Rất nhiều doanh nghiệp sử dụng Microsoft Excel để quản lý dữ liệu của họ, nhưng họ không biết mình đang thiếu gì khi không nâng cấp lên cơ sở dữ liệu! Bảng tính có thể trông tương tự như cơ sở dữ liệu, nhưng bảng tính gần như không mạnh mẽ bằng một bảng tính. Thêm vào đó, việc lấy thông tin vào và ra khỏi bảng tính thường tẻ nhạt và rườm rà. Cần phải nhập nhiều dữ liệu thủ công và điều này làm tăng nguy cơ xảy ra sai sót.
Nếu bạn đang muốn nâng cấp từ Microsoft Excel lên Microsoft Access, bạn đang đưa ra một lựa chọn tuyệt vời sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn an toàn và hiệu quả hơn. Dưới đây, chúng tôi chia sẻ một số mẹo về cách thấy lợi tức lớn nhất từ cơ sở dữ liệu Access của bạn.
MS Access thân thiện với người dùng. Bạn có thể sử dụng nó mà không cần phải học một ngôn ngữ lập trình.
Microsoft Access khả dụng với đăng ký Office của bạn và bạn không cần học ngôn ngữ lập trình để sử dụng. Access được coi là một ứng dụng cơ sở dữ liệu phi kỹ thuật thân thiện với người dùng bình thường. Trên thực tế, bạn có thể sử dụng nó để tạo ứng dụng mà không cần nền tảng về mã hóa.
Chúng tôi khuyên bạn nên đi sâu vào Access và thử nghiệm các tính năng để giúp bạn làm quen với sự khác biệt giữa cơ sở dữ liệu và bảng tính. Tuy nhiên, đừng dành thời gian cố gắng học một ngôn ngữ lập trình mới. Điều này không cần thiết để sử dụng các chức năng cơ bản của Microsoft Access.
Chỉ sử dụng số lượng bảng mà ứng dụng của bạn yêu cầu.
Không có số lượng bảng “phù hợp” mà bạn cần trong ứng dụng của mình. Sử dụng số lượng thích hợp - không nhiều hơn, không ít hơn. Người dùng cơ sở dữ liệu mới bắt đầu có xu hướng sử dụng quá ít bảng và cuối cùng cố gắng nhồi nhét quá nhiều thông tin vào một nơi duy nhất. Mặt khác, một số người dùng tạo ra hàng tá cơ sở dữ liệu, khi họ thực sự chỉ cần một vài cơ sở dữ liệu.
Tránh dữ liệu lặp lại và dư thừa.
Một điều khác mà bạn muốn tránh là lặp lại dữ liệu trong một bảng. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ xử lý dữ liệu lặp lại bằng cách chia nó thành một bảng riêng biệt. Vì vậy, nếu bạn thấy mình đánh số các tên trường như Mục 1, Mục 2, Mục 3 , v.v., tạo một bảng riêng biệt để lưu trữ dữ liệu.
Trường hợp dữ liệu dư thừa cũng vậy - hãy tránh! Dữ liệu thừa không cần thiết phải có trong cơ sở dữ liệu của bạn và nó thực sự có thể làm hỏng dữ liệu của bạn. Ví dụ:nếu bạn lưu tên khách hàng trong hai bảng và chỉ cập nhật một trong các bảng, thì dữ liệu không còn đáng tin cậy nữa.
Sử dụng quy ước đặt tên để tránh nhầm lẫn.
Khi bạn chọn một quy ước đặt tên cho các đối tượng cơ sở dữ liệu của mình, bạn nên tuân theo quy ước đó để tránh nhầm lẫn. Bằng cách này, tất cả các bảng cơ sở dữ liệu, cột, ràng buộc và các đối tượng khác sẽ được đặt tên theo một cách nhất quán và đáng tin cậy. Tin tốt là bạn có thể chọn bất kỳ quy ước đặt tên nào bạn muốn (trong phạm vi lý do) - điều quan trọng là phải nhất quán.
Chỉ sử dụng giá trị rỗng khi bạn cần.
Nulls thường được sử dụng quá mức. Mục đích thực sự của việc sử dụng null là khi một trường thông tin thực sự chưa được biết đến. Điều này khác với một trường cần được để trống. Ví dụ:khi điền vào dòng Địa chỉ 1 và Địa chỉ 2 trên bảng, dòng Địa chỉ 2 thường được để trống. Tuy nhiên, "trống" là một giá trị đã biết, vì vậy bạn không cần đặt null.
Tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn Microsoft Access.
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn có chuyên gia công nghệ của Microsoft để tham khảo ý kiến. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và thay đổi, nhu cầu cơ sở dữ liệu của bạn cũng có thể. Điều quan trọng là cơ sở dữ liệu của bạn luôn hoạt động cho bạn và cung cấp cho bạn dữ liệu nhất quán, an toàn. Bằng cách hợp tác với một nhóm chuyên gia cơ sở dữ liệu, bạn có thể nhận được nhiều giá trị nhất từ cơ sở dữ liệu của mình.
Arkware cung cấp dịch vụ hỗ trợ và thay thế Microsoft Access cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Lên lịch tư vấn miễn phí của bạn để thảo luận về nhu cầu cơ sở dữ liệu của bạn.
