Xây dựng cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Tôi bắt đầu từ đâu?

Nguyên tắc chung để tạo cơ sở dữ liệu (hoặc tính năng cơ sở dữ liệu) là hình dung giải pháp tối thiểu cần thiết để đáp ứng mục tiêu. Giữ nó đơn giản áp dụng đặc biệt cho người mới bắt đầu. Nếu bạn muốn xây dựng hệ thống Theo dõi mối quan hệ bán hàng, đừng thêm vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu Dịch vụ khách hàng hoặc Hệ thống thanh toán cùng một lúc. Sau đó, khi ứng dụng mới của bạn hoạt động tốt, bạn có thể thêm các tính năng mới và tích hợp các khía cạnh kinh doanh khác vào thiết kế.

Trước khi bắt đầu, bạn nên lập kế hoạch phát triển để bạn luôn có thể hình dung mục tiêu của mình và tránh những trở ngại không cần thiết. Thu hút các thành viên trong nhóm của bạn tham gia cũng sẽ giúp xác định dự án cũng như tăng cường mua để sử dụng một hệ thống mới.

Các thiết kế cơ sở dữ liệu MS Access phải luôn bắt đầu bằng một số khái niệm đơn giản liên quan đến tổ chức của bạn:

1. Xác định Mục tiêu

Cơ sở dữ liệu sẽ giải quyết (những) thách thức nào?

• Tổ chức sẽ được lợi như thế nào? tức là, hợp lý hóa quy trình, thực thi các quy trình nghiêm ngặt của công việc, lưu trữ hồ sơ nguồn duy nhất
• Người dùng sẽ được lợi như thế nào? tức là dữ liệu có tổ chức, truy xuất dữ liệu nhanh hơn, nhập dữ liệu ít dư thừa hơn
• Khách hàng sẽ được lợi như thế nào? tức là, báo cáo toàn diện / nhất quán, dịch vụ khách hàng nhanh hơn, theo dõi lịch sử tốt hơn

2. Xác định Quy trình Công việc trên Giấy

• Viết ra các bước cần thiết trong quy trình làm việc lý tưởng của bạn. Ví dụ:trong hệ thống Theo dõi Mối quan hệ Bán hàng, hãy viết ra danh sách đầy đủ các bước lý tưởng từ một mối quan hệ bán hàng cho đến khi kết thúc một cuộc bán hàng. Có thể có những ngoại lệ đối với con đường lý tưởng cần được giải quyết. Thường là một ý kiến ​​hay khi giải quyết những trường hợp ngoại lệ này sau khi hệ thống mới được chứng minh là hoạt động tốt trong đa số các trường hợp.

3. Bảng thiết kế và trường dữ liệu trên giấy

• Các bảng là khối xây dựng của cơ sở dữ liệu và phải bao gồm tất cả dữ liệu bạn muốn quản lý trong hệ thống mới của mình. Thông thường, tất cả các điểm dữ liệu được bao gồm trong các biểu mẫu và báo cáo của bạn sẽ được trình bày trong một trường trong bảng. Trong cơ sở dữ liệu Theo dõi khách hàng tiềm năng, bạn có thể bao gồm các bảng và trường như:

1. 1. 1. Tổ chức - Bao gồm Tên tổ chức, Địa chỉ, Address2, Thành phố, Bang, Mã zip, Điện thoại, v.v.
      2. Liên hệ - Bao gồm Tên, Họ, Điện thoại, Email, v.v.
      3. Nguồn khách hàng tiềm năng - Bao gồm Tên nguồn, v.v.
      4. Trạng thái khách hàng tiềm năng - Bao gồm cả Trạng thái, v.v.
      5. Chi tiết khách hàng tiềm năng - Ngày khách hàng tiềm năng, sản phẩm hoặc dịch vụ quan tâm, ghi chú, v.v.
      6. Thành viên nhóm - Tên viết tắt, Tên, Họ, v.v.

4. Biểu mẫu thiết kế và báo cáo trên giấy

• Các biểu mẫu và báo cáo của bạn sẽ là cửa ngõ để bạn đưa dữ liệu vào hệ thống, quản lý dữ liệu trong hệ thống và lấy dữ liệu ra khỏi hệ thống. Thu thập tất cả các biểu mẫu và báo cáo áp dụng mà bạn đã sử dụng hoặc phác thảo những biểu mẫu và báo cáo bạn sẽ cần. Đảm bảo rằng tất cả dữ liệu cần thiết của bạn đều được ghi lại trên các tài liệu này.

Trong bài viết tiếp theo của chúng tôi, chúng tôi sẽ thảo luận về cách tạo bảng của bạn trong MS Access.