Đặc điểm của một báo cáo

Windows đặc biệt để lựa chọn dữ liệu và lọc bản ghi

Lọc theo giá trị

Trong một bảng điển hình, mỗi cột có một hoặc nhiều giá trị. Như đã đề cập trong phần giới thiệu của chúng tôi về sắp xếp, một cột có thể có (các) giá trị giống nhau xuất hiện lặp đi lặp lại trong khi cột khác có thể có giá trị khác cho mỗi bản ghi. Để hỗ trợ bạn chọn một giá trị lặp lại trong một trường, Microsoft Access cung cấp một cửa sổ thuận tiện với danh sách các giá trị trong đó mỗi giá trị là duy nhất. Để hiển thị danh sách đó:

• Nhấp vào tiêu đề cột hoặc bất kỳ ô nào dưới cột cho bảng hoặc truy vấn, hoặc nhấp vào điều khiển hoặc nhãn đi kèm của nó trên biểu mẫu. Sau đó, trong phần Sắp xếp &Bộ lọc của Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Bộ lọc
• Trên một bảng hoặc truy vấn, hãy nhấp vào nút trỏ xuống ở bên phải chú thích của cột

Trong cả hai trường hợp, một cửa sổ sẽ hiển thị, chứa các giá trị của cột mà hành động được thực hiện. Mỗi giá trị có một hộp kiểm:

Trong cửa sổ xuất hiện, bên cạnh các giá trị của cột, còn có các mục (Chọn Tất cả) và (Khoảng trống) (giá trị của các cột trong hộp danh sách đã chọn được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái; Chọn Tất cả và Khoảng trống ở trong dấu ngoặc đơn vì chúng không được xem xét để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái). Để loại bỏ cửa sổ, nhấn Esc hoặc nhấp vào Hủy.

Khi cửa sổ xuất hiện, để chỉ chọn một giá trị có (các) bản ghi phải được hiển thị, hãy bỏ chọn hộp kiểm của (Chọn tất cả):

Sau đó nhấp vào hộp kiểm trên một mục bạn muốn. Đây là một ví dụ:

Sau đó bấm OK. Điều này sẽ chỉ hiển thị các bản ghi chia sẻ giá trị có hộp kiểm:

Theo cách tương tự, bạn chỉ có thể hiển thị các trường trống bằng cách chọn tùy chọn (Khoảng trống).

Để xóa bộ lọc, chúng tôi thấy rằng bạn có thể nhấp vào nút Chuyển đổi Bộ lọc trên Ribbon. Một cách thay thế là nhấp vào nút Đã lọc ở phía dưới cùng của bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu. Thay vào đó, hãy hiển thị lại cửa sổ, nhấp vào tùy chọn (Chọn tất cả) và nhấp vào OK.

Học thực hành:Lọc giá trị

1. Khởi động Microsoft Access và mở cơ sở dữ liệu Altair Realtors2 từ bài học trước
2. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy nhấp đúp vào biểu mẫu Thuộc tính để mở nó
3. Trên biểu mẫu, nhấp vào Điều kiện
4. Nếu cần, trên Ruy-băng, hãy nhấp vào Trang chủ.
   Trong phần Sắp xếp &Bộ lọc của Ruy-băng, bấm Bộ lọc
5. Trong danh sách xuất hiện, hãy nhấp vào (Chọn tất cả) để bỏ chọn tất cả các hộp kiểm
6. Nhấp vào hộp kiểm Tuyệt vời

   

7. Nhấp vào OK
8. Điều hướng đến các thuộc tính khác nhau và lưu ý rằng chỉ những thuộc tính ở tình trạng tốt mới hiển thị

   

   

9. Trên Ruy-băng, nhấp vào Chuyển đổi Bộ lọc

Lọc theo biểu mẫu

Bên cạnh các kỹ thuật và cửa sổ chúng tôi đã sử dụng cho đến nay để phân tích dữ liệu, Microsoft Access cung cấp một tính năng khác được gọi là lọc theo biểu mẫu. Để bắt đầu nó, hãy mở một bảng hoặc truy vấn trong Dạng xem Biểu dữ liệu hoặc một biểu mẫu trong Dạng xem Biểu mẫu hoặc trong Dạng xem Bố trí. Trên Ruy-băng, bấm Trang chủ. Trong phần Sắp xếp &Lọc của Ruy-băng, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Lọc theo biểu mẫu . Bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu sẽ trở nên trống và tất cả các bản ghi sẽ bị ẩn:

Để chọn một giá trị, hãy bấm vào ô bên dưới tiêu đề cột. Một hộp kết hợp sẽ xuất hiện. Nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp đó để hiển thị các giá trị của nó:

Hộp tổ hợp bao gồm từng giá trị riêng biệt của cột. Nếu một số bản ghi trống, sẽ có một trường trống đầu tiên trong danh sách. Để lọc các bản ghi, hãy chọn giá trị trống hoặc giá trị mong muốn từ danh sách. Thay vào đó, hộp tổ hợp là một hộp văn bản có thể chỉnh sửa. Điều này có nghĩa là thay vì chọn một giá trị từ danh sách, bạn có thể nhập một biểu thức Boolean.

Sau khi thực hiện lựa chọn hoặc nhập biểu thức, để áp dụng bộ lọc:

• Nhấp chuột phải vào tiêu đề cột trên bảng hoặc truy vấn hoặc điều khiển (hoặc nhãn đi kèm của nó) trên biểu mẫu và nhấp vào Áp dụng Bộ lọc / Sắp xếp
• Trong phần Sắp xếp &Bộ lọc của Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Chuyển đổi Bộ lọc
• Trong phần Sắp xếp &Bộ lọc của Ruy-băng, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Áp dụng Bộ lọc / Sắp xếp

Hành động này sẽ làm cho bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu hiển thị kết quả.

Sau khi lọc, giá trị (tiêu chí) được lưu trong bộ nhớ và bạn có thể lọc lại bao nhiêu lần tùy thích. Nếu không, bạn có thể loại bỏ bộ lọc. Để làm điều này:

• Nhấp chuột phải vào ô của cột mà quá trình lọc được thực hiện trên bảng hoặc truy vấn, hoặc nhấp chuột phải vào điều khiển (hoặc nhãn đi kèm của nó) trên biểu mẫu và nhấp vào Xóa Bộ lọc Từ ... (đây là theo sau là tên của trường hoặc điều khiển)
• Trong phần Sắp xếp &Bộ lọc của Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Chuyển đổi Bộ lọc
• Nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng hoặc truy vấn, hoặc nhấp vào bất kỳ điều khiển nào trên biểu mẫu. Trong phần Sắp xếp &Bộ lọc của ruy-băng, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Xóa tất cả bộ lọc

Học thực hành:Lọc theo biểu mẫu

1. Nếu cần, trên Ruy-băng, hãy nhấp vào Trang chủ.
   Trên ruy-băng, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Lọc theo biểu mẫu
2. Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên biểu mẫu và nhấp vào Xóa lưới
3. Nhấp vào Câu chuyện, sau đó nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp xuất hiện và chọn 3

   

   

4. Nhấp chuột phải vào vùng trống của biểu mẫu và nhấp vào Áp dụng Bộ lọc / Sắp xếp

   

5. Điều hướng đến các bản ghi khác nhau. Lưu ý rằng chỉ những thuộc tính có 3 cấp độ mới được hiển thị

   

   

6. Đóng biểu mẫu
7. Mở cơ sở dữ liệu StatesSt Statistics3 từ bài học trước
8. Trên Ribbon, nhấp vào Tạo và nhấp vào Thiết kế truy vấn
9. Trong Hiển thị Bảng, nhấp vào Bang, nhấp vào Thêm và nhấp vào Đóng
10. Trong danh sách trên cùng, hãy nhấp đúp vào StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital và Region
11. Xem trước kết quả trong Chế độ xem biểu dữ liệu
12. Trên Ribbon, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Lọc theo biểu mẫu
13. Nhấp vào ô bên dưới Vùng
14. Nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp và chọn New England
15. Để thực thi, trên Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Chuyển đổi Bộ lọc
16. Trong tab Trang đầu của Ruy-băng, hãy thay đổi các đặc điểm sau:
    Thay đổi các đặc điểm sau:
    Tên phông chữ:Bookman Old Style (nếu bạn không có phông chữ đó, hãy chọn Times New Roman)
    Màu phông chữ:Vàng, Trọng âm 4, Nhẹ hơn 80% (Màu Chủ đề:cột thứ 8, hàng thứ 2)
    Màu nền:Xanh lam, Điểm nhấn 1, Tối hơn 50% (Màu chủ đề:cột thứ 5, hàng thứ 6)
    Màu hàng thay thế:Xanh lam, Trọng âm 1 (Màu sắc chủ đề:cột thứ 5, hàng thứ nhất)

    

17. Để thay đổi bộ lọc, trên Ruy-băng, hãy nhấp vào nút Chuyển đổi Bộ lọc
18. Trên Ribbon, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Lọc theo biểu mẫu
19. Nhấp vào ô bên dưới Khu vực, nhấn Trang chủ và nhập <> (để có được <> "New England" )
20. Để thực thi, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong cửa sổ và nhấp vào Áp dụng Bộ lọc / Sắp xếp

    

21. Để xóa bộ lọc, hãy nhấp vào nút ở bên phải của Vùng trên cửa sổ và nhấp vào Xóa bộ lọc khỏi Vùng

    

22. Trên Ribbon, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Lọc theo biểu mẫu
23. Xóa <> "New England"
24. Nhấp vào ô bên dưới Diện tích tính bằng Dặm vuông và nhập <=20000 và nhấn Enter
25. Để áp dụng, trên Ribbon, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Áp dụng Bộ lọc / Sắp xếp

    

26. Trên Ribbon, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Lọc theo biểu mẫu
27. Xóa biểu thức <=20000
28. Nhấp vào ô bên dưới Ngày Gia nhập Liên minh và nhập GIỮA # 1/1/1880 # VÀ # 12/31/1920 # và nhấn Enter
29. Áp dụng bộ lọc bằng một trong các kỹ thuật chúng tôi đã sử dụng

    

30. Trên Ribbon, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Lọc theo biểu mẫu
31. Xóa biểu thức trên cửa sổ
32. Nhấp vào ô bên dưới Khu vực và nhập IN ("mountain", "pacific", "new england") và nhấn Enter
33. Áp dụng bộ lọc

    

34. Đóng truy vấn mà không lưu nó

Cửa sổ Bộ lọc Đối tượng

Để hỗ trợ bạn đặt điều kiện phân tích dữ liệu, Microsoft Access cung cấp một cửa sổ giống như Dạng xem Thiết kế của truy vấn. Cửa sổ cho phép bạn chọn một hoặc nhiều trường và đặt (một số) điều kiện trên đó / chúng. Tên của cửa sổ đó là sự kết hợp giữa tên của đối tượng mà bạn đã mở nó, từ Bộ lọc và một số tăng dần (1, 2, 3, v.v.).

Để mở cửa sổ Bộ lọc Đối tượng, hãy hiển thị bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu trong Dạng xem Biểu dữ liệu, biểu mẫu trong Dạng xem Biểu mẫu hoặc trong Dạng xem Bố trí, hoặc báo cáo trong Dạng xem Báo cáo hoặc trong Dạng xem Bố trí. Trên Ruy-băng, bấm Trang chủ. Trong phần Sắp xếp &Bộ lọc của Ruy-băng, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Bộ lọc / Sắp xếp Nâng cao ... Một cửa sổ giống như Dạng xem Thiết kế của truy vấn sẽ hiển thị.

Để sử dụng Bộ lọc Đối tượng, hãy chọn (chỉ) (các) cột mà bạn muốn áp dụng một điều kiện. Sau khi chọn một cột, trong phần dưới cùng của cửa sổ, trong hộp Tiêu chí tương ứng với cột, hãy nhập biểu thức Boolean. Sau khi chọn một cột và đặt một điều kiện, để áp dụng nó:

• Nhấp chuột phải vào cửa sổ và nhấp vào Áp dụng Bộ lọc / Sắp xếp
• Trong phần Sắp xếp &Bộ lọc của Ruy-băng, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Áp dụng Bộ lọc / Sắp xếp

Để loại bỏ tiêu chí trước đó, nhấp chuột phải vào cửa sổ và nhấp vào Xóa lưới. Sau khi sử dụng lưới, bạn có thể đóng nó và giữ cho bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu luôn mở.

Học thực hành:Lọc bằng cửa sổ lọc đối tượng

1. Mở cơ sở dữ liệu của Đại học Monson từ Bài 24
2. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy nhấp đúp vào bảng Nhân viên
3. Thay đổi các đặc điểm sau:
   Tên phông chữ:Constantia (nếu bạn không có phông chữ đó, hãy chọn Times New Roman)
   Màu phông chữ:Trắng
   Màu nền:Nhiều màu hơn:Đỏ:128, Xanh lá:0, Xanh lam:0
   Màu hàng thay thế:Maroon (Màu tiêu chuẩn:cột thứ 6, hàng thứ nhất)

   

4. Trên Ribbon, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Bộ lọc / Sắp xếp Nâng cao ...
5. Từ phần trên cùng, hãy nhấp đúp vào Mã Cục
6. Ở phần dưới cùng, hãy nhấp vào hộp Tiêu chí cho cột Mã Bộ phận và nhập tài chính
7. Nhấp chuột phải vào vùng trống của cửa sổ và nhấp vào Áp dụng Bộ lọc / Sắp xếp

   

   

8. Trên Ribbon, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Bộ lọc / Sắp xếp Nâng cao ...
9. Ở phía dưới cùng của cửa sổ, thay thế Mã Cục bằng Tiêu đề
10. Thay thế tài chính bằng Thích '* trưởng khoa *' (nghĩa là chúng tôi muốn tất cả các bản ghi có tiêu đề bao gồm từ Dean)
11. Trên Ruy-băng, nhấp vào Nâng cao và nhấp vào Áp dụng Bộ lọc / Sắp xếp ...

    

12. Đóng bảng mà không lưu nó

Trình tạo truy vấn

Hầu hết các biểu mẫu và báo cáo sử dụng một bảng hoặc một truy vấn hiện có làm Nguồn Bản ghi của chúng. Thay vào đó, bạn có thể chỉ định một câu lệnh SQL làm Nguồn Bản ghi của biểu mẫu hoặc báo cáo. Nếu bạn biết câu lệnh mà bạn muốn sử dụng, bạn có thể nhập trực tiếp câu lệnh đó vào trường Nguồn Bản ghi của Trang Thuộc tính của một biểu mẫu hoặc báo cáo trong Dạng xem Thiết kế. Thay vào đó, bạn có thể nhấp vào nút dấu chấm lửng của Nguồn bản ghi. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ đặc biệt giống như Dạng xem Thiết kế của một truy vấn. Nó được gọi là Trình tạo truy vấn.

Khi Trình tạo Truy vấn hiển thị, Ruy-băng có tab Thiết kế:

Như đã thấy khi thiết kế truy vấn, sau khi chọn một số trường và tùy chọn đặt điều kiện, nếu bạn muốn xem trước kết quả, hãy nhấp vào nút Xem hoặc Run Nút . Khi bạn đã hoàn thành việc xây dựng truy vấn, để quay lại biểu mẫu hoặc báo cáo, hãy bấm vào nút Đóng trên Ruy-băng. Bạn có thể nhận được một tin nhắn. Đọc nó và nhấp vào Có.

Sau khi tạo biểu mẫu hoặc báo cáo, nếu bạn xóa nó (biểu mẫu hoặc báo cáo), câu lệnh SQL cũng sẽ bị mất.

Học thực hành:Sử dụng Trình tạo truy vấn

1. Trên Ribbon, nhấp vào Tạo và nhấp vào Thiết kế biểu mẫu
2. Trong Trang Thuộc tính, nhấp vào tab Tất cả, sau đó nhấp vào Ghi Nguồn và nhấp vào nút dấu chấm lửng của nó
3. Trong hộp thoại Hiển thị Bảng, nhấp vào Sinh viên, nhấp vào Thêm và nhấp vào Đóng
4. Trong danh sách trên cùng, hãy nhấp đúp vào StudentNumber, FirstName, LastName, Gender và MajorID
5. Ở phía dưới cùng của cửa sổ, nhấp vào hộp Tiêu chí cho MajorID và nhập 1021

   

6. Trên Ruy-băng, nhấp vào nút Đóng
7. Khi được hỏi bạn có muốn lưu các thay đổi hay không, hãy nhấp vào Có
8. Lưu biểu mẫu với tên Sinh viên Khoa học Máy tính
9. Trên Ruy-băng, nhấp vào Thiết kế và nhấp vào Thêm trường Hiện có
10. Trong Danh sách Trường, hãy bấm đúp vào Số sinh viên, Tên đầu tiên, Tên họ và Giới tính
11. Trong phần Điều khiển của Ruy-băng, hãy nhấp vào hộp Tổ hợp và nhấp vào biểu mẫu
12. Trong trang đầu tiên của trình hướng dẫn, hãy đảm bảo rằng đài đầu tiên được chọn và nhấp vào Tiếp theo
13. Trong trang thứ hai của trình hướng dẫn, hãy nhấp vào Bảng:Chuyên ngành và nhấp vào Tiếp theo
14. Trong trang thứ 3 của trình hướng dẫn, nhấp đúp vào Chính và nhấp vào Tiếp theo
15. Trong trang thứ 4 của trình hướng dẫn, hãy nhấp vào Tiếp theo
16. Trong trang thứ 5 của trình hướng dẫn, hãy nhấp vào Tiếp theo
17. Trong trang thứ 6 của trình hướng dẫn, hãy nhấp vào mũi tên của hộp tổ hợp và chọn MajorID
18. Nhấp vào Tiếp theo và nhấp vào Kết thúc
19. Thiết kế biểu mẫu như sau:

    

20. Lưu biểu mẫu và đóng biểu mẫu
21. Đóng Microsoft Access