Hỗ trợ nhập dữ liệu
Giá trị mặc định cho một trường
Đôi khi, hầu hết các giá trị của một trường đều giống nhau. Ví dụ:nếu bạn tạo một bảng cho đơn xin việc, hầu hết nhân viên sẽ đến từ cùng một tiểu bang và chỉ một số bản ghi sẽ có giá trị khác cho tiểu bang. Nếu bạn có một trường như vậy trong bảng, bạn có thể cung cấp một giá trị chung cho trường. Trong quá trình nhập dữ liệu, người dùng sẽ chỉ thay đổi giá trị nếu nó khác với giá trị thông thường. Giá trị chung như vậy được gọi là giá trị mặc định.
Để cung cấp giá trị mặc định cho một trường:
- Trong Dạng xem Biểu dữ liệu của bảng, trên Ruy-băng, hãy nhấp vào Trường. Trong phần Thuộc tính, bấm Giá trị Mặc định. Thao tác này sẽ mở Trình tạo biểu thức với =trong hộp văn bản chính. Nếu bạn biết giá trị không đổi mà bạn muốn sử dụng, hãy nhập giá trị đó. Sau đó, nhấp vào OK
- Trong Dạng xem Thiết kế của bảng, ở phần trên cùng, hãy nhấp vào trường. Trong phần dưới của cửa sổ, nhấp vào Giá trị mặc định và nhập giá trị mong muốn
Giá trị mặc định phải được nhập thích hợp:
- Nếu trường là văn bản, bạn có thể nhập văn bản mặc định được bao gồm trong dấu ngoặc kép
- Nếu trường là số, chỉ cần nhập số
- Nếu trường dựa trên ngày tháng và bạn muốn chỉ định một hằng số (cố định), hãy nhập trường đó vào giữa hai dấu #
- Nếu bạn muốn sử dụng một hàm (dựng sẵn), hãy nhập nếu đứng trước =và thêm dấu ngoặc đơn. Nếu bạn đang sử dụng Trình tạo biểu thức, trong danh sách bên trái, hãy mở rộng Hàm và mở rộng Hàm dựng sẵn. Trong danh sách giữa, hãy bấm vào danh mục mà hàm thuộc về. Từ danh sách bên phải, hãy nhấp đúp vào chức năng mong muốn, sau đó định cấu hình chức năng đó một cách thích hợp
Học thực hành:Đặt giá trị mặc định
- Trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Mở
- Trong danh sách các tệp, nhấp vào College Park Auto-Repair1
- Trong Navigatione Pane, nhấp chuột phải vào bảng RepairOrders và nhấp vào Design View
- Ở phần trên cùng của cửa sổ, nhấp vào Trạng thái
- Ở phần dưới cùng, nhấp vào Giá trị Mặc định và nhập MD
- Ở phần trên cùng của cửa sổ, hãy nhấp vào Mức thuế
- Ở phần dưới cùng, nhấp vào Giá trị Mặc định và nhập 0,0775
- Ở phần trên cùng của cửa sổ, nhấp vào DropOffDateTime
- Ở phần dưới cùng, nhấp vào Giá trị Mặc định và nhập =Tháng (Ngày ()) &"/" &Ngày (Ngày $ ()) &"/" &Năm (Ngày $ ()) &"" &Giờ (Giờ $ ()) &":" &Phút (Giờ $ ())
- Lưu bảng
- Trong Ngăn Dẫn hướng, nhấp chuột phải vào biểu mẫu RepairOrders và nhấp vào Design View
- Trên biểu mẫu, nhấp vào hộp văn bản DropOffDateTime và nhấn Delete
- Trong phần Công cụ của Ruy-băng, hãy nhấp vào Thêm Trường Hiện có
- Từ Danh sách Trường, kéo DropOffDateTime và thả vào biểu mẫu có hộp văn bản trước đó
- Định dạng nhãn và hộp văn bản để xuất hiện giống như hộp văn bản trước đó là:
- Lưu biểu mẫu và chuyển sang Dạng xem Biểu mẫu
- Đóng biểu mẫu
Quy tắc xác thực
Quy tắc xác thực là điều kiện mà giá trị được nhập vào một trường phải đáp ứng để hợp lệ. Để tạo quy tắc xác thực:
- Nếu bảng đang hiển thị trong Dạng xem Biểu dữ liệu, trên Ruy-băng, hãy nhấp vào Trường. Trong phần Xác thực trường, nhấp vào Xác thực và nhấp vào Quy tắc xác thực trường
- Nếu bảng đang hiển thị trong Dạng xem Thiết kế, hãy nhấp vào trường. Trong phần dưới của cửa sổ, nhấp vào Quy tắc xác thực và nhấp vào nút dấu chấm lửng của nó
Trong cả hai trường hợp, hành động sẽ mở Trình tạo biểu thức nơi bạn có thể tạo quy tắc.
Văn bản xác thực
Khi điều kiện trong trường Quy tắc xác thực không được tôn trọng, bạn có thể hiển thị hộp thông báo để cho người dùng biết. Để tạo tin nhắn:
- Nếu bảng đang hiển thị trong Dạng xem Biểu dữ liệu, trên Ruy-băng, hãy nhấp vào Trường. Trong phần Xác thực Trường, bấm Xác thực và bấm Thông báo Xác thực Trường. Thao tác này sẽ mở ra Nhập thông báo xác thực nơi bạn có thể nhập thông báo mong muốn:
- Nếu bảng đang hiển thị trong Dạng xem Thiết kế, hãy nhấp vào trường. Trong phần dưới của cửa sổ, nhấp vào Văn bản xác thực và nhập thông báo mong muốn
Học thực hành:Giới thiệu các hàm logic
- Trong Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Bảng, hãy nhấp đúp vào RepairOrders để mở nó trong Dạng xem biểu dữ liệu
- Trên bảng, hãy nhấp vào ô bên dưới Tên khách hàng
- Trên Ruy-băng, nhấp vào Trường
- Trong phần Xác thực Trường, nhấp vào Xác thực và nhấp vào Quy tắc Xác thực Bản ghi
- Trong danh sách Phần tử biểu thức, hãy đảm bảo rằng RepairOrders được chọn.
Trong danh sách Danh mục biểu thức, hãy bấm đúp vào Tên khách hàng - Nhập KHÔNG ĐẦY ĐỦ
- Nhấp vào OK
- Trong phần Xác thực trường, nhấp vào Xác thực và nhấp vào Bản ghi Thông báo Xác thực
- Nhập Đảm bảo bạn chỉ định tên của khách hàng
- Nhấp vào OK
- Đóng bảng
- Trong Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Biểu mẫu, nhấp chuột phải vào RepairOrders và nhấp vào Design View
- Nhấp vào Công việc đã Thực hiện
- Nhấp vào hộp văn bản JobPerformed1
- Trong Trang thuộc tính, nhấp vào tab Sự kiện
- Nhấp vào Mất tiêu điểm và nhập
=IIf ([JobPerformed1] Is Null, MsgBox ("Chỉ định ít nhất một trong các công việc đã được thực hiện trên ô tô"), "") - Lưu biểu mẫu
Giá trị cần thiết cho một trường
Nếu bạn nghĩ rằng phải có một mục nhập cho một trường cụ thể cho mỗi bản ghi, bạn có thể yêu cầu nó từ người dùng. Khi thực hiện nhập dữ liệu, sau khi tạo bản ghi, người dùng không thể chuyển sang bản ghi khác nếu chưa cung cấp giá trị cho trường đó. Bạn có thể chỉ định rằng giá trị của một trường là bắt buộc khi tạo bảng, cho dù bạn đang làm việc trong Dạng xem biểu dữ liệu hay Dạng xem thiết kế của bảng:
- Trong Dạng xem Biểu dữ liệu, để xác định rằng các giá trị của một trường là bắt buộc, hãy bấm vào bất kỳ ô nào của cột. Trên ruy-băng, bấm vào Trường. Trong phần Xác thực Trường, hãy bấm vào hộp kiểm Bắt buộc. Theo mặc định, hộp kiểm Bắt buộc không được chọn
- Trong Dạng xem Thiết kế, ở phần trên cùng, hãy nhấp vào trường. Ở phần dưới cùng, hãy nhấp vào mũi tên của trường Bắt buộc và đặt nó thành Có. Giá trị mặc định của nó là Không
Học thực hành:Chỉ định các trường bắt buộc
- Trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Mới
- Nhấp vào Cơ sở dữ liệu Màn hình trống và đặt tên tệp thành Chemistr2
- Nhấp vào Tạo
- Trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Tùy chọn
- Ở bên trái, nhấp vào Cơ sở dữ liệu hiện tại và ở bên phải, trong Tùy chọn cửa sổ tài liệu, nhấp vào nút radio Chồng chéo Windows
- Nhấp vào OK
- Đọc hộp thông báo và nhấp vào OK
- Đóng bảng mặc định mà không lưu nó
- Trên Ruy-băng, nhấp vào Tạo và nhấp vào Thiết kế bảng
- Nhập Số nguyên tử và nhấn Tab
- Nhấp chuột phải vào AtomicNumber và nhấp vào Khoá chính
- Đặt kiểu dữ liệu của nó là Số và chú thích của nó là Nguyên tử #
- Ở phần trên cùng, hãy nhấp vào ô bên dưới AtomicNumber, nhập Biểu tượng và nhấn F6
- Ở phần dưới cùng của cửa sổ, nhấp vào Bắt buộc, sau đó nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp và chọn Có
- Đặt Kích thước Trường thành 5
- Ở phần trên cùng, nhấp vào ô bên dưới Biểu tượng, nhập AtomicWeight và nhấn Tab
- Ở phần dưới cùng của cửa sổ, nhấp đúp vào Bắt buộc để đặt giá trị của nó thành Có
- Đặt các thuộc tính khác như sau:
Loại dữ liệu: Số
Kích thước trường: Đơn
Chú thích: Trọng lượng nguyên tử - Nhấp chuột phải vào tab của cửa sổ và nhấp vào Dạng xem biểu dữ liệu
- Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Có
- Đặt tên tên thành Phần tử và nhấp vào OK
- Trên Ruy-băng, nhấp vào Trường
- Trên bảng, hãy nhấp vào ô bên dưới Biểu tượng
- Trong phần Thêm &Xóa của Ruy-băng, nhấp vào Văn bản Ngắn
- Nhập ElementName và nhấn Enter
- Nhấp vào một ô bên dưới ElementName
- Trong phần Xác thực Trường của Ruy-băng, hãy nhấp vào hộp kiểm Bắt buộc
- Trong phần Thuộc tính của Ruy-băng, hãy nhấp vào hộp văn bản Kích thước Trường và nhập 40
- Nhấp vào Tên &Chú thích
- Nhấp vào Chú thích, nhập Tên phần tử và nhấp vào OK
- Nhấp chuột phải vào tab của cửa sổ và nhấp vào Deesign View
- Thêm các trường sau vào bảng:
Tên trường Kích thước trường Màu 40 Pha 32 - Để lưu bảng, hãy nhấn Ctrl + S
Tính vô hiệu của một trường
Khi tạo bảng trong SQL, để chỉ định mỗi bản ghi của một trường phải được chỉ định, sau kiểu dữ liệu của một trường, hãy nhập NOT NULL . Đây là một ví dụ:
CREATE TABLE Departments
(
DepartmentCode char(5) NOT NULL,
DepartmentName char(50)
);Field Để chỉ ra rằng một trường có thể để trống, hãy không chỉ định giá trị rỗng của nó hoặc đặt tùy chọn của nó là NULL .
Tính duy nhất của một bản ghi
Khi dữ liệu được nhập vào các trường, có thể có cùng giá trị cho một trường trong các bản ghi khác nhau, chẳng hạn như hai người sống trong cùng một trạng thái. Đây được coi là một giá trị trùng lặp. Trong một số trường hợp khác, điều này có thể không được chấp nhận. Ví dụ:bạn có thể không muốn hai nhân viên có cùng số nhân viên. Trong trường hợp này, bạn phải đảm bảo các bản ghi là duy nhất.
Nếu một bảng đang hiển thị trong Dạng xem Biểu dữ liệu, để chỉ ra rằng mỗi bản ghi của một trường phải là duy nhất, hãy bấm vào bất kỳ ô nào của cột đó. Sau đó, trên Ruy-băng, bấm vào Trường. Trong phần Xác thực Trường, hãy nhấp vào hộp kiểm của tùy chọn Duy nhất.
Khi tạo bảng trong SQL, để chỉ ra rằng mỗi bản ghi của trường phải là duy nhất, sau kiểu dữ liệu của trường, hãy nhập UNIQUE . Đây là một ví dụ:
CREATE TABLE Departments
(
DepartmentCode char(5) unique,
DepartmentName char(50)
); Các trường được lập chỉ mục
Lập chỉ mục là khả năng theo dõi các bản ghi của một trường chẳng hạn như kiểm tra xem chúng là duy nhất hoặc trùng lặp. Đặc tính này có thể được đặt khi tạo hoặc định cấu hình bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc Dạng xem thiết kế. Trong Dạng xem Biểu dữ liệu, để chỉ định chỉ mục của một trường, hãy bấm vào bất kỳ ô nào của cột. Sau đó, trên Ruy-băng, bấm vào Trường. Trong phần Xác thực Trường, hãy nhấp vào hộp kiểm của tùy chọn Duy nhất.
Trong Dạng xem Thiết kế, ở phần trên cùng, hãy bấm vào trường. Ở phần dưới cùng, hãy nhấp vào mũi tên của thuộc tính Đã lập chỉ mục. Đặc tính này có thể được đặt bằng một trong 3 giá trị:
- Nếu được đặt thành Không (mặc định của nó), sẽ không có việc kiểm tra giá trị trùng lặp nào được thực hiện
- Nếu bạn muốn công cụ cơ sở dữ liệu kiểm tra bản sao nhưng không cần thực hiện bất kỳ hành động nào, hãy đặt thuộc tính này thành Có (Bản sao OK)
- Nếu bạn không muốn giá trị trùng lặp của cùng một trường trong các bản ghi khác nhau, hãy đặt thuộc tính Đã lập chỉ mục của trường thành Có (Không trùng lặp)
Học thực hành:Kiểm soát các trường được lập chỉ mục
- Ở phần trên, nhấp vào Biểu tượng
- Trong phần bên dưới, hãy nhấp vào Đã lập chỉ mục để hiển thị hộp kết hợp của nó. Nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp Đã lập chỉ mục và chọn Có (Không trùng lặp)
- Ở phần trên, hãy nhấp vào ElementName
- Trong phần dưới, nhấp đúp vào Đã lập chỉ mục sau đó nhấp đúp vào nó một lần nữa để đặt giá trị của nó thành Có (Không trùng lặp)
- Đóng bảng
- Khi được hỏi bạn có muốn lưu bảng hay không, hãy nhấp vào Có
Chọn, sao chép và dán bản ghi
Giới thiệu
Bảo trì bản ghi bao gồm chọn, sao chép, dán, cập nhật và / hoặc xóa bản ghi, v.v. Để hỗ trợ bạn thực hiện một số thao tác này trên bảng hoặc biểu mẫu, tab Trang đầu của Ruy-băng được trang bị một phần có tên Tìm:
Lựa chọn trường
Bạn có thể chọn tất cả các giá trị của một hoặc một nhóm cột, Để chọn tất cả các giá trị của một cột, hãy bấm vào tiêu đề cột. Để chọn các cột trong một dải ô, hãy sử dụng phím Shift trong khi chọn các cột trên mỗi dải ô.
Một số thao tác bạn sẽ thực hiện trên một hoặc nhiều bản ghi trên bảng yêu cầu (các) bản ghi được chọn trước:
- Để chọn một hàng hoặc bản ghi trong Dạng xem Biểu dữ liệu, hãy đặt chuột vào tiêu đề hàng mong muốn:
Sau đó nhấn vào
- Để chọn một bản ghi, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào trên hàng của nó. Trên Ruy-băng, bấm Trang chủ. Trong phần Tìm, nhấp vào nút Chọn và nhấp vào Chọn
- Để chọn nhiều bản ghi, hãy nhấp và giữ chuột vào một trong các tiêu đề của chúng
Sau đó, kéo để che các tiêu đề của hàng hoặc hàng mong muốn khác:
Khi tất cả các hàng mong muốn được đánh dấu, hãy thả chuột. Một kỹ thuật khác được sử dụng để chọn nhiều hàng bao gồm nhấp vào một hàng sẽ ở một đầu, nhấn và giữ phím Shift, sau đó nhấp vào hàng sẽ ở đầu kia.
Để chọn tất cả các bản ghi của một bảng:
- Nhấn Ctrl + A
- Nhấp vào nút ở giao điểm của tiêu đề cột và tiêu đề hàng
Điều này sẽ tạo ra:
Sao chép và dán bản ghi
Để sao chép các giá trị của cột, hãy đặt chuột vào tiêu đề cột, nhấp chuột phải và nhấp vào Sao chép:
Để sao chép bản ghi từ nhiều cột, trước tiên hãy chọn các cột. Sau đó, nhấp chuột phải vào một trong các tiêu đề cột đã chọn và nhấp vào Sao chép
Sau khi chọn (a) bản ghi, bạn có thể sao chép nó / chúng và dán chúng vào đâu đó. Ví dụ:bạn có thể dán các bản ghi vào bất kỳ ứng dụng nào chấp nhận văn bản.
Học thực hành:Sao chép và dán bản ghi
- Mở cơ sở dữ liệu FunDS2
- Trong Ngăn Điều hướng, hãy nhấp đúp vào bảng StoreItems
- Định vị con trỏ chuột trên hộp bên trái đến 112055 và nhấp chuột phải:
- Trong menu xuất hiện, nhấp vào Sao chép
- Khởi động Notepad
- Nhấp vào Inside Notepad và nhấp vào Dán
- Nhấp chuột phải vào nút tại giao điểm của tiêu đề cột và tiêu đề hàng và nhấp vào Sao chép
- Khởi động Microsoft Excel
- Trong Sheet1, nhấp chuột phải vào Ô B4 và nhấp vào Dán
- Đóng Microsoft Excel
- Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Không
Ghi lại lựa chọn trên một biểu mẫu
Lựa chọn bản ghi trên một biểu mẫu tùy thuộc vào loại biểu mẫu.
Để chọn một bản ghi trong Dạng xem Biểu mẫu, hãy bấm vào thanh ở phía bên trái, được gọi là bộ chọn bản ghi:
Để chọn một bản ghi ở dạng bảng, hãy nhấp vào tiêu đề hàng của nó.
Để sao chép bản ghi, hãy nhấp chuột phải vào bộ chọn bản ghi và nhấp vào Sao chép:
Tìm và thay thế dữ liệu
Chỉnh sửa dữ liệu
Để chỉnh sửa bản ghi, trước tiên hãy xác định vị trí các bản ghi dự định, sau đó xác định trường có chứa giá trị. Sử dụng kiến thức của bạn về xử lý văn bản để chỉnh sửa giá trị.
Học thực hành:Chỉnh sửa dữ liệu
- Trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Mở
- Trong danh sách các tệp, hãy nhấp vào Cruise1 (hoặc mở nó từ các tệp đi kèm với các bài học này)
- Trong Ngăn Điều hướng, hãy nhấp đúp vào bảng Khách hàng
- Nhấp vào hộp trống bên dưới Họ cho Tài khoản # 415-939-497
- Nhập Harrison và nhấn Enter
- Đóng bảng
- Trong Ngăn Điều hướng, hãy nhấp đúp vào biểu mẫu Khách hàng
- Nhấp vào hộp văn bản Tên đầu tiên
- Nhập Kelly
- Nhấp vào nút Ghi tiếp theo
để xem bản ghi tiếp theo - Tiếp tục nhấn Tab cho đến khi bạn đến hộp văn bản Tên khẩn cấp trống
- Nhập Mariella Shuster
- Đóng biểu mẫu
Tìm dữ liệu
Để bắt đầu tìm kiếm giá trị, hãy nhấp vào nút Tìm 
hoặc nhấn Ctrl + F. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Tìm và Thay thế với tab Tìm đã chọn:
Hộp thoại Tìm và Thay thế không có mô hình, nghĩa là bạn có thể truy cập bảng hoặc biểu mẫu trong nền khi hộp thoại hiện diện.
Học thực hành:Chỉnh sửa dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu Cruise1 vẫn sẽ được mở.
Trong Ngăn dẫn hướng, hãy nhấp đúp vào bảng Khách hàng - Trong phần Tìm của Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Tìm
- Trong hộp kết hợp Tìm gì, nhập gra
- Trong hộp kết hợp Tìm trong, hãy chọn Tài liệu Hiện tại
- Trong hộp kết hợp Khớp, chọn Bất kỳ Phần nào của Trường
- Nhấp vào Tìm Tiếp theo.
Lưu ý rằng kết quả thứ hai được tìm thấy - Nhấp vào Tìm tiếp theo một lần nữa và để ý tên Gradner
- Nhấp lại vào Tiếp theo để xem kết quả khác
- Khi hộp thông báo hiển thị, hãy đọc và nhấp vào OK
- Đóng hộp thoại Tìm và Thay thế
- Đóng bảng Khách hàng
Thay thế dữ liệu
Để hỗ trợ bạn thay thế dữ liệu, hộp thoại Tìm và Thay thế có phần Thay thế. Để lấy nó, trong phần Tìm của Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Thay thế 
hoặc nhấn Ctrl + H. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Tìm và Thay thế với tab Thay thế đã chọn:
Học thực hành:Chỉnh sửa dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu Cruise1 vẫn sẽ được mở.
Trong Ngăn điều hướng, hãy nhấp đúp vào biểu mẫu Khách hàng - Nhấn Ctrl + H (hoặc, trong phần Tìm của Ruy-băng, nhấp vào nút Thay thế )
- Trong hộp kết hợp Tìm gì, hãy nhập công cụ phân loại
- Trong hộp tổ hợp Replace With, nhập Người làm vườn
- Trong hộp kết hợp Tìm trong, hãy chọn Tài liệu Hiện tại
- Trong hộp kết hợp Khớp, chọn Bất kỳ Phần nào của Trường
- Nhấp vào Tìm tiếp theo
- Khi giá trị được tìm thấy, hãy nhấp vào Thay thế
- Đóng hộp thoại Tìm và Thay thế
- Đóng biểu mẫu
- Trên Ribbon, nhấp vào Tệp và nhấp vào Openn
- Trong danh sách các tệp, hãy nhấp vào FunDS2
Cập nhật và xóa hồ sơ
Giới thiệu
Nếu bạn chưa chính thức thiết lập mối quan hệ giữa hai bảng nhưng đã chỉ ra rằng các bản ghi từ một bảng này được đưa sang một bảng khác, nếu bạn thay đổi giá trị của khóa (chính hoặc ngoại) trong một trong các bảng, bảng kia có thể không nhận bản cập nhật. Đây là lý do tại sao một mối quan hệ chính thức và được quản lý tốt lại quan trọng.
Khi một bản ghi được thay đổi trong khóa chính của bảng mẹ, tốt nhất là bất kỳ bản ghi nào của khóa ngoại, trong bảng con, đều nhận được cùng một bản cập nhật. Khi một bản ghi của khóa chính bị xóa, bảng con sẽ được thông báo. Chúng được gọi là thực thi tính toàn vẹn tham chiếu.
Để thực thi tính toàn vẹn khi tạo mối quan hệ trong hộp thoại Chỉnh sửa mối quan hệ, hãy nhấp vào hộp kiểm Thực thi tính toàn vẹn tham chiếu.
Học thực hành:Giới thiệu cập nhật mối quan hệ
- Trong Ngăn điều hướng, nhấp đúp vào bảng Phiên mua sắm
- Lưu ý rằng Số nhân viên của bản ghi thứ hai là 275594
- Đóng bảng Phiên mua sắm
- Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy nhấp đúp vào bảng Nhân viên
- Thay đổi số nhân viên 275594 thành 200000
- Đóng bảng Nhân viên
- Trong Ngăn điều hướng, nhấp đúp vào bảng Phiên mua sắm
- Lưu ý rằng Số nhân viên của bản ghi thứ hai vẫn là 275594
- Đóng bảng Phiên mua sắm
- Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy nhấp đúp vào bảng Nhân viên
- Thay đổi 20000 Nhân viên # trở lại 275594
- Đóng bảng Nhân viên
- Trên Ruy-băng, nhấp vào Công cụ Cơ sở dữ liệu
- Trong phần Mối quan hệ, nhấp vào nút Mối quan hệ
- Trong hộp thoại Hiển thị Bảng, bấm đúp vào Nhân viên
- Nhấp đúp vào Phiên mua sắm
- Nhấp vào Đóng
- Kéo EmployeeNumber từ Nhân viên và thả nó vào EmployeeNumber trong ShoppingSessions
Thực thi cập nhật bản ghi trên bảng con
Để đảm bảo rằng bản ghi trong khóa ngoại được cập nhật khi cùng một giá trị trong khóa chính của bảng mẹ được thay đổi, trong hộp thoại Chỉnh sửa mối quan hệ, hãy nhấp vào Trường liên quan Cập nhật theo tầng.
Học thực hành:Thực thi cập nhật bản ghi trên bảng con
- Trong hộp thoại Chỉnh sửa mối quan hệ, hãy nhấp vào hộp kiểm Cập nhật theo tầng các trường liên quan
Thực thi xóa bản ghi trên bảng con
Khi một bản ghi bị xóa trong bảng mẹ, bạn nên đảm bảo rằng các bản ghi từ bảng con được thông báo. Để thực hiện điều này, trong bảng Chỉnh sửa mối quan hệ, hãy nhấp vào Xếp tầng Xóa các Bản ghi Liên quan.
Học thực hành:Thực thi cập nhật bản ghi trên bảng con
- Trong hộp thoại Chỉnh sửa Mối quan hệ, hãy nhấp vào hộp kiểm Xếp tầng Xóa Bản ghi Liên quan
- Nhấp vào Tạo
- Trong phần Mối quan hệ của Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Hiển thị Bảng
- Nhấp đúp vào Mặt hàng đã bán và Mặt hàng của cửa hàng
- Nhấp vào Đóng
- Tạo các mối quan hệ dựa trên khóa chính và khóa ngoại
- Đóng cửa sổ Mối quan hệ
- Khi được hỏi bạn có muốn lưu hay không, hãy nhấp vào Có
- Trong Ngăn điều hướng, nhấp đúp vào bảng Phiên mua sắm
- Lưu ý rằng Số nhân viên của bản ghi thứ hai là 275594
- Đóng bảng Phiên mua sắm
- Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy nhấp đúp vào bảng Nhân viên
- Thay đổi số nhân viên 275594 thành 200000
- Đóng bảng Nhân viên
- Trong Ngăn điều hướng, nhấp đúp vào bảng Phiên mua sắm
- Lưu ý rằng tất cả các # Nhân viên là 275594 đã được thay đổi thành 20000
- Đóng bảng Phiên mua sắm
- Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy nhấp đúp vào bảng Nhân viên
- Thay đổi 20000 Nhân viên trở lại 275594
- Đóng bảng Nhân viên
Giới thiệu về In bản ghi
In bảng
Bạn có thể in dữ liệu của một bảng, cho dù bảng được mở hay không. Để in một bảng đã đóng, hãy bấm vào bảng đó trong Ngăn Dẫn hướng. Sau đó nhấp vào Tệp. Nhấp vào In và nhấp vào một trong ba tùy chọn:
Theo cách tương tự, nếu bảng được mở trong Dạng xem biểu dữ liệu, hãy nhấp vào tab của bảng để đặt tiêu điểm, sau đó nhấp vào Tệp -> In và chọn để in hoặc để xem trước.
Học thực hành:In bảng
- Trong Ngăn Điều hướng, nhấp vào Khách hàng:Bảng để chọn bảng
- Để in dữ liệu từ bảng, hãy nhấp vào Tệp, nhấp vào In
- Nhấp vào In nhanh
- Từ Ngăn điều hướng, nhấp đúp vào Cabin:Table để mở nó
- Nhấp vào Tệp
- Nhấp vào In
- Nhấp vào In
- Trên hộp thoại In, nhấp vào OK
- Đóng bảng
In biểu mẫu
Bạn có thể in một biểu mẫu mà không cần mở nó. Tìm tên của nó trong Ngăn Dẫn hướng và sử dụng các bước tương tự đã xem xét cho một bảng.
Khi một biểu mẫu được mở, bạn có tùy chọn in tất cả các bản ghi của nó hoặc bản ghi đã chọn. Trong Dạng xem Biểu mẫu, để chỉ in một bản ghi, hãy điều hướng đến bản ghi bạn muốn in, nhấp vào thanh Lựa chọn Biểu mẫu để chọn bản ghi và tiến hành in.
Học thực hành:In biểu mẫu
- Từ Ngăn Điều hướng, hãy nhấp đúp vào biểu mẫu Khách hàng để mở nó
- Để điều hướng đến khách hàng thứ 3, hãy nhấp vào nút Ghi tiếp hai lần
- Nhấp vào Tệp
- Nhấp vào In
- Nhấp vào In
- Trên hộp thoại In, nhấp vào (các) Bản ghi đã Chọn nút radio
- Nhấp vào OK
- Xác minh rằng chỉ bản ghi của khách hàng hiển thị mới được in
- Chúng tôi sẽ in các bản ghi từ 3 đến 7.
Nhấp vào nút Ghi tiếp theo điều hướng hai lần để ghi số 3 - Nhấp vào thanh Bộ chọn Bản ghi
- Nhấn và giữ Shift. Nhấp vào nút Ghi tiếp theo bốn lần để hiển thị bản ghi thứ bảy (mặc dù bản ghi # vẫn hiển thị 3)
- Nhả Shift
- Trên Ruy-băng, nhấp vào Tệp
- Nhấp vào In
- Nhấp vào In
- Trên hộp thoại In, nhấp vào (các) Bản ghi đã Chọn nút radio và nhấp vào OK
- Xác minh rằng các bản ghi từ 3 đến 7 đã được in
- Đóng biểu mẫu Cabin
Các nguyên tắc cơ bản về báo cáo
Trình hướng dẫn Báo cáo
Báo cáo cung cấp một đối tượng được sử dụng để in các bản ghi của cơ sở dữ liệu. Microsoft Access cung cấp trình hướng dẫn để nhanh chóng tạo báo cáo.
Microsoft Access có thể giúp bạn nhanh chóng tạo báo cáo bằng cách sử dụng một trong các bố cục được thiết kế trước. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo. Trình hướng dẫn Báo cáo có sẵn từ phần Báo cáo của danh mục Tạo của Ruy-băng.
Học thực hành:Sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo
- Trên Ruy-băng, nhấp vào Tạo
- Trong phần Báo cáo, nhấp vào Trình hướng dẫn Báo cáo
- Trên trang đầu tiên của trình hướng dẫn, hãy nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp Bảng / Truy vấn và chọn Bảng:Tủ
- Nhấp vào nút Chọn tất cả các trường
- Nhấp vào Tiếp theo
- Chấp nhận Tiêu đề được đề xuất của báo cáo dưới dạng Cabin và nhấn Enter
In Báo cáo
Báo cáo là đối tượng yêu thích được sử dụng để in dữ liệu. Như đã thực hiện với các đối tượng khác, bạn có thể in báo cáo cho dù nó đã được mở hay chưa. Nếu bạn muốn in báo cáo mà không cần mở báo cáo, trong Ngăn Dẫn hướng, hãy tìm báo cáo mong muốn và nhấp vào báo cáo đó để chọn. Sau đó, tiếp tục từ tab Tệp trên Ruy-băng khi chúng tôi xem xét các bảng và biểu mẫu. Theo cách tương tự, trước tiên bạn có thể mở báo cáo từ Ngăn Dẫn hướng và sử dụng menu In từ Nút Office giống như cách chúng tôi đã mô tả cho các đối tượng khác.
Học thực hành:In báo cáo
- Báo cáo Cabins vẫn sẽ được mở.
nhấp vào Tệp - Nhấp vào In
- Nhấp vào Xem trước khi in
- Để bắt đầu quá trình in, trong phần In của Xem trước khi In, hãy nhấp vào In
- Trên hộp thoại Print (In), chọn máy in và đảm bảo đã chọn nút radio Tất cả
- Click Properties, click the Portrait radio button (in the Orientation section) and click OK
- To send the print job to the printer, on the Print dialog box, click OK
- Close the Cabins report
- Close Microsoft Access
Record Management in a Table
Enforcing Record Updates on a Child Table
In the table that has a primary key, which is the parent table, when a record is changed, it is a good idea for any record of the foreign key, in the child table, to receive the same update. To make this happen, in the Edit Relationships table, click the Cascade Update Related Fields.
Enforcing Record Deletion on a Child Table
When a record is deleted in the parent table, you should make sure the records from the child table are notified. To make this possible, in the Edit Relationships table, click the Cascade Delete Related Records.
Record Management on a Form
Record Selection
To select a record, click the bar on the left side, which is called the record selector:
Copying/Pasting Records
To copy a record, right-click the record selector and click Copy:
Right-click the record selector of an empty record and click Paste.
Finding and Replacing Data
Editing Data
To edit a record, first locate the value in the field.
Practical Learning:Editing Data
- Click File and click Open
- In the list of recent files, click Cruise2
- In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
- In record number 2, click the empty box under Last Name
- Type Harrison and press Enter
- Close the table
- In the Navigation Pane, double-click Customers :Form to open the form
- Click the First Name text box
- Type Kelly
- Click the Next Record button to get to the next record
- Keep pressing Tab until you reach the empty Emergency Name text box
- Type Mariella Shuster
- Close the form
Finding Data
To assist you with finding a value in a table or a form, the Home tab of the Ribbon is equipped with a section named Find:
To start looking for a value, you can click the Find button or you can press Ctrl + F. This would open the Find and Replace dialog box with the Find tab selected:
The Find and Replace dialog box is modeless, meaning you can access the table or form in the background while the dialog box is present.
Practical Learning:Editing Data
- The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it - In the Find section of the Ribbon, click the Find button
- In the Find What combo box, type gra
- In the Look In combo box, select Current Document
- In the Match combo box, select Any Part of Field
- Click Find Next.
Notice that a second result is found - Click Find Next again and notice the name Gradner
- Click Next again to see another result
- When the message box displays, read it and click OK
- Close the Find and Replace dialog box
- Close the Customers table
Replacing Data
To assist you in replacing data, the Find and Replace dialog box has a Replace section. To get it, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button or press Ctrl + H. This would open the Find and Replace dialog box with the Replace tab selected:
Practical Learning:Editing Data
- The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:form to open it - Press Ctrl + H (or, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button )
- In the Find What combo box, type gradner
- In the Replace With combo box, type Gardner
- In the Look In combo box, select Current Document
- In the Match combo box, select Any Part of Field
- Click Find Next
- Once the value is found, click Replace
- Close the Find and Replace dialog box
- Close Microsoft Access
