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

  1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to StatesStatistics2
  4. Click Create
  5. Close the default table without saving it
  6. On the Ribbon, click External Data
  7. In the Import &Link section, click the XML File button
  8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
  9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
  10. Click Open
  11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

  12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
  13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
  14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
  15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
  16. Close the table
  17. When asked whether you want to save, click Yes
  18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  19. In the Navigation Pane, double-click the States table

  20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
  21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  22. Close the table
  23. When asked whether you want to save, click Yes
  24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

  • In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
  • If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

  1. On the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to States Statistics
  4. Click Create
  5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
  6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
  7. Locate the resources that accompany these lessons
  8. Select the states.htm document and click Open
  9. Click OK
  10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

  11. Click Next

  12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
  13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

  14. Click Next

  15. Set the name of the table as States
  16. Click Finish
  17. You receive a confirmation message. Click Close
  18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
  19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  20. Close the table
  21. When asked whether you want to save, click Yes
  22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

  • If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
  • If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
  • If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

  • Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
  • Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

  1. Start Microsoft Word
  2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
  3. Press Ctrl + A to select everything
  4. Press Ctrl + C to copy
  5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
  6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
  7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
  8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
  9. In the Export section, click Word Merge
  10. Click the second radio button:

  11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
  12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)

  13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button



    Click Next:Starting Document
  14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients

  15. Click Next:Write Your Letter

  16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
  17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
  18. In the Text section, click Date &Time
  19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)

  20. Click OK
  21. Press Enter
  22. Click the right side of Dear
  23. In the Mail Merge window, click More Items
  24. In the Fields list, click FirstName

  25. Click Insert
  26. Click Close
  27. Press the Space bar
  28. In the Mail Merge window, click More Items...
  29. In the Fields name, double-click LastName
  30. Click Close
  31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters

  32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
  33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
  34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
  35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
  36. Close Microsoft Word
  37. When asked whether you want to save, click Save
  38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
  39. Click Save
  40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

  • If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

  • If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

  1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
    Notice the objects in the Navigation Pane

  2. On the Ribbon, click Database Tools
  3. In the Move Data section, click Access Database

  4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
  5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
  6. Click Split.
    When the splitting is over, a dialog box appears

  7. Read it and click OK
  8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

  9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

  10. Close Microsoft Access

  1. Database
    2.   
  2. Mysql
    3.   
  3. Oracle
    4.   
  4. Sqlserver
    5.   
  5. PostgreSQL
    6.   
  6. Access
    7.   
  7. SQLite
    8.   
  8. MariaDB

  1. Tại sao các khóa chính lại quan trọng và cách chọn một khóa

  2. 10 lý do hàng đầu để sử dụng Access và Excel cùng nhau

  3. 6 lý do Microsoft Access có thể giúp doanh nghiệp của bạn

  4. Kiểm soát ListView Xử lý sự kiện kéo thả

  5. 5 Tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access