Nếu bạn đã biết cách mở, lưu và in trong Word, có thể bạn đã sẵn sàng thực hiện những điều tương tự trong Access mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
Để đảm bảo bạn đã hoàn toàn sẵn sàng Access, sau đây là phần xem xét các quy trình cơ bản có thể cung cấp cho bạn nền tảng vững chắc để xây dựng.Cách mở Access
Quyền truy cập mở theo bất kỳ cách nào trong một số cách. Vì vậy, giống như một nhà hàng có thực đơn rất toàn diện, một số người sẽ thích tất cả các lựa chọn và những người khác sẽ nói, “Tôi không thể quyết định! Chỉ có quá nhiều lựa chọn để lựa chọn! ”
Bây giờ, bạn sẽ gặp phải những tình huống trong đó một trong những cách là lựa chọn rõ ràng nhất - bỏ qua và đó sẽ là con đường để đi. Nhưng nếu bạn chưa bao giờ nghe nói về nó thì sao? Bạn sẽ cố gắng tìm số điện thoại của tôi (tôi không công khai - ha!) Vì vậy bạn có thể cho tôi một phần tâm trí của bạn. Vì vậy, để bạn làm quen với tất cả lựa chọn của bạn (để bạn sẵn sàng cho mọi tình huống), đây là tất cả các cách bạn có thể mở Access:
- Người dùng Windows 8.1 có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào trong số một số phương pháp để khởi động ứng dụng - nhấp vào góc dưới bên trái của màn hình để hiển thị biểu tượng Bắt đầu, nhấn phím Windows trên bàn phím hoặc nếu bạn có màn hình cảm ứng, hãy nhấn vào nút Bắt đầu . Sau khi màn hình Bắt đầu xuất hiện, hãy nhấn vào ô ứng dụng Access.
Nếu gần đây bạn đã sử dụng Access, bạn sẽ thấy nó trong danh sách ở phía bên trái của menu Bắt đầu. Chỉ cần chọn Bắt đầu → Microsoft Access 2019 và Access sẽ mở ra.
- Bấm đúp vào bất kỳ tệp cơ sở dữ liệu Access hiện có nào trên màn hình của bạn hoặc trong một thư mục (như được hiển thị). Quyền truy cập sẽ tự động mở ra.
Nhấp đúp vào tệp cơ sở dữ liệu Access và Access sẽ mở ra. Tin tốt:Access 2019 sẽ mở các tệp cơ sở dữ liệu bạn đã tạo bằng các phiên bản trước của Access và sẽ hỗ trợ bất kỳ tính năng nào được sử dụng trong các tệp cơ sở dữ liệu đó. Tất cả các bảng của bạn sẽ mở đúng cách và tất cả các báo cáo, biểu mẫu và truy vấn cũng sẽ hoạt động tốt.
- Nếu một người hữu ích nào đó đã thêm Quyền truy cập vào thanh công cụ Khởi động nhanh (trên thanh tác vụ), bạn có thể nhấp vào biểu tượng Access 2019 (trông giống như chữ A trên bìa sách) và bạn thực hiện. Quyền truy cập sẽ mở ra cho bạn ngay lúc đó.
Cách chọn điểm bắt đầu trong Access
Vì vậy, Access đang mở và (giả sử bạn đã mở nó từ menu Bắt đầu hoặc từ phần Khởi động nhanh của thanh tác vụ), bạn đang nhìn chằm chằm vào giao diện Access. Bạn có thể thấy các tính năng mà mục đích của chúng khiến bạn lẩn tránh hoặc bạn chưa biết cách sử dụng.
Hãy xem các cách Access cung cấp cho bạn để bắt đầu với cơ sở dữ liệu của mình, có thể là cơ sở dữ liệu hiện có cần hoạt động hoặc cơ sở dữ liệu mới mà bạn đã lên kế hoạch và sẵn sàng sử dụng.
Mở cơ sở dữ liệu hiện có
Đây là một trong những dễ dàng. Nếu cơ sở dữ liệu đã tồn tại, bạn có thể mở nó bằng cách nhấp vào tab Tệp (ở phía trên bên trái của không gian làm việc) và chọn Mở từ danh sách các lệnh xuất hiện. Như được hiển thị ở đây, một bảng điều khiển sẽ mở ra, hiển thị các loại tệp bạn có thể mở (ngay bên phải bảng Tệp dài màu đỏ) và cơ sở dữ liệu bạn đã sử dụng gần đây nhất. Nhấp vào từ Gần đây trong danh sách ở gần bên trái, sau đó bấm vào cơ sở dữ liệu trong danh sách Gần đây và nó sẽ mở ra, liệt kê các bảng, truy vấn, báo cáo và biểu mẫu hiện tại của nó ở phía ngoài cùng bên trái của cửa sổ.
Chọn cơ sở dữ liệu được sử dụng gần đây của bạn từ danh sách Gần đây ở bên phải.
Khi cơ sở dữ liệu mở ra, bạn có thể mở và xem các phần khác nhau của nó chỉ bằng cách nhấp đúp vào chúng trong bảng điều khiển ngoài cùng bên trái đó; bất cứ thứ gì bạn mở sẽ xuất hiện trong phần chính, trung tâm của cửa sổ. Hình sau cho thấy một ví dụ:một bảng, sẵn sàng để chỉnh sửa.
Một bảng hiện có, sẵn sàng cho các bản ghi khác.
Sau khi mở bảng, bạn có thể bắt đầu nhập hoặc chỉnh sửa bản ghi. Nếu bạn muốn chỉnh sửa bất kỳ truy vấn hiện có nào, bạn cũng có thể mở những truy vấn này, chỉ bằng cách nhấp vào chúng trong danh sách ở phía bên trái của không gian làm việc.
Bắt đầu một cơ sở dữ liệu mới từ đầu
Vì vậy, bạn không có cơ sở dữ liệu để mở, phải không? Đừng để điều đó ngăn cản bạn. Để bắt đầu một cái mới, tất cả những gì bạn phải làm là mở Access.Tệp cơ sở dữ liệu chứa tất cả các thành phần cơ sở dữ liệu của bạn. Mọi thứ liên quan đến dữ liệu đều là một phần của cơ sở dữ liệu, bao gồm:
- Tất cả các bảng chứa dữ liệu của bạn
- Các truy vấn giúp bạn tìm kiếm và sử dụng dữ liệu
- Các báo cáo cho biết dữ liệu của bạn là gì và ý nghĩa của nó
- Các biểu mẫu cho phép mọi người xem, nhập và chỉnh sửa dữ liệu
Nhấp vào nút Cơ sở dữ liệu màn hình trống trong nhóm Mới.
Tiếp theo, đặt tên cho cơ sở dữ liệu của bạn (xem hộp thoại xuất hiện trong hình sau) và nhấp vào nút Tạo.
Đặt tên cho cơ sở dữ liệu của bạn thay thế cho DatabaseX.accdb chung. Dấu X trong chú thích đại diện cho một số; Access gán các số liên tiếp cho các tên mặc định. Hình cho thấy số 1 được thêm vào tên tệp.
Nếu đây là cơ sở dữ liệu đầu tiên tuyệt đối của bạn trong bản cài đặt Access mới, tên tệp được cung cấp trong bảng điều khiển này sẽ là Cơ sở dữ liệu1. Lưu ý rằng bạn không cần nhập phần mở rộng tệp ở đây; Quyền truy cập sẽ thêm đúng cho bạn.Thư mục nhỏ màu vàng đó trong hộp thoại nơi bạn đặt tên cho cơ sở dữ liệu mới của mình là gì? Nó cho phép bạn chọn một thư mục (ngoài thư mục Documents mặc định trong Windows 8 / 8.1) để bạn có thể lưu cơ sở dữ liệu của mình. Bấm vào biểu tượng thư mục sau khi nhập tên cho cơ sở dữ liệu của bạn, sau đó sử dụng hộp thoại Tệp Cơ sở dữ liệu Mới kết quả để chọn vị trí - một thư mục con hiện có trong Tài liệu, máy tính để bàn, ổ đĩa mạng (nếu bạn đang ở trên mạng, hãy nói tại văn phòng của bạn) hoặc Office 365 OneDrive của bạn. Hộp thoại trông rất quen thuộc với bất kỳ ai đã sử dụng bất kỳ ứng dụng Windows nào, vì vậy đây sẽ không phải là lãnh thổ mới đối với bạn.
Tại thời điểm này, với cơ sở dữ liệu mới của bạn đang mở, bạn có thể bắt đầu nhập các bản ghi vào bảng đầu tiên của mình hoặc bắt đầu đặt tên cho các trường của bạn và thiết lập chúng. Tên trường nằm ở hàng trên cùng (trường ID đã được tạo, theo mặc định trong bảng mới) và nhãn Nhấp để Thêm nằm ở đầu cột có ô hiện hoạt. Nếu bạn chọn lưu bảng của mình ngay bây giờ (nhấp chuột phải vào tab Table1 và chọn Save), bạn có thể đặt tên bảng của mình hữu ích hơn Table1.Bắt đầu với một mẫu
Access cung cấp mẫu (các tệp được chuẩn bị hoạt động giống như trình cắt cookie cơ sở dữ liệu) cho nhu cầu cơ sở dữ liệu mới của bạn. Bạn sẽ tìm thấy một tập hợp các biểu tượng mẫu trong cùng một bảng điều khiển Mới, nơi chúng tôi vừa chọn Cơ sở dữ liệu trống trên màn hình. Như được hiển thị, bạn có thể chọn một danh mục mẫu bằng cách nhấp vào bất kỳ từ nào trong hộp tìm kiếm Tìm kiếm Mẫu Trực tuyến và tìm kiếm trực tuyến các mẫu trong danh mục đó.
Xem các mẫu cơ sở dữ liệu cho danh mục bạn đã chọn.
Khi quá trình tìm kiếm trực tuyến hoàn tất (giả sử lúc đó bạn đang trực tuyến), một loạt các nút lớn, một cho mỗi mẫu được tìm thấy phù hợp với tìm kiếm của bạn, sẽ xuất hiện. Lưu ý rằng danh sách các danh mục lớn hơn - sẽ được sử dụng nếu bạn muốn tìm kiếm lại một danh mục mẫu khác - xuất hiện ở bên phải.
