Tiếp tục loạt bài Mẹo - Thủ thuật &Nguyên tắc với Microsoft Access, chúng tôi chia sẻ một số mục bổ sung. Các bài viết đang diễn ra sẽ tiếp tục tập trung vào các bảng trong cơ sở dữ liệu Access.
Bảng Cơ sở dữ liệu và Mối quan hệ Bảng
Chính xác thì các mối quan hệ trong bảng cơ sở dữ liệu là gì và tại sao bạn muốn sử dụng chúng? Thiết kế một cơ sở dữ liệu với nhiều bảng có thể đặc biệt khó khăn. Bạn không chỉ phải xác định tất cả các bảng cơ sở dữ liệu mà việc hiểu khái niệm cơ sở dữ liệu bao gồm nhiều bảng là một công việc khó khăn.
Một số người từ bỏ việc cố gắng làm điều này và nhanh chóng bị thu hút bởi MS Excel. Chẳng bao lâu sau, họ thấy mình trong cơn ác mộng về bảng tính khi có nhiều bảng tính được liên kết với nhau trên phạm vi rộng lớn của một mạng chia sẻ. Các cá nhân điều hướng đến Excel vì họ không có thời gian hoặc kiến thức để xây dựng cơ sở dữ liệu Access.
Vì vậy, giả sử bạn muốn xây dựng cơ sở dữ liệu trong Access, thì cửa sổ mối quan hệ bảng trong Access có thể cực kỳ hữu ích. Ý kiến chuyên môn của tôi là không tạo bất kỳ thứ gì trong cơ sở dữ liệu của bạn cho đến khi bạn có thể vạch ra tất cả các mối quan hệ bằng cách sử dụng tính năng này. Trong hình bên dưới, chúng ta thấy mối quan hệ tiêu chuẩn giữa khách hàng và đơn đặt hàng.
Bài viết này sẽ tập trung vào mối quan hệ “một với nhiều”. Mối quan hệ này có nghĩa là gì và nó được sử dụng như thế nào? Trong ví dụ trên, thông tin khách hàng được lưu trữ dưới dạng “ một Mối quan hệ ”và các đơn đặt hàng được lưu trữ dưới dạng“ nhiều " mối quan hệ. Tại sao bạn muốn lưu trữ thông tin khách hàng nhiều hơn một lần? Các đơn đặt hàng hoặc nhiều bên sẽ chỉ lưu trữ ID Khách hàng nhiều hơn một lần vì một khách hàng có thể đặt hàng nhiều lần.
Ví dụ, nếu một công ty sơn lót đường lái xe làm cản trở đường lái xe của bạn. Trong trường hợp này, khách hàng được lưu trong bảng khách hàng và tất cả các chi tiết về áo dấu / đơn đặt hàng sẽ được lưu trong bảng đơn đặt hàng.
Hai năm kể từ lớp sơn lót đầu tiên, đường lái xe sẽ cần được vá lại. Khách hàng đã có trong cơ sở dữ liệu, do đó, một đơn đặt hàng mới được tạo cho cùng một khách hàng. Trong biểu mẫu dưới đây, chế độ xem các đơn đặt hàng cho thấy sự phát triển cuối cùng sau khi các bảng được tạo.
Trong ví dụ trên, thông tin công việc của khách hàng là thành phần chính của mối quan hệ một-nhiều. Nếu cần một công việc mới cho cùng một khách hàng, tất cả những gì người dùng làm là chọn nút công việc mới trong sơ đồ bên dưới.
Khi công việc mới được thêm vào, màn hình tóm tắt khách hàng sẽ thay đổi để phản ánh công việc thứ 2 cho cùng một khách hàng. Xem sơ đồ dưới đây.
Vì vậy, điều này đưa chúng ta trở lại các mối quan hệ trong bảng, nhưng cũng thu hẹp khoảng cách lý do tại sao bạn thiết lập các mối quan hệ ngay từ đầu.
Hình trên là kết quả của việc tạo các bảng và biểu mẫu. Hình dưới đây là nơi nó bắt đầu khi bạn thiết lập các mối quan hệ bảng để bắt đầu. ID Khách hàng trong bảng khách hàng khớp với một đơn hàng trong bảng Đơn hàng.
Mẹo - Không bao giờ bắt đầu tạo bất kỳ biểu mẫu nhập cơ sở dữ liệu nào trong cơ sở dữ liệu Access cho đến khi bạn đã vạch ra tất cả cấu trúc bảng trước.
Các mục phụ trong sơ đồ dưới đây bao gồm:
- Thực thi tính toàn vẹn tham chiếu - Một đơn đặt hàng không thể được nhập vào bảng đơn đặt hàng cho đến khi khách hàng đó được tạo trước. Điều này ngăn không cho tạo ra các đơn hàng “bị mất” mà không có khách hàng.
- Các trường liên quan được cập nhật theo tầng - Nếu giá trị trường ID khách hàng thay đổi trong bảng khách hàng, tất cả các giá trị ID khách hàng được liên kết cũng sẽ thay đổi trong bảng đơn đặt hàng. Điều này phổ biến hơn trong cơ sở dữ liệu có số sản phẩm hoặc giá trị id nhân viên thay đổi.
- Xếp tầng Xóa các Bản ghi Liên quan - Nếu bạn xóa một khách hàng, tất cả các đơn hàng được liên kết cũng sẽ bị xóa. Một lần nữa, điều này ngăn không cho các bản ghi “thất lạc” hoặc “Mồ côi” được để lại một mình trong các bảng phía dưới.
Tóm lại, việc thiết kế một cơ sở dữ liệu với nhiều bảng không phải là một việc dễ dàng. Tuy nhiên, nó có thể được thực hiện với rất nhiều nghiên cứu và làm việc chăm chỉ, nó có thể được thực hiện. Đó thực sự là một câu đố mà bạn phải giải quyết và tất cả các mảnh ghép ở ngay trước mắt bạn khi nói đến việc theo dõi dữ liệu trong các quy trình hàng ngày của bạn.
Nếu bạn gặp khó khăn khi biết cách bắt đầu với Microsoft Access, hãy liên hệ với Arkware ngay hôm nay nếu bạn có nhu cầu về cơ sở dữ liệu.
