7 cách Microsoft Access có thể giúp doanh nghiệp của bạn

Hầu hết mọi doanh nghiệp trên thế giới đều sử dụng Microsoft Excel. Để tạo bảng tính đơn giản, đây có lẽ là phần mềm tốt nhất trên thế giới. Nhưng khi một công ty phát triển và các bảng tính trở nên phức tạp hơn, Excel sẽ cho thấy những hạn chế của nó. Đây là nơi xuất hiện của Microsoft Access.

Khi công ty của bạn đang quản lý các tập dữ liệu lớn, có thể đã đến lúc bắt đầu xem xét việc di chuyển dữ liệu của bạn sang Access. MS Access là một chương trình phần mềm tuyệt vời có thể hợp lý hóa công việc kế toán, quản lý sản phẩm của bạn và hơn thế nữa.

Dưới đây là 7 cách Microsoft Access có thể hỗ trợ các chức năng kinh doanh của bạn:

1. Dễ dàng phát triển cơ sở dữ liệu tùy chỉnh

Chức năng chính của Microsoft Access là tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Chức năng ấn tượng cho phép bạn làm việc với các bộ dữ liệu lớn và lưu giữ thông tin theo cách có cấu trúc. Cho dù bạn đang làm việc với dữ liệu khách hàng hay của riêng bạn, điều này có thể cực kỳ quan trọng đối với cả bảo mật và quản lý thời gian.

Tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh có thể cực kỳ hữu ích cho nhiều quy trình kinh doanh bao gồm quản lý thời gian tồn kho, quản lý dự án, v.v. Microsoft Access Development là giải pháp linh hoạt nhất để tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn. Thay vì mua một giải pháp ngoài giá kệ có thể không phù hợp với hóa đơn, các công ty có thể tạo ra một giải pháp tùy chỉnh hoạt động chính xác theo cách họ cần.

Microsoft Access đi kèm với rất nhiều mẫu tuyệt vời để bạn lựa chọn, hãy xem và xem một trong số chúng có thể giúp được gì không, hãy lưu ý rằng chúng có thể được sửa đổi khi cần thiết hoặc mạnh mẽ hơn với các tính năng tùy chỉnh bằng mã VBA.

2. Duy trì tính nhất quán

Khi làm việc với dữ liệu, điều quan trọng là phải duy trì tính nhất quán. Với Microsoft Access, bạn có thể giảm thiểu mọi mâu thuẫn hoặc lỗi do lỗi của con người. Điều này là nhờ vào khả năng tự động hóa các quy trình trong Access. Thay vì ghi dữ liệu bằng tay, Access có thể lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và thậm chí xác định sự khác biệt trong dữ liệu. Ví dụ:nếu doanh nghiệp của bạn thực hiện trung bình 200 lần bán hàng một ngày và sau đó đột nhiên có 2000 lần được ghi nhận, bạn có thể tìm hiểu bằng truy vấn Access.

Kế toán là một trong những quy trình kinh doanh mà tính nhất quán là yếu tố quan trọng. Trong suốt năm, các con số của một doanh nghiệp cần được ghi lại một cách chính xác và nhất quán. Khi dữ liệu này được ghi lại trong Excel (hoặc chương trình bảng tính khác), có khả năng xảy ra lỗi rất lớn do con người gây ra. Sử dụng Access có thể loại bỏ nguy cơ lỗi do con người này thông qua tự động hóa.

3. Bảo mật với SQL Server Express miễn phí

Khi được ghép nối với máy chủ SQL Server Express miễn phí của Microsoft, dữ liệu của bạn được bảo vệ khỏi những con mắt tò mò:

• Bảo vệ dữ liệu :Bạn có thể giới hạn ai xem bảng nào, chỉ cho phép nhân viên được ủy quyền xem thẻ tín dụng nên số an sinh xã hội.
• Quyền của người dùng: Nếu bạn ghép nối SQL Server với các nhóm Active Directory, bạn có thể sử dụng mã để cấp cho các nhóm người dùng cụ thể quyền đối với các phần nhất định của hệ thống. Ví dụ:bạn có thể giới hạn các tính năng quản trị chỉ với nhóm quản trị viên.
• Mã hóa Dữ liệu: SQL Server cũng có thể thực thi mã hóa giữa máy chủ và Access, tránh bị kẻ gian tấn công.

4. Khả năng tiếp cận

Microsoft Access cũng tương đối dễ sử dụng. Đối với người dùng MS Office hiện tại, giao diện rất trực quan. Tuy nhiên, để xây dựng cơ sở dữ liệu phức tạp, nhân viên sẽ yêu cầu một số khóa đào tạo. Tính đơn giản và khả năng mở rộng của MS Access đều là những lợi ích to lớn - nó có thể được sử dụng bởi tất cả mọi người từ nhân viên chưa qua đào tạo đến các chuyên gia tư vấn Microsoft Access.

Một lợi ích khác của Microsoft Access là bạn có thể sử dụng nó trên cả máy tính Windows và Mac. Tuy nhiên, để làm điều này, bạn sẽ phải sử dụng một máy tính để bàn từ xa.

5. Cơ sở dữ liệu sản phẩm

Microsoft Access là một nền tảng tuyệt vời để sử dụng để lưu trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ cần tạo các bảng tính phức tạp hơn chứa thông tin sản phẩm và số liệu bán hàng. Bạn không thể mong đợi tất cả nhân viên của mình nhớ những cái tên dài dòng, mô tả hoặc mã liên quan đến từng mục trong cơ sở dữ liệu. Đây là lúc Microsoft Access phát huy tác dụng - nó cho phép người dùng tìm kiếm các mục theo tên, mã hoặc mô tả và thậm chí xuất dữ liệu sang bảng tính Excel. Điều này cũng hữu ích để theo dõi lượng hàng tồn kho.

6. Dễ dàng di chuyển cơ sở dữ liệu

Microsoft Access là phần mềm cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới và nó đã ra đời từ năm 1992. Điều đó có nghĩa là các nhà phát triển đã có nhiều thời gian để làm cho nó thân thiện với người dùng. Thiết kế thân thiện với người dùng này mở rộng quá trình lưu trữ dữ liệu thực tế thành các tác vụ phức tạp hơn như di chuyển dữ liệu. Bạn có thể dễ dàng di chuyển tập dữ liệu từ các chương trình cơ sở dữ liệu khác và sử dụng các công cụ dữ liệu của Microsoft như SQL Server.

7. Hiệu quả về Chi phí

Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, nó sẽ cần lưu trữ nhiều dữ liệu hơn. Việc thuê một công ty bên thứ ba để quản lý bộ nhớ dữ liệu của bạn có thể tốn kém, vì vậy sẽ tiết kiệm chi phí hơn nếu bạn lưu trữ tại nhà. Điều đó có nghĩa là bạn cần phần mềm lưu trữ dữ liệu. Microsoft Access không chỉ là một trong những phần mềm tốt nhất mà còn là một trong những phần mềm có giá cả phải chăng nhất. Đầu tiên, nó đi kèm với một thẻ giá cả phải chăng, có nghĩa là các doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào cũng có thể mua được. Ngoài ra, các bản cập nhật được phát hành hàng năm để bạn có thể tiếp tục sử dụng phiên bản Access mới nhất miễn phí.

Bạn có thể đã trả tiền cho một phiên bản MS Office chuyên nghiệp, có nghĩa là bạn không cần phải chi thêm tiền cho Access. Cùng với những lợi ích khác trong bài viết này, khả năng chi trả của MS Access khiến các giải pháp thay thế khó có thể cạnh tranh được.

Cần lời khuyên về Microsoft Access?

Tại Chuyên gia Access, chúng tôi có kiến ​​thức rộng về cả Microsoft Access và Microsoft SQL Server. Chúng tôi có thể trợ giúp mọi thứ, từ tích hợp Access SQL đơn giản đến các tác vụ Access phức tạp hơn.

Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.