Vì vậy, những người phát triển cơ sở dữ liệu để kiếm sống là một nguồn lực thiết yếu đối với người dùng bình thường, đối với “người dùng thành thạo” và đối với cả nhà sản xuất phần mềm. Dưới đây là tổng hợp một số lời khuyên tốt nhất được thu thập từ một danh sách dài các chuyên gia Access. Khi biết họ đang đưa ra đề xuất cho người dùng mới, họ đã đưa ra lời khuyên để phù hợp với nhu cầu của bạn và giúp đảm bảo rằng bạn thực sự có thể sử dụng Access một cách tự tin và hiệu quả. Vào thời điểm hoàn thành, bạn sẽ nỗ lực hết sức trong việc lập kế hoạch và tổ chức - đồng thời bạn sẽ có kế hoạch vững chắc để tiếp tục phát triển và sử dụng cơ sở dữ liệu mà bạn xây dựng bằng Access.
Vì vậy, đây là lời khuyên của nhà hiền triết - trong mười bài học ngắn gọn.
Ghi lại mọi thứ như thể một ngày nào đó bạn sẽ bị FBI thẩm vấn
Đừng tiết kiệm thời gian ghi lại cơ sở dữ liệu của bạn. Tại sao? Bởi vì sau này bạn sẽ rất vui vì bạn đã không thiếu vải. Bạn sẽ có tất cả các kế hoạch, thông tin chung và tất cả các ý tưởng của mình - những kế hoạch bạn đã thực hiện và những ý tưởng còn lại trên bảng vẽ - đã sẵn sàng vào lần tiếp theo khi bạn cần xây dựng cơ sở dữ liệu. Bạn cũng sẽ có chúng để tham khảo khi nào hoặc nếu có vấn đề gì xảy ra với cơ sở dữ liệu hiện tại của bạn. Bạn vô tình xóa một truy vấn đã lưu? Không vấn đề gì. Tham khảo tài liệu của bạn. Quên làm thế nào các bảng của bạn có liên quan? Kiểm tra tài liệu và xây dựng lại các mối quan hệ. Cần giải thích cho ai đó lý do tại sao hoặc làm thế nào bạn thiết lập một cái gì đó? Hãy tham khảo các ghi chú của bạn và làm chúng trầm trồ với sự cân nhắc trước và cẩn thận của bạn.
Vì vậy, tài liệu vinh quang này nên bao gồm những gì? Vâng, tất cả mọi thứ. Nhưng đây là danh sách để bạn bắt đầu:
- Thông tin chung về cơ sở dữ liệu:
- Vị trí tệp / dữ liệu (với các đường dẫn mạng hoặc URL Internet cụ thể)
- Giải thích về chức năng của cơ sở dữ liệu
- Thông tin về cách hoạt động
- Bố cục bảng:
- Bao gồm tên trường, kích thước, nội dung và nội dung mẫu.
- Nếu một số dữ liệu đến từ các nguồn bí truyền hoặc tạm thời (ví dụ, dữ liệu thẻ tín dụng mà bạn tải xuống trực tuyến hàng tháng), hãy ghi lại thông tin đó trong tài liệu.
- Tóm tắt các báo cáo:
- Tên báo cáo
- Giải thích về thông tin trên báo cáo
Nếu bạn cần chạy một số truy vấn trước khi tạo báo cáo, hãy ghi lại quy trình. (Tốt hơn hết, hãy tìm một người yêu thích thân thiện để giúp bạn tự động hóa công việc.)
- Truy vấn và logic: Đối với mọi truy vấn, hãy cung cấp giải thích chi tiết về cách hoạt động của truy vấn, đặc biệt nếu truy vấn liên quan đến nhiều bảng hoặc nguồn dữ liệu bên ngoài Access (chẳng hạn như bảng SQL hoặc các khu vực lưu trữ thông tin thời gian lớn khác).
- Trả lời câu hỏi “Tại sao?”: Khi bạn ghi lại cơ sở dữ liệu của mình, hãy tập trung vào tại sao thiết kế của bạn hoạt động theo cách nó hoạt động. Tại sao các truy vấn sử dụng các bảng cụ thể đó? Được biết, nếu bạn làm việc trong môi trường công ty, bạn có thể không biết tại sao hệ thống hoạt động theo cách của nó, nhưng bạn không bao giờ hỏi.
- Chi tiết khôi phục sau thảm họa:
- Tiến trình và lịch trình sao lưu
- Nơi đặt bản sao lưu (bạn đang sao lưu, đúng không?) và cách khôi phục tệp đã sao lưu
- Phải làm gì nếu cơ sở dữ liệu ngừng hoạt động
Nếu cơ sở dữ liệu của bạn chạy một chức năng tổ chức quan trọng - chẳng hạn như kế toán, hàng tồn kho, quản lý liên hệ hoặc nhập đơn đặt hàng - hãy đảm bảo rằng một quy trình thủ công được áp dụng để duy trì tổ chức nếu cơ sở dữ liệu bị trục trặc - và nhớ ghi lại quy trình!
Nếu bạn cần trợ giúp về bất kỳ mục nào trong số này, hãy hỏi ai đó! Cho dù bạn mượn ai đó từ bộ phận Công nghệ thông tin của mình hoặc thuê một người đam mê máy tính, hãy nhận sự trợ giúp bạn cần. Hãy coi tài liệu của bạn như bảo hiểm - không tổ chức nào nên hoạt động mà không có nó.Cứ sau 6 đến 12 tháng, hãy xem lại tài liệu của bạn để xem liệu có cần cập nhật hay không. Tài liệu chỉ hữu ích nếu nó được cập nhật và nếu ai đó không phải bạn có thể hiểu được. Tương tự như vậy, hãy đảm bảo rằng bạn (hoặc những người đồng cấp của bạn trong văn phòng) biết tài liệu được đặt ở đâu. Nếu bạn có phiên bản điện tử, hãy sao lưu nó và có sẵn bản in - điều mà bạn sẽ rất vui nếu bạn hoặc ai đó cố gắng tái chế các phần cơ sở dữ liệu của bạn bằng tính năng Phần ứng dụng.
Giữ các trường cơ sở dữ liệu Access của bạn càng nhỏ càng tốt
Khi bạn tạo bảng, hãy đặt các trường văn bản của bạn có kích thước thích hợp cho dữ liệu bạn lưu giữ trong đó. Theo mặc định, Access thiết lập các trường văn bản (được gọi là Văn bản ngắn) chứa 255 ký tự - một cài đặt khá rộng rãi, đặc biệt nếu trường chứa các chữ viết tắt trạng thái có hai chữ cái.
Một trăm hoặc nhiều khoảng trống thừa - không được sử dụng trong hầu hết các trường văn bản - dường như không phải là điều gì khiến bạn mất ngủ, nhưng hãy nhân không gian đó trên một bảng với 100.000 địa chỉ khách hàng trong đó và bạn sẽ có rất nhiều megabyte dung lượng lưu trữ không gian rất bận rộn không có gì.
Điều chỉnh kích thước trường bằng cài đặt Kích thước trường trên tab Chung trong dạng xem Thiết kế.
Sử dụng trường số cho số thực trong cơ sở dữ liệu Access
Sử dụng các trường số cho các số được sử dụng trong tính toán , không dành cho văn bản giả vờ là một con số. Các ứng dụng phần mềm nhận thấy có sự khác biệt rất lớn giữa mã bưu chính 47999 và số 47.999. Ứng dụng xem mã bưu chính là một chuỗi các ký tự đều là chữ số, nhưng là số được coi như một con số thực tế mà bạn có thể sử dụng cho toán học và tất cả các loại nội dung số vui nhộn khác. Lý do khác khiến mã zip không phải là trường Số? Nếu bạn ở Hoa Kỳ và mã zip của bạn bắt đầu bằng số 0, ứng dụng sẽ cắt số 0 ở đầu và chỉ lưu các chữ số khác 0 trong trường - 01234 trở thành 1234. Không tốt!Khi chọn kiểu cho một trường mới có các số trong đó, hãy tự hỏi bản thân một câu hỏi đơn giản:Bạn có bao giờ tính toán hoặc làm bất cứ điều gì liên quan đến toán học với trường đó không?
- Nếu bạn sẽ tính toán với trường, hãy sử dụng Số gõ.
- Nếu bạn không tính toán với trường, hãy lưu trữ trường dưới dạng Văn bản ngắn .
Xác thực dữ liệu Truy cập của bạn
Việc xác thực có thể giúp ngăn dữ liệu xấu đến gần các bảng của bạn. Xác thực rất dễ thực hiện, thiết lập nhanh chóng và luôn thận trọng (ngay cả khi bạn mệt mỏi đến mức không thể nhìn thẳng). Nếu bạn không sử dụng xác thực để bảo vệ tính toàn vẹn của cơ sở dữ liệu của mình, bạn thực sự nên bắt đầu.Sử dụng tên dễ hiểu trong Access để giữ mọi thứ đơn giản
Khi xây dựng bảng hoặc tạo cơ sở dữ liệu, hãy nghĩ về tệp cơ sở dữ liệu, trường và tên bảng mà bạn sử dụng:- Bạn sẽ nhớ những cái tên có ý nghĩa gì sau ba tháng kể từ bây giờ? Sáu tháng kể từ bây giờ?
- Những cái tên có đủ trực quan để người khác có thể nhìn vào bảng và tìm ra tác dụng của nó, rất lâu sau khi bạn chuyển sang những thứ lớn hơn và tốt hơn?
Hãy hết sức thận trọng khi xóa các giá trị trường Access
Bất cứ khi nào bạn xóa các giá trị trường khỏi bảng, hãy đảm bảo rằng bạn đang loại bỏ các giá trị trong bản ghi phù hợp - hãy kiểm tra lại và sau đó chỉ khi bạn chắc chắn, hãy xóa bản gốc. Ngay cả khi đó, bạn vẫn có thể thực hiện nhanh Ctrl + Z và khôi phục vật phẩm vi phạm miễn là bạn hoàn tác ngay sau khi mắc lỗi.Tại sao tất cả các kiểm tra và kiểm tra hai lần? Bởi vì sau khi bạn xóa một giá trị trường và thực hiện bất kỳ điều gì khác trong bảng, Access sẽ hoàn toàn quên đi giá trị cũ của bạn. Nó đã biến mất, như thể nó chưa từng tồn tại. Nếu bạn xóa một bản ghi khỏi một bảng, bản ghi sẽ thực sự biến mất - vì không có sẵn tính năng Hoàn tác cho toàn bộ bản ghi. Nếu bản ghi đó quan trọng và bạn không có tệp sao lưu hiện tại khi bản ghi đó biến mất, bạn thật không may mắn. Xin lỗi!
Sao lưu, dự phòng, sao lưu cơ sở dữ liệu Access của bạn
Tôi đã làm rõ điều đó đủ chưa? Luôn giữ một bản sao lưu công việc của bạn! Không có gì thay thế cho bản sao lưu dữ liệu hiện tại của bạn - đặc biệt nếu dữ liệu quan trọng đối với cuộc sống cá nhân hoặc nghề nghiệp của bạn. Các chiến lược hiệu quả thường bao gồm duy trì các bản sao lưu tại một địa điểm khác trong trường hợp một thảm họa phá hủy văn phòng của bạn, có thể là tại một văn phòng khác hoặc trên đám mây.
Nếu bạn đang nghĩ rằng bạn chưa bao giờ cần một bản sao lưu trước đó, vậy tại sao phải bận tâm, hãy nghĩ về lũ lụt. Hãy nghĩ về các phát thanh viên nói rằng một khu vực hiện đang ở dưới nước chưa bao giờ bị ngập lụt trước đây. Hình ảnh cuộc sống của mọi người trôi nổi trên đường phố. Cho dù bạn đang đối mặt với một thảm họa thực sự như bão, hỏa hoạn hay ổ cứng máy tính của bạn quyết định chết (và điều đó xảy ra - ngay cả khi nó chưa bao giờ xảy ra với bạn trước đây), bạn sẽ hạnh phúc hơn nhiều nếu có một bản sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn.
Hãy suy nghĩ, suy nghĩ và nghĩ lại trước khi thực hiện hành động trong Access
Bạn biết khẩu hiệu của người thợ mộc, "Đo hai lần, cắt một lần"? Điều tương tự cũng có thể nói đối với suy nghĩ khi nói đến cơ sở dữ liệu của bạn. Đừng chỉ nghĩ về điều gì đó, hãy đưa ra kết luận nhanh chóng rồi đi sâu vào. Hãy đợi, suy nghĩ kỹ lại và sau đó có thể nghĩ về nó lần thứ ba. Sau đó rút ra kết luận và bắt đầu hành động. Với tất cả sức mạnh mà Access mang lại cho bạn, cùng với khả năng lưu trữ hàng nghìn hàng nghìn bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn, một sai lầm tương đối đơn giản có thể khá tốn kém vì khả năng mất dữ liệu hoặc hành động “không thể hoàn tác” được thực hiện lỗi.Sắp xếp và luôn ngăn nắp khi làm việc trong Access
Mặc dù những gợi ý để có tổ chức và giữ cho nó đơn giản có vẻ trái ngược nhau, nhưng hai lời khuyên này thực sự rất hữu ích. Giữ mọi thứ đơn giản thường có thể là một cách để tránh nhu cầu tổ chức nhiều sau thực tế. Trong khi đó, bạn có thể cảm thấy mệt mỏi khi nghe bố mẹ nhắc nhở bạn rằng “mọi thứ đều có chỗ và mọi thứ ở đúng vị trí của nó” (hoặc nếu họ kém thi vị hơn, “ Dọn dẹp phòng đi !!! "), Họ đã đúng.
Nếu bạn giữ cho cơ sở dữ liệu của mình có tổ chức, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và nỗi buồn cho mình. Một bảng được lập kế hoạch tốt, được tổ chức tốt sẽ dễ dàng hơn trong việc truy vấn, báo cáo và đưa vào biểu mẫu. Nó cũng sẽ phân loại và lọc nhanh như chớp.
Vâng, bạn có thể sắp xếp quá tổ chức. Trên thực tế, việc sắp xếp quá mức hoàn toàn quá dễ dàng. Hãy dập tắt mong muốn tổ chức của bạn bằng cách nuôi dưỡng một niềm đam mê khác:làm việc với ít bước nhất có thể. Giới hạn số lượng thư mục và thư mục con bạn sử dụng - tối đa năm cấp thư mục là quá đủ cho bất kỳ ai. Nếu bạn vượt quá năm cấp độ, tổ chức của bạn bắt đầu ảnh hưởng đến năng suất của bạn (và không ai thích việc giảm năng suất, ít nhất là trong số tất cả những người nghĩ ra những khẩu hiệu nhỏ ngớ ngẩn cho các áp phích quảng cáo tạo cảm giác tốt cho công ty).
