Hầu hết mọi doanh nghiệp trên thế giới đều sử dụng Microsoft Excel. Để tạo bảng tính đơn giản, đây có lẽ là phần mềm tốt nhất trên thế giới. Nhưng khi một công ty phát triển và các bảng tính trở nên phức tạp hơn, Excel sẽ cho thấy những hạn chế của nó. Đây là nơi xuất hiện của Microsoft Access.
Khi công ty của bạn đang quản lý các tập dữ liệu lớn, có thể đã đến lúc bắt đầu xem xét việc di chuyển dữ liệu của bạn sang Access. MS Access là một chương trình phần mềm tuyệt vời có thể hợp lý hóa công việc kế toán, quản lý sản phẩm của bạn và hơn thế nữa.
Dưới đây là 6 cách Microsoft Access có thể hỗ trợ các chức năng kinh doanh của bạn:
1. Dễ dàng phát triển cơ sở dữ liệu tùy chỉnh
Chức năng chính của Microsoft Access là tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Chức năng ấn tượng cho phép bạn làm việc với các bộ dữ liệu lớn và lưu giữ thông tin theo cách có cấu trúc. Cho dù bạn đang làm việc với dữ liệu khách hàng hay của riêng bạn, điều này có thể cực kỳ quan trọng đối với cả bảo mật và quản lý thời gian.
Tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh có thể cực kỳ hữu ích cho nhiều quy trình kinh doanh bao gồm quản lý thời gian tồn kho, quản lý dự án, v.v. Microsoft Access Development là giải pháp linh hoạt nhất để tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn. Nó tương đối dễ hiểu, tiết kiệm nhiều thời gian và có thể dẫn đến chi phí thấp hơn cho doanh nghiệp của bạn.
2. Duy trì tính nhất quán
Khi làm việc với dữ liệu, điều quan trọng là phải duy trì tính nhất quán. Với Microsoft Access, bạn có thể giảm thiểu mọi mâu thuẫn hoặc lỗi do lỗi của con người. Điều này là nhờ vào khả năng tự động hóa các quy trình trong Access. Thay vì ghi dữ liệu bằng tay, Access có thể lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và thậm chí xác định sự khác biệt trong dữ liệu. Ví dụ:nếu doanh nghiệp của bạn thực hiện trung bình 200 lần bán hàng một ngày và sau đó đột nhiên có 2000 lần được ghi nhận, bạn có thể tìm hiểu bằng truy vấn Access.
Kế toán là một trong những quy trình kinh doanh mà tính nhất quán là yếu tố quan trọng. Trong suốt năm, các con số của một doanh nghiệp cần được ghi lại một cách chính xác và nhất quán. Khi dữ liệu này được ghi lại trong Excel (hoặc một chương trình bảng tính khác, sẽ có khả năng xảy ra lỗi do con người rất lớn. Việc sử dụng Access có thể loại bỏ nguy cơ lỗi do con người này thông qua tự động hóa. Do đó, đây là lựa chọn an toàn hơn cho các doanh nghiệp.
Một cách khác để duy trì tính nhất quán là sử dụng menu thả xuống để lựa chọn từ danh sách chuẩn, cho phép người dùng tránh nhập các giá trị và tăng tốc độ nhập dữ liệu.
3. Khả năng tiếp cận
Khả năng tiếp cận là một lý do khác mà các doanh nghiệp lớn lựa chọn MS Access. Nếu người dùng thực hiện thay đổi đối với cơ sở dữ liệu, điều này sẽ hiển thị ngay lập tức cho những người dùng khác. Điều này giúp nhân viên làm việc trên cùng một tệp dễ dàng hơn nhiều. Nó hoạt động giống như một giải pháp dựa trên đám mây, giúp nó trở nên tuyệt vời cho việc cộng tác tức thì.
Microsoft Access cũng tương đối dễ sử dụng. Đối với người dùng MS Office hiện tại, giao diện rất trực quan. Tuy nhiên, để xây dựng cơ sở dữ liệu phức tạp, nhân viên sẽ yêu cầu một số khóa đào tạo. Tính đơn giản và khả năng mở rộng của MS Access đều là những lợi ích to lớn - nó có thể được sử dụng bởi tất cả mọi người, từ nhân viên chưa qua đào tạo đến các chuyên gia tư vấn về Microsoft Access.
4. Cơ sở dữ liệu Sản phẩm
Microsoft Access là một nền tảng tuyệt vời để sử dụng để lưu trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ cần tạo các bảng tính phức tạp hơn chứa thông tin sản phẩm và số liệu bán hàng. Bạn không thể mong đợi tất cả nhân viên của mình nhớ những cái tên dài dòng, mô tả hoặc mã liên quan đến từng mục trong cơ sở dữ liệu. Đây là lúc Microsoft Access phát huy tác dụng - nó cho phép người dùng tìm kiếm các mục theo tên, mã hoặc mô tả và thậm chí xuất dữ liệu sang bảng tính Excel. Điều này cũng hữu ích để theo dõi lượng hàng tồn kho.
5. Dễ dàng di chuyển cơ sở dữ liệu
Microsoft Access là phần mềm cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới và nó đã ra đời từ năm 1992. Điều đó có nghĩa là các nhà phát triển đã có nhiều thời gian để làm cho nó thân thiện với người dùng. Thiết kế thân thiện với người dùng này mở rộng quá trình lưu trữ dữ liệu thực tế thành các tác vụ phức tạp hơn như di chuyển dữ liệu. Bạn có thể dễ dàng di chuyển tập dữ liệu từ các chương trình cơ sở dữ liệu khác và sử dụng các công cụ dữ liệu của Microsoft như SQL Server.
6. Hiệu quả về Chi phí
Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, nó sẽ cần lưu trữ nhiều dữ liệu hơn. Việc thuê một công ty bên thứ ba để quản lý bộ nhớ dữ liệu của bạn có thể tốn kém, vì vậy sẽ tiết kiệm chi phí hơn nếu bạn lưu trữ tại nhà. Điều đó có nghĩa là bạn cần phần mềm lưu trữ dữ liệu. Microsoft Access không chỉ là một trong những phần mềm tốt nhất mà còn là một trong những phần mềm có giá cả phải chăng nhất. Đầu tiên, nó đi kèm với một thẻ giá cả phải chăng, có nghĩa là các doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào cũng có thể mua được. Ngoài ra, các bản cập nhật được phát hành hàng năm để bạn có thể tiếp tục sử dụng phiên bản Access mới nhất miễn phí.
Khi so sánh với Excel, Access không có giới hạn về số hàng dữ liệu trên mỗi bảng, hãy so sánh với giới hạn 1.048.576 hàng trong Excel.
Bạn có thể đã trả tiền cho một phiên bản MS Office chuyên nghiệp, có nghĩa là bạn không cần phải chi thêm tiền cho Access. Cùng với những lợi ích khác trong bài viết này, khả năng chi trả của MS Access khiến các giải pháp thay thế khó có thể cạnh tranh được.
Cần lời khuyên về Microsoft Access?
Tại Chuyên gia Access, chúng tôi có kiến thức rộng về cả Microsoft Access và Microsoft SQL Server. Chúng tôi có thể trợ giúp mọi thứ, từ tích hợp Access SQL đơn giản đến các tác vụ Access phức tạp hơn.
Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
