Điều đó không bình thường — chuẩn hóa các bảng Access trống
Một trong những điều khó nhất phải làm (nhưng quan trọng nhất khi xây dựng cơ sở dữ liệu) là xây dựng cấu trúc bảng đúng cách. Quá trình này được gọi là chuẩn hóa. Một cơ sở dữ liệu chuẩn hóa đúng cách không bao giờ được chỉ có một bảng chứa thông tin thừa. Xem xét bảng sau:| Khách hàng | Địa chỉ | Thành phố | Trạng thái | Zip | Điện thoại |
| Jones | 125 Phố Chính | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-1244 |
| Jones | 125 Phố Chính | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-7890 |
| Smith | 1542 Jones Hwy | Laramie | WY | 82051 | 307-555-5412 |
| Wilson | 78 Vòng tròn Smith | Jones | CA | 90000 | 451-555-8645 |
Nếu bạn gặp sự cố khi chuẩn hóa các bảng trống, hãy điền vào mỗi bảng từ năm đến mười bản ghi. Việc xem các bảng có dữ liệu thường giúp phát hiện các vấn đề chuẩn hóa dễ dàng hơn.
Dưới đây là cách bắt đầu chuẩn hóa bảng của bạn:- Kiểm tra từng bảng vì nó hiện đang được cấu trúc. Bạn có đang lặp lại bất kỳ thông tin nào một cách không cần thiết (như bạn đã thấy với địa chỉ và tên khách hàng trước đó) không?
- Nếu bạn có thông tin trùng lặp, hãy xác định lý do bạn lặp lại thông tin đó (ví dụ:nhiều số điện thoại cho một khách hàng).
- Chia một bảng thành hai bảng để loại bỏ phần dư thừa.
- Lặp lại các Bước từ 1 đến 3 cho mỗi bảng cho đến khi loại bỏ hết phần dư thừa.
Bạn có thể thấy rằng việc tách một bảng thành hai bảng vẫn không loại bỏ tất cả các phần dư thừa trong một bảng. Trong trường hợp đó, hãy tiếp tục chia nhỏ các bảng cho đến khi hết phần dư thừa.
Bạn nhập 73.725, nhưng Access thay đổi nó thành 74
Tự động làm tròn có thể làm bạn thất vọng vì ánh sáng ban ngày đang sống, nhưng việc sửa chữa nó rất dễ dàng. Theo mặc định, Access đặt tất cả các trường số để chấp nhận số nguyên dài. Như bạn có thể nhớ từ những ngày học toán trung học của mình, một số nguyên là số nguyên âm hoặc dương. Để phù hợp với số thập phân, bạn thay đổi cài đặt kích thước trường để nó chấp nhận số thập phân. Đây là cách thực hiện:- Mở bảng trong dạng xem Thiết kế, sau đó nhấp vào trường không hợp tác.
- Trên tab Chung của vùng Thuộc tính ở cuối màn hình, nhấp vào hộp Kích thước Trường.
- Nhấp vào mũi tên xuống ở cuối hộp, sau đó chọn Đơn, Đôi hoặc Thập phân từ trình đơn thả xuống xuất hiện.
- Lưu bảng và sự cố làm tròn tự động của bạn đã kết thúc.
Để biết chi tiết về sự khác biệt giữa các kích thước trường Đơn, Đôi và Thập phân, hãy nhấn phím F1 khi ở trong hộp thuộc tính Kích thước Trường. Màn hình Trợ giúp cung cấp mô tả chi tiết về từng kích thước trường, những con số mà nó sẽ chứa và lượng không gian dành cho kích thước đó. Quyền truy cập yêu cầu kết nối Internet để sử dụng hệ thống trợ giúp của nó.
Các từ đang thay đổi — vấn đề với Access AutoCorrect
Đôi khi những tính năng “hữu ích” đó trong Access có thể trở thành một mối phiền toái. Một tính năng như vậy được gọi là AutoCorrect. Bạn có thể quen thuộc với nó từ Microsoft Word, nơi nó thường là một điều tuyệt vời. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu thường chứa các từ viết tắt, số bộ phận và những thứ tương tự. AutoCorrect có thể có một ngày thực địa với những “từ” như vậy. Bạn thậm chí có thể không nhận ra điều đó khi nhập dữ liệu của mình.
Bạn có hai lựa chọn để giải quyết vấn đề này.
- Hoàn tác các hiệu ứng của Tự động sửa khi chúng xảy ra. Nhấn Ctrl + Z ngay sau khi AutoCorrect đã làm hỏng mục nhập dữ liệu của bạn. Access đưa dữ liệu trở lại như cách bạn đã nhập. Thật không may, để điều này hoạt động, bạn thực sự phải nhận thấy rằng Access đã thay đổi những gì bạn đã nhập.
- Tắt hoàn toàn Tự động sửa. Để tắt tính năng Tự động sửa, hãy làm theo các bước sau:
1. Nhấp vào tab Tệp ở góc trên bên trái của màn hình Access.
2. Nhấp vào nút Tùy chọn trong trình đơn ở bên trái màn hình.
Hộp thoại Tùy chọn Access sẽ xuất hiện.
3. Nhấp vào Kiểm lỗi từ danh sách ở bên trái.
Lựa chọn hiệu đính của bạn sẽ xuất hiện.
4. Nhấp vào nút Tùy chọn Tự động sửa.
Hộp thoại Tự động Sửa xuất hiện.
5. Bỏ chọn một số hoặc tất cả các hộp kiểm trong hộp thoại Tự động sửa.
Bạn có thể tắt một số hoặc tất cả các tính năng Tự động sửa, tùy thuộc vào những gì Tự động sửa đang làm phiền bạn hiện tại. Bỏ chọn tùy chọn Replace Text as You Type nếu bạn không muốn Access để “sửa” “lỗi chính tả” cho bạn.
6. Nhấp OK hai lần để lưu các thay đổi của bạn.
Giờ đây, bạn có thể nhập chính xác văn bản sự cố của mình mà không có sự can thiệp của Tự động sửa và giữ nguyên văn bản khi bạn nhập.
Đã ở đó và bây giờ nó đã biến mất — dữ liệu vô tình bị xóa trong Access
Bạn có thể đã nghe điều này rất nhiều trong nhiều năm:“Cơ sở dữ liệu đã xóa hồ sơ của tôi!” Chà, tôi có tin cho bạn:Cơ sở dữ liệu sẽ không hoạt động gì nếu không có con người của chúng tôi chỉ huy. Và con người có thể mắc một số sai lầm:- Xóa do tình cờ: Có một số cách để xóa một bản ghi vô tình. Thông thường, một phím tắt cho Delete được nhấn, chẳng hạn như Ctrl + - (xóa bản ghi) hoặc Ctrl + X (cắt).
Lệnh Hoàn tác (Ctrl + Z) sẽ không đảo ngược việc xóa bản ghi.
- Lỗi dữ liệu: Bản ghi có thể xuất hiện bị xóa nếu ai đó vô tình thay đổi một phần thông tin đặc biệt quan trọng. Ví dụ:giả sử bản ghi được đề cập có ngày đặt hàng là 15/12/19 và ai đó vô tình thay đổi ngày thành 15/12/09. Ngày đặt hàng không như dự kiến, vì vậy, hồ sơ có thể đã bị xóa.
- Nếu một lỗi dữ liệu khiến bản ghi dường như bị xóa, thì có một số cách khắc phục có thể thực hiện như được nêu trong các phần sau.
Hoàn tác
Không hoảng loạn. Trước khi làm bất cứ điều gì khác, hãy nhấn Ctrl + Z. Đó là lệnh Hoàn tác. Nếu kỷ lục quay trở lại, bạn thật may mắn. Hoàn tác đảo ngược các lỗi nhập dữ liệu có thể khiến bản ghi có vẻ như bị xóa. Tuy nhiên, điều này sẽ chỉ hoạt động nếu bạn Hoàn tác ngay sau khi lỗi nhập dữ liệu xảy ra.
Tìm kiếm bản ghi còn thiếu
Nếu bạn thử lệnh Hoàn tác và bản ghi không quay lại, thì vẫn có khả năng lỗi nhập dữ liệu đang ẩn nó bằng cách đặt nó ở nơi bạn không mong đợi. Mở bảng có chứa bản ghi và tìm kiếm nó theo một cách nào đó khác với cách bạn thường làm. Tìm kiếm bất cứ điều gì khác thường trên các bản ghi tương tự. Dưới đây là một số ví dụ:- Nếu bạn thường tìm kiếm đơn đặt hàng theo ngày, hãy tìm kiếm theo khách hàng. Xem liệu đơn đặt hàng tương tự như đơn hàng bị thiếu có tồn tại cho khách hàng đó không và có ngày khác thường (giả sử cùng tháng và ngày với đơn hàng bị thiếu nhưng sai năm).
- Thử xem xét tất cả các đơn đặt hàng vào ngày được đề cập để xem liệu khách hàng trên mỗi đơn đặt hàng có đúng không. Có thể khách hàng đã vô tình bị thay đổi theo đơn đặt hàng bị thiếu.
Khôi phục sao lưu
Nếu bạn không thể tìm thấy bản ghi ở bất kỳ đâu, hãy sao chép bản ghi từ bản sao lưu của tệp cơ sở dữ liệu.Giải pháp này chỉ hoạt động nếu bạn đã sao lưu cơ sở dữ liệu của mình kể từ khi bản ghi được thêm vào ban đầu. Nếu bạn sao lưu vào ban đêm và bản ghi được nhập trong cùng ngày bị mất, bản ghi đó sẽ không có trong bản sao lưu của bạn.
Bạn chạy truy vấn Access, nhưng kết quả không như mong đợi
Viết truy vấn là một hình thức nghệ thuật. Ngay cả các chuyên gia thỉnh thoảng cũng rối tung lên. Dưới đây là một số giải pháp phổ biến cho kết quả truy vấn không mong muốn:- Kiểm tra tiêu chí về độ chính xác. Chỉ một thao tác gõ phím không đúng chỗ là tất cả những gì cần thiết để biến truy vấn của bạn thành một kết quả tồi tệ. Kiểm tra tiêu chí của bạn để tìm lỗi chính tả hoặc lỗi cú pháp - rồi chạy lại truy vấn.
- Thử thuộc tính Giá trị duy nhất. Bạn đã bao giờ thấy hai bản sao của mỗi bản ghi trong kết quả truy vấn của mình khi bạn chỉ mong đợi một bản sao chưa? Cách khắc phục nhanh thường đến từ việc sử dụng thuộc tính Giá trị duy nhất. Thuộc tính này yêu cầu Access dừng với việc nhân đôi, đã - và, nếu kết quả truy vấn chứa một nhóm các bản sao chính xác, chỉ trả về một hàng từ nhóm. Dưới đây là cách sử dụng thuộc tính này:
1. Mở truy vấn vấn đề trong dạng xem Thiết kế.
Tab Thiết kế trên Ruy-băng xuất hiện.
2. Nhấp vào nút Trang thuộc tính từ nhóm Hiển thị / Ẩn ruy-băng của tab.
Cửa sổ Trang thuộc tính mở ra bên phải lưới truy vấn.
3. Nhấp vào vùng màu xám giữa danh sách trường ở nửa trên của lưới truy vấn.
Trang Thuộc tính bây giờ sẽ hiển thị Thuộc tính Truy vấn. (Nhìn ngay dưới thanh tiêu đề của Bảng thuộc tính để xác nhận điều này.)
4. Nhấp vào hàng Giá trị duy nhất của Trang tính thuộc tính.
Mũi tên danh sách thả xuống xuất hiện ở cuối hàng Giá trị duy nhất.
5. Chọn Có từ danh sách thả xuống và chạy truy vấn.
Việc nhân đôi sẽ biến mất.
- Sửa logic lựa chọn. Việc tung ra một loạt các kết nối VÀ và HOẶC trong một truy vấn có thể nhanh chóng làm rối tung ngay cả những nhà thiết kế cơ sở dữ liệu khó nhất.
- Sửa các mối quan hệ trong bảng. Nếu kết quả truy vấn của bạn hiển thị cách quá nhiều bản ghi và truy vấn sử dụng hai hoặc nhiều bảng, các mối quan hệ không phù hợp (còn gọi là phép nối) là nguyên nhân có thể xảy ra.
- Kiểm tra các loại quan hệ bảng. Nếu truy vấn của bạn liên quan đến hai hoặc nhiều bảng và bạn nhận được ít bản ghi hơn mong đợi, thì các mối quan hệ bảng không chính xác là nguyên nhân có thể xảy ra. Ví dụ:nếu bạn có cơ sở dữ liệu nhập đơn đặt hàng và chạy truy vấn liệt kê tất cả khách hàng và đơn đặt hàng của họ, theo mặc định, bạn sẽ chỉ thấy những khách hàng đã đặt hàng. Để xem tất cả khách hàng, cho dù họ đã đặt hàng hay chưa, hãy làm như sau:
1. Trong dạng xem Thiết kế, nhấp chuột phải vào liên kết (đường nối hai bảng) và chọn Tham gia Thuộc tính từ trình đơn xuất hiện.
2. Kiểm tra các loại liên kết được cung cấp và chọn loại liên kết có nội dung như “Bao gồm TẤT CẢ các bản ghi từ 'Khách hàng' và chỉ những bản ghi từ 'Đơn hàng' trong đó các trường đã tham gia là bình đẳng ”.
Văn bản thực tế mà bạn nhìn thấy khác nhau tùy theo tên bảng của bạn. Để truy vấn những người đam mê, đây được gọi là liên kết bên ngoài. Rất tuyệt.
3. Nhấp vào OK và chạy truy vấn.
Bây giờ, bạn sẽ có tất cả bản ghi từ bảng Khách hàng cho dù có hay không có bản ghi tương ứng trong bảng Đơn hàng.
Nếu truy vấn của bạn liên quan đến một số tiêu chí, một số trường được tính toán và nhiều mối quan hệ, hãy thử chia nhiệm vụ thành nhiều bước nhỏ hơn thay vì cố gắng giải quyết vấn đề cùng một lúc. Phương pháp tiếp cận từng bước cho phép bạn tập trung vào từng phần, từng phần một, đảm bảo mỗi phần hoạt động hoàn hảo trước khi chuyển sang phần tiếp theo.
Nếu truy vấn của bạn vẫn không hoạt động cho dù bạn làm gì, hãy nhờ người khác xem. Tôi thường làm việc với một vấn đề truy vấn hóc búa trong nhiều giờ, cho người khác xem và nghe những lời kỳ diệu đó:“Thật đơn giản. Chỉ cần làm điều này. ” Và vấn đề được giải quyết. Có một cái nhìn mới mẻ về vấn đề thường giải quyết mọi việc nhanh chóng.
Hộp thoại Tham số đáng sợ trong Access
Tại một số điểm, khi mở truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn sẽ thấy hộp thoại Tham số khi bạn không muốn thấy hộp thoại Tham số. Bạn có ném tay lên không trung và nguyền rủa vũ trụ? Dĩ nhiên là không! Bất cứ khi nào bạn nhìn thấy hộp thoại Tham số một cách bất ngờ (bạn có thể cố ý đặt chúng), điều đó có nghĩa là Access không thể tìm thấy trường được tham chiếu bởi biểu mẫu hoặc báo cáo hoặc truy vấn đằng sau biểu mẫu hoặc báo cáo. Giả sử rằng vấn đề là với một báo cáo. Để khắc phục sự cố, hãy bắt đầu với truy vấn đằng sau báo cáo. Mở truy vấn đó trong dạng xem Biểu dữ liệu và xem bạn có nhận được tham số hay không. Nếu bạn làm vậy, lĩnh vực đó đang yêu cầu là gì? Trường đó là trường mà Access không thể tìm thấy. Vì vậy, hãy chuyển truy vấn sang dạng xem Thiết kế và tìm cột có trường mà Access không thể tìm thấy. Trường vấn đề thường là trường Tính toán tham chiếu đến các trường khác. Mỗi trường và tên bảng có được viết đúng chính tả không? Nếu không, hãy sửa các lỗi chính tả. Mỗi trường trong bảng có phải là trường không? Ví dụ:nếu tham chiếu của bạn có nội dung là Đơn hàng.LastName và trường LastName nằm trong bảng Khách hàng, hãy sửa lỗi bằng cách nhập Khách hàng.LastName .
Nếu truy vấn chạy mà không có tham số, thì vấn đề là trên báo cáo. Vì vậy, hãy mở báo cáo trong dạng xem Thiết kế và kiểm tra từng điều khiển trên báo cáo được liên kết với một trường. Nếu Access không thể tìm thấy một trong các trường mà điều khiển phải hiển thị, nó sẽ đặt một hình tam giác màu xanh lục ở góc trên bên trái của điều khiển. Kiểm tra từng cái cho hình tam giác màu xanh lá cây. Nếu bạn tìm thấy hình tam giác màu xanh lá cây, hãy kiểm tra chính tả của trường được điều khiển tham chiếu. Ví dụ:nếu điều khiển được cho là hiển thị LastName (không có khoảng trắng) và tham chiếu trong điều khiển cho biết Họ (khoảng trắng), thì hãy loại bỏ khoảng trắng để điều khiển trên báo cáo khớp với tên trường từ truy vấn. Ngoài ra, hãy kiểm tra truy vấn cơ bản của báo cáo để xác nhận trường sự cố được chọn trong truy vấn.
Cơ sở dữ liệu Access chậm nhất trong thị trấn
Cơ sở dữ liệu Access có thể kết thúc trên bộ nhớ dùng chung của một doanh nghiệp nên nó sẵn có cho tất cả những ai cần. Vấn đề với việc đặt toàn bộ cơ sở dữ liệu Access trên bộ nhớ dùng chung là nó thường chạy chậm trên máy trạm của mỗi người dùng (đó là một từ ngữ chỉ một máy tính cá nhân). Bạn cũng có thể gặp phải lỗi nếu nhiều người cố gắng sử dụng cơ sở dữ liệu cùng một lúc. Những lời phàn nàn bắt đầu dồn dập và bạn không biết phải làm gì.
Giải pháp cho vấn đề này nằm ở việc tách tệp cơ sở dữ liệu Access thành hai tệp riêng biệt:
- Giao diện người dùng: Chứa tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu ngoại trừ các bảng
Giao diện người dùng nằm trên máy trạm của người dùng.
- Kết thúc: Chỉ chứa các bảng
Phần cuối nằm trên máy chủ được chia sẻ.
Giao diện người dùng được liên kết với các bảng ở mặt sau.
Tất cả những gì bạn thực sự đang chia sẻ là dữ liệu - vì vậy, dữ liệu là tất cả những gì sẽ có trên bộ nhớ dùng chung. Bằng cách thiết lập mọi thứ theo cách này, thông tin duy nhất phải truyền qua mạng là dữ liệu được người dùng yêu cầu. Việc thiết lập như vậy sẽ tăng tốc đáng kể hiệu suất cơ sở dữ liệu và cho phép nhiều người dùng nhập và chỉnh sửa dữ liệu cùng một lúc.
Việc chia nhỏ tập dữ liệu không khó như bạn nghĩ. Việc truy cập trở nên nhanh chóng với Trình hướng dẫn tách cơ sở dữ liệu. Làm theo các bước sau để tách cơ sở dữ liệu của bạn:- Sao lưu cơ sở dữ liệu bạn muốn tách. Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra (không chắc, nhưng này, bạn không bao giờ có thể quá an toàn khi nói về dữ liệu!), Bạn có thể thử lại với bản sao lưu.
- Nếu cần, hãy di chuyển cơ sở dữ liệu bạn muốn tách vào một thư mục trên bộ nhớ dùng chung của bạn. Bước này cho phép Bộ tách cơ sở dữ liệu thiết lập các liên kết bảng đúng cách cho bạn.
- Mở tệp cơ sở dữ liệu bạn muốn tách khỏi thư mục được chia sẻ. Đảm bảo rằng bạn có một bản sao lưu của cơ sở dữ liệu này trước khi tiếp tục. Đồng thời đảm bảo rằng tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu đã được đóng.
- Nhấp vào tab Công cụ Cơ sở dữ liệu trên Ruy-băng. Nhóm Di chuyển Dữ liệu xuất hiện trên Ruy-băng. Nó chứa một nút được gọi là Cơ sở dữ liệu Access.
- Nhấp vào nút Cơ sở dữ liệu Access. Hộp thoại Trình hướng dẫn tách cơ sở dữ liệu xuất hiện.
- Nhấp vào nút Cơ sở dữ liệu phân tách và để trình hướng dẫn thực hiện công việc của nó. Bạn sẽ được nhắc nhập tên tệp cơ sở dữ liệu back-end. Nhập tên, ngồi lại và xem niềm vui đang diễn ra trước mắt bạn.
- Sao chép tệp front-end (tệp gốc bạn tách) vào máy trạm của mỗi người dùng. Yêu cầu người dùng mở tệp từ máy trạm của họ - và xem họ ngạc nhiên như thế nào với tốc độ cải thiện của cơ sở dữ liệu! Bạn là một anh hùng. Đúng vậy!
Bạn không có bộ nhớ dùng chung hoặc muốn xóa phần chia sẻ của mình? Bạn vẫn có thể có nhiều người dùng trong cơ sở dữ liệu của mình cùng một lúc bằng cách đặt dữ liệu của bạn vào đám mây.
Tệp cơ sở dữ liệu Access của bạn lớn như một ngôi nhà
Theo thời gian, bạn thấy tệp cơ sở dữ liệu của mình ngày càng lớn hơn. Đây là kết quả của việc xóa các đối tượng và bản ghi theo thời gian. Ví dụ:nếu bạn tạo một truy vấn và sau đó xóa nó đi vì nó không còn cần thiết nữa, Access sẽ không tự động xóa không gian bị chiếm bởi truy vấn đó khỏi tệp cơ sở dữ liệu. Điều này cũng đúng với hồ sơ. Khi bạn xóa bản ghi khỏi bảng, không gian mà các bản ghi đó chiếm trong tệp cơ sở dữ liệu vẫn còn. Cuối cùng, tệp có thể trở nên gấp bốn hoặc năm lần kích thước cần thiết để chứa dữ liệu và các đối tượng bên trong nó.
Tại sao bạn nên quan tâm nếu kích thước tệp tăng lên? Đây là hai lý do:
- Tệp cơ sở dữ liệu nhỏ hơn chạy nhanh hơn. Hiệu suất là một thành phần quan trọng để người dùng cơ sở dữ liệu hài lòng. Bạn muốn các biểu mẫu của mình tải nhanh chóng và các truy vấn cũng như báo cáo của bạn chạy nhanh nhất có thể.
- Cơ sở dữ liệu được nén thường xuyên sẽ ổn định hơn. Nếu cơ sở dữ liệu được sử dụng thường xuyên, việc nén thường xuyên sẽ giúp tránh xảy ra tình trạng hỏng tệp và bảng.
- Mở cơ sở dữ liệu cồng kềnh và nhấp vào tab Công cụ Cơ sở dữ liệu trên Ruy-băng. Nhóm Công cụ xuất hiện ở bên trái của Ruy-băng.
- Nhấp vào nút Cơ sở dữ liệu thu gọn và sửa chữa từ nhóm Công cụ. Thanh trạng thái (phía dưới bên phải màn hình của bạn) hiển thị thanh tiến trình thông báo cho bạn về quá trình thu gọn đang diễn ra như thế nào. Khi thanh tiến trình biến mất, quá trình nén hoàn tất - và bạn sẽ còn lại một tệp cơ sở dữ liệu nhỏ hơn nhiều (nhanh hơn và ổn định hơn). Nếu bạn đã tách cơ sở dữ liệu của mình, đừng quên thu gọn cả tệp front-end và back-end.
Bạn muốn một tệp cơ sở dữ liệu thu gọn mỗi khi bạn đóng nó? Làm theo các bước sau:
- Nhấp vào tab Tệp trên Ruy-băng.
- Nhấp vào nút Tùy chọn Truy cập trong thanh trình đơn ở phía bên trái của màn hình. Hộp thoại Access Options xuất hiện.
- Nhấp vào Cơ sở dữ liệu Hiện tại từ danh sách bên trái. Các tùy chọn cho cơ sở dữ liệu hiện tại xuất hiện.
- Chọn hộp kiểm Thu gọn khi Đóng.
- Nhấp vào OK để lưu các thay đổi của bạn.
- Nhấp vào OK từ hộp thông báo kết quả.
- Đóng cơ sở dữ liệu và lưu ý thanh trạng thái phía dưới bên phải. Cơ sở dữ liệu đang thu gọn trước khi đóng!
Tính năng nén khi đóng chỉ được sử dụng tốt nhất trên tệp front-end. Việc nén back end khi đóng lại có thể gây hỏng tệp back-end nếu người dùng khác ở trong đó khi bạn đóng nó. Không bật tính năng Thu gọn trên Đóng trên tệp back-end.
Bạn gặp rắc rối khi nhập bảng tính ito Access
Cách phổ biến là nâng cấp bộ sưu tập bảng tính lên cơ sở dữ liệu Access sau khi giải pháp bảng tính không còn phù hợp với nhu cầu của bạn. Việc tìm thấy dữ liệu bảng tính (bây giờ là bảng) đã nhập ở trạng thái lộn xộn cũng rất phổ biến. Cách dễ nhất để giải quyết vấn đề này là làm sạch bảng tính trước bạn nhập nó. Dưới đây là một số mẹo để nhập gọn gàng:- Kiểm tra kỹ thông tin đến từ bất kỳ chương trình bảng tính nào để đảm bảo rằng thông tin đó nhất quán và hoàn thành. Trên hết, hãy đảm bảo rằng tất cả các mục nhập trong mỗi cột (trường) là cùng một kiểu dữ liệu (tất cả các số, tất cả văn bản hoặc tất cả bất kỳ thứ gì).
- Xóa mọi tiêu đề và hàng trống khỏi đầu bảng tính. Một bảng tính lý tưởng để nhập sẽ có tên trường (tiêu đề cột) ở hàng 1 và dữ liệu bắt đầu từ hàng 2.
- Đảm bảo tiêu đề cột trong bảng tính của bạn ngắn gọn và độc đáo để Access có thể dễ dàng dịch chúng sang tên trường trong khi nhập.
Chúng tôi rất tiếc; tệp cơ sở dữ liệu Access của bạn bị hỏng
Nó bắt đầu như một ngày giống như bao ngày khác. Tuy nhiên, vào ngày này, bạn đang gặp lỗi khi mở giao diện người dùng của cơ sở dữ liệu Access phân tách của mình. Bạn dường như không thể mở bất kỳ biểu mẫu hoặc báo cáo nào. Thật buồn cười khi một vài tin nhắn nhỏ có thể làm hỏng cả ngày của bạn. Bạn bắt đầu tự hỏi liệu bạn đã sao lưu tệp dữ liệu đêm qua và tệp thực sự bị hỏng khi nào. Sau đó, bạn bắt đầu tự hỏi làm thế nào bạn sẽ thoát ra khỏi mớ hỗn độn này.
Đừng sợ. Có một giải pháp đơn giản cho một cơ sở dữ liệu bị hỏng. Đây là các bước:
- Duyệt đến thư mục chứa tệp back-end.
- Nhấp đúp vào tệp để mở. Access sẽ khởi chạy và cố gắng sửa chữa tệp. Bạn sẽ thấy thanh tiến trình sửa chữa ở phần bên phải của thanh trạng thái. Nếu mọi việc suôn sẻ, tệp sẽ mở ra.
- Đóng tệp dữ liệu back-end.
- Mở lại tệp front-end và mọi thứ sẽ hoạt động bình thường.
Nếu sau khi làm theo các hướng dẫn trước đó, tệp bị hỏng vẫn không mở được, thì bạn đang gặp phải sự cố nghiêm trọng có thể mất một chút công sức để dọn dẹp. Bước tiếp theo là sử dụng một bản sao lưu của cơ sở dữ liệu. Kiểm tra dữ liệu nào bị thiếu giữa bản sao lưu và bộ nhớ của bạn về tệp bị hỏng. Có, bạn sẽ phải nhập lại mọi dữ liệu bị thiếu. Xin lỗi!
Nếu bạn không có bản sao lưu, mọi hy vọng sẽ không mất đi. Bạn có thể mua phần mềm được thiết kế đặc biệt để sửa chữa các tệp cơ sở dữ liệu Access bị hỏng. Thử tìm kiếm trên web để tìm sửa chữa các tệp cơ sở dữ liệu Microsoft Access bị hỏng. Đảm bảo rằng phần mềm hoạt động với Microsoft Access 2019 và nó là của một công ty hợp pháp.
