Trong dự án phát triển Access của bạn, điều quan trọng là bạn phải xác định các ứng dụng Access quan trọng. Đây là những cơ sở dữ liệu Access rất quan trọng đối với sự thành công của dự án và doanh nghiệp của bạn nói chung. Nếu các ứng dụng này không hoạt động bình thường và bạn không biết cách khắc phục sự cố, điều đó có thể tạo ra các vấn đề nghiêm trọng về năng suất trong doanh nghiệp của bạn.
Để ngăn điều này xảy ra, chúng tôi đã tổng hợp một số bước đơn giản mà bạn có thể thực hiện để khắc phục sự cố và khắc phục sự cố.
Các bước xác định các ứng dụng quan trọng
Làm cách nào để bạn xác định một ứng dụng quan trọng ngay từ đầu và điều gì làm cho nó khác với các ứng dụng Access còn lại của bạn? Thực hiện theo các bước cơ bản sau để tìm ra các ứng dụng quan trọng trong sứ mệnh của bạn là gì.
- Tạo kho lưu trữ tất cả các tệp Access trên mạng của bạn kết thúc bằng ACCDB. Đây là loại tệp mặc định cho các tệp Access.
- Sắp xếp danh sách theo ngày sửa đổi lần cuối để xem tệp Access nào bạn đang sử dụng thường xuyên và tệp nào đã lâu không được truy cập. Các tệp dữ liệu (kết thúc bằng BE) có thể đã được truy cập gần đây hơn các tệp lập trình.
- Khi bạn đã có một danh sách có tổ chức, hãy đưa danh sách này đến từng bộ phận và yêu cầu họ cung cấp thêm thông tin về cơ sở dữ liệu dùng để làm gì, tác giả và chủ sở hữu là ai. Yêu cầu họ làm rõ điều gì họ cho là quan trọng và điều nào không.
Nếu bạn thực hiện các bước này, bạn có thể xác định tất cả các ứng dụng quan trọng đang được phát triển trong dự án của bạn. Bây giờ, có một số phương pháp nhất định bạn nên làm theo để đảm bảo rằng các ứng dụng này đang chạy như bình thường.
Các phương pháp hay nhất cho các ứng dụng quan trọng
- Chia từng cơ sở dữ liệu thành Giao diện người dùng và Giao diện người dùng - Giao diện người dùng chứa mã cho ứng dụng được lưu trữ cục bộ trên PC của mỗi người dùng. Back End với dữ liệu thô sẽ được lưu trữ trên mạng của bạn và được sao lưu hàng đêm.
- Tạo sơ đồ cơ sở dữ liệu cho mọi cơ sở dữ liệu đơn lẻ nếu bạn chưa có.
- Ghi lại kỹ lưỡng mã VBA và Macro.
- Ghi lại tất cả các thay đổi đối với hệ thống và sắp xếp chúng theo ngày và phiên bản. Giữ thông tin này trong một bảng.
- Thêm phiên bản và ngày phát hành vào biểu mẫu khởi động.
Ngoài các phương pháp cơ bản này, bạn cũng cần nói chuyện với chủ sở hữu và tác giả của cơ sở dữ liệu và hỏi một số câu hỏi chính:
- Tại sao nhiệm vụ của cơ sở dữ liệu lại quan trọng?
- Tại sao các hệ thống doanh nghiệp hiện tại không phù hợp?
- Hiện tại có lỗi hoặc sự cố tốc độ nào ảnh hưởng đến hệ thống không? Có khả năng xảy ra các vấn đề tương tự khi hệ thống phát triển không? Xin lưu ý rằng Access có giới hạn kích thước 2GB và các ứng dụng sẽ chậm lại khi bạn đến gần mức này.
Thực hiện bảo trì liên tục
Quản lý đúng cách các ứng dụng quan trọng có nghĩa là thực hiện bảo trì liên tục để tránh lỗi. Tốt nhất, bạn nên thực hiện định kỳ thu gọn và sửa chữa Back End 3 hoặc 6 tháng một lần. Bạn cũng nên thực hiện bảo trì bất cứ khi nào bạn nhận thấy bất kỳ vấn đề nào với cơ sở dữ liệu, cho dù nhỏ đến mức nào.
Hỗ trợ nhân viên
Access là một công cụ mạnh mẽ khi nó được sử dụng hết tiềm năng. Nhân viên của bạn sẽ làm việc với Access vô thời hạn, vì vậy hãy hỗ trợ họ khi họ học cách sử dụng các ứng dụng quan trọng và phát triển chúng trong tương lai.
Nếu bạn xác định một ứng dụng quan trọng khi nó gặp sự cố hoặc một nhà phát triển chủ chốt rời khỏi doanh nghiệp, thì đã quá muộn. Thiệt hại cho công việc kinh doanh của bạn và năng suất bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Nhưng nếu nhóm CNTT của bạn làm việc hiệu quả và họ làm việc giữa các phòng ban để xác định và quản lý các ứng dụng Access quan trọng cho sứ mệnh, doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục gặt hái những lợi ích của Access trong nhiều năm tới.
Bạn đang tìm kiếm trợ giúp về việc quản lý các ứng dụng quan trọng trong Microsoft Access?
Hãy liên hệ ngay hôm nay để thảo luận về các dự án Access mới và hiện có của bạn với nhóm giàu kinh nghiệm của chúng tôi. Chúng tôi có thể đưa ra lời khuyên rằng bạn cần quản lý các ứng dụng quan trọng trong sứ mệnh của mình theo cách hiệu quả nhất có thể, để Microsoft Access phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
