Các loại trường và việc sử dụng trong cơ sở dữ liệu Access 2019

• Văn bản ngắn
• Văn bản Dài
• Số
• Tiền tệ
• AutoNumber (loại dữ liệu này được áp dụng theo mặc định cho trường ID bắt đầu trong bất kỳ bảng mới nào)
• Ngày / Giờ
• Có / Không
• Tra cứu &Mối quan hệ
• Văn bản đa dạng thức
• Tệp đính kèm
• Siêu liên kết
• Đối tượng OLE
• Được tính toán
• Trình hướng dẫn Tra cứu

Hiện tại, đủ để nói rằng trường Tự động Đánh số nói trên là trường chứa một số được tạo tự động để mỗi bản ghi là duy nhất mà nó có một Số Tự động duy nhất hoặc ID.

Hiện tại, đừng lo lắng về việc tìm ra từng loại trường là gì hoặc hoạt động của nó dựa trên tên của nó - tôi sẽ xem xét từng loại trường ngay sau đây. Tuy nhiên, như bạn có thể thấy, danh sách chỉ bao gồm bất kỳ loại dữ liệu nào bạn có thể tưởng tượng. Và hãy nhớ rằng, mỗi cái có thể được tùy chỉnh rộng rãi, dẫn đến các trường đáp ứng chính xác nhu cầu của bạn.

• Văn bản Ngắn gọn: Lưu trữ tối đa 255 ký tự văn bản - chữ cái, số, dấu câu và bất kỳ kết hợp nào của chúng.
• Văn bản Dài: Điều này thay thế loại trường Bản ghi nhớ được tìm thấy trong các phiên bản 2010 trở về trước. Trường Văn bản dài chứa tới 64.000 ký tự thông tin - gần 18 trang văn bản. Đây là một thực sự lớn trương Văn bản. Điều này rất tốt cho ghi chú chung, mô tả chi tiết và bất kỳ thứ gì khác cần nhiều dung lượng.

Các số trong trường văn bản không phải là số để tính toán; chúng chỉ là một loạt các chữ số đi chơi với nhau trên một cánh đồng. Hãy cẩn thận với thực tế này khi bạn thiết kế các bảng trong cơ sở dữ liệu của mình - chẳng hạn, bạn không muốn nhập một giá trị mà bạn định sử dụng trong trường Tính toán hoặc để trích xuất một số loại thông tin khác từ báo cáo và có giá trị đó được lưu trữ dưới dạng văn bản, hiển thị nó không thể hoạt động dưới dạng số. Nếu dữ liệu là số, hãy lưu trữ theo cách đó.

• Số: Giữ số thực, chắc chắn. Bạn có thể cộng, trừ và tính toán theo cách của bạn để nổi tiếng và tài sản với các trường số. Nhưng nếu bạn đang làm việc với đô la và xu (hoặc bảng và pence), hãy sử dụng trường Tiền tệ để thay thế.
• Tiền tệ: Theo dõi tiền, giá cả, số lượng hóa đơn, v.v. Trong cơ sở dữ liệu Access, giá trị dừng ở đây. Đối với vấn đề đó, đồng lira, đồng mark và đồng yên cũng vậy. Nếu bạn đang muốn một số khác loại số, hãy xem trường Số.
• Ngày / Giờ: Lưu trữ thời gian, ngày tháng hoặc kết hợp cả hai, tùy thuộc vào định dạng bạn sử dụng. Sử dụng trường Ngày / Giờ để theo dõi các giai đoạn của cuộc sống. Khá linh hoạt phải không?
• Có / Không: Giữ Yes / No, True / False và On / Off, tùy thuộc vào định dạng bạn chọn. Khi bạn cần một câu trả lời đơn giản có hoặc không, đây là trường để sử dụng.
• Tra cứu &Mối quan hệ: Nếu bạn muốn một trường trong một bảng thực sự hiển thị nội dung từ một trường trong bảng khác, hãy chọn trường này làm loại trường. Trình hướng dẫn tra cứu đơn giản sẽ mở ra ngay sau khi loại trường này được chọn, qua đó bạn chọn bảng và trường để tra cứu thông qua trường mới này trong bảng của mình.
• Văn bản Đa dạng thức: Cần nội dung của một trường cụ thể được định dạng như vậy? Chọn loại trường này và định dạng được áp dụng cho dữ liệu trong trường (sử dụng công cụ Định dạng Văn bản trên tab Trang đầu) sẽ là cách nó xuất hiện trên màn hình và trong báo cáo.
• Đối tượng OLE: Bạn có thể sử dụng kiểu dữ liệu Đối tượng OLE để liên kết hoặc nhúng một đối tượng - chẳng hạn như trang tính Excel hoặc tài liệu Word - vào bảng Access.
• Phần đính kèm: Sử dụng loại trường này để đính kèm tệp - tài liệu Word, trang tính Excel, bản trình bày PowerPoint hoặc bất kỳ loại tệp nào khác, bao gồm cả đồ họa (có thể là ảnh của tình nguyện viên, sản phẩm hoặc vị trí?) - vào hồ sơ.
• Siêu kết nối: Nhờ loại trường này, Access hiểu và lưu trữ ngôn ngữ liên kết đặc biệt khiến Internet trở thành một nơi mạnh mẽ như vậy. Nếu bạn sử dụng Access trên mạng của công ty mình hoặc sử dụng Internet rộng rãi, thì loại trường này là dành cho bạn.
• Được tính toán: Sử dụng loại trường này khi bạn muốn điền vào trường được đề cập bằng kết quả của một công thức sử dụng một hoặc nhiều trường khác trong cùng một bảng. Ví dụ:trong bảng chứa danh sách các sản phẩm của bạn, các trường khác có thể bao gồm Giá và Giảm giá. Nếu bạn cũng muốn có một trường tính giá mới (Giá, trừ đi Giảm giá), bạn sẽ đặt trường đó thành trường Tính toán. Khi bạn chọn trường này làm loại trường, bạn sử dụng menu con để chọn loại dữ liệu sẽ chứa kết quả và sau đó hộp thoại Bộ tạo biểu thức xuất hiện, qua đó bạn thiết lập công thức.

Các trường phổ biến cho bảng hàng ngày

Biểu tượng bị cấm

Tất nhiên, một loại trường khác (được liệt kê trong cột Loại) không phải là trường Văn bản Ngắn hay Văn bản Dài - bạn cũng thấy trường Siêu kết nối. Kiểu dữ liệu này cũng được coi là văn bản, nhưng kiểu dữ liệu Siêu kết nối lưu trữ URL, dưới dạng URL - không chỉ là một chuỗi văn bản và dấu câu.

Nếu tất cả nội dung chữ so với số này làm bạn bối rối, hãy nhớ rằng máy tính cho rằng có sự khác biệt giữa số (mà bạn sẽ sử dụng trong một phép tính) và một chuỗi chữ số, chẳng hạn như các chữ số tạo nên một số điện thoại. Khi nói đến các loại trường văn bản khác nhau, vấn đề là bao nhiêu văn bản sẽ được lưu trữ trong trường và nếu nó cần bất kỳ định dạng đặc biệt nào để hoạt động bình thường trong cơ sở dữ liệu.