Sử dụng Microsoft Access với Power BI

Gần đây chúng tôi có một khách hàng muốn xem dữ liệu QuickBooks của anh ấy trong Power BI, nhưng khách hàng cũ không thể kết nối với khách hàng sau để lấy dữ liệu, vì vậy chúng tôi đã sử dụng cách xuất dữ liệu từ Quickbooks, sử dụng Access để dọn dẹp và cuối cùng tải lên vào PowerBI.com để các nhân viên khác có thể xem phân tích.

Phân tích dữ liệu QuickBook

Mặc dù PowerBI.com có ​​thể đọc dữ liệu QuickBooks trực tiếp, (xem https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-connect-to-quickbooks-online), khách hàng của chúng tôi cần các báo cáo không được bao gồm. Giải pháp mà chúng tôi cung cấp là cơ sở dữ liệu Access cho phép họ dễ dàng nhập dữ liệu của mình từ QuickBooks bằng cách sử dụng báo cáo QB được xuất sang CSV, sau đó yêu cầu Access dọn dẹp dữ liệu và hợp nhất nó với các bảng cục bộ để thu được kết quả cần thiết. Chúng tôi đã thêm mã vào Access sẽ tải lên dữ liệu từ tệp csv và lưu vào bảng truy cập được kết nối với PowerBI.com để báo cáo.

Sau khi cơ sở dữ liệu được thiết lập với dữ liệu cần thiết, chúng tôi đã cung cấp cho người dùng ứng dụng Power BI trên máy tính để bàn và tạo trang tổng quan với các hình ảnh bắt buộc và nguồn dữ liệu đến từ các bảng Access. Trong trường hợp này, khách hàng đang sử dụng 32bit Access, vì vậy chúng tôi đã cài đặt phiên bản 32bit của Power BI Desktop và cài đặt Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable.

Một trong những yêu cầu của khách hàng là theo dõi số giờ của nhân viên để đảm bảo họ đạt được mục tiêu của mình, mỗi người đều có mục tiêu hàng tuần nhưng họ cũng muốn xem tỷ lệ phần trăm mục tiêu trong một phạm vi ngày đã chọn, vì vậy, ví dụ:nếu mục tiêu là 32 mỗi tuần cho một nhân viên và các ngày được phân tích là hai tuần, mục tiêu phải là 64.

Bước 1:Thêm bảng ngày

Đầu tiên, chúng tôi cần một bảng ngày bao gồm mọi ngày trong năm dựa trên dữ liệu nhận được. Sử dụng nút Bảng mới trên tab mô hình hóa, chúng tôi có thể sử dụng biểu thức Dax để tạo bảng ngày dao động từ ngày sớm nhất đến ngày mới nhất trong bảng hoạt động. Trong PowerBI, chúng tôi đã sử dụng công thức sau:

Trong báo cáo của bạn, trong tab Mô hình hóa ở đầu cửa sổ Power BI, hãy chọn Bảng mới.

Bạn cần tạo cột đầu tiên của bảng là ngày. Thay thế Bảng bằng tên bảng của bạn và sau đó sử dụng chức năng LỊCH để đặt phạm vi ngày bạn muốn. Trong ví dụ của chúng tôi dưới đây, chúng tôi đang sử dụng ngày trong bảng tblTimeActive và Ngày hoạt động là tên của trường ngày. Chúng tôi đang chọn ngày tối thiểu làm ngày bắt đầu và ngày tối đa làm ngày kết thúc. Bằng cách sử dụng phương pháp này, ngày trong bảng ngày sẽ tăng lên khi chúng tôi nhập nhiều dữ liệu hơn vào tblTimeActiilities.

Ngoài ra, bạn có thể mã hóa ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mình bằng cách sử dụng tập lệnh sau:

Khi bạn có cột ngày, giờ đây bạn có thể thêm các cột khác liên quan đến ngày bắt buộc.

Trong ví dụ ở đây, chúng tôi đang trích xuất năm của ngày tháng. Các tùy chọn khác là:

Tháng =MONTH ((tblDates [Ngày]))

Tuần =WEEKNUM (tblDates [Ngày])

Bắt đầu tuần =tblDates [Date] + 1 - WEEKDAY (tblDates [Date])

Tên tháng =ĐỊNH DẠNG (tblDates [Ngày], “mmm”)

Bước tiếp theo là thêm một cột được tính toán sẽ cung cấp số ngày cho mỗi ngày:

CalculatedDays =DATEDIFF (tblDates [Ngày], TODAY (), DAY)

Bây giờ chúng ta cần tạo một số thước đo sẽ tính tổng mục tiêu dựa trên phạm vi ngày được chọn trên máy cắt.

1. Nhận số tuần trong phạm vi ngày:
   WeekCount =((MAX (tblDates [CalculatedDays]) - MIN (tblDates [CalculatedDays])) + 1) / 7

2. Tính toán Mục tiêu:
   BillableTarget =MAX (tblE Employees [TargetBillableHrs]) * [WeekCount]

Bước cuối cùng của dự án này sau đó là chia sẻ báo cáo với ban quản lý bằng Power BI dựa trên web trong Office 365. Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi chỉ cần xuất bản báo cáo lên web và sau đó chia sẻ báo cáo với những người dùng được chỉ định. Bây giờ vì dữ liệu không dựa trên đám mây, chúng tôi không thể tạo lịch làm mới mà không tạo kết nối cổng. trong trường hợp này vì họ đã thiết lập quy trình 3 bước hàng ngày cho người dùng chính, nên chỉ cần thêm bước 4:

1. Xuất tệp CSV từ Quickbooks.
2. Nhập dữ liệu vào Access.
3. Làm mới màn hình Power BI và xem lại các báo cáo.
4. Xuất bản lên Power BI Web.

Mẫu dữ liệu đã xuất từ ​​Sách nhanh

Báo cáo cuối cùng