Cách chuyển báo cáo Microsoft Access sang PDF (3 cách)

Dễ dàng lưu báo cáo truy cập dưới dạng tệp PDF

Áp dụng cho:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 và 365 (Windows)

Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các báo cáo Access của mình sang PDF (Định dạng Tài liệu Di động) mà không cần sử dụng Adobe Acrobat Pro. Để chuyển đổi sang PDF, bạn sử dụng tab Tệp hoặc tab Dữ liệu Ngoài trong Ruy-băng hoặc bạn có thể tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.

1. Lưu PDF bằng tab Tệp trong Ribbon

Tùy chọn đầu tiên là sử dụng tab Tệp (Dạng xem Backstage) trong Ruy-băng:

Để chuyển đổi báo cáo (hoặc biểu mẫu) sang PDF bằng tab Tệp:

1. Trong Ngăn Điều hướng, hãy nhấp vào báo cáo (hoặc biểu mẫu) bạn muốn xuất sang PDF.
2. Nhấp vào tab Tệp trong Ruy-băng.
3. Chọn Lưu và Xuất bản.
4. Trong Loại tệp, chọn Lưu đối tượng dưới dạng.
5. Trong Loại tệp cơ sở dữ liệu, chọn PDF hoặc XPS.
6. Nhấp vào nút Lưu dưới dạng. Một hộp thoại xuất hiện. Lưu dưới dạng loại sẽ xuất hiện dưới dạng PDF.
7. Trong hộp thoại, chọn vị trí đích mà bạn muốn lưu tệp PDF. Nhập tên nếu cần. Chọn Tiêu chuẩn (để in độ phân giải cao hơn) hoặc Kích thước tối thiểu (để xuất bản trực tuyến) bên cạnh Tối ưu hóa cho.
8. Nhấp vào Tùy chọn và đảm bảo rằng các thẻ cấu trúc tài liệu cho khả năng truy cập được chọn (điều này giúp trình đọc màn hình hoặc công nghệ hỗ trợ khác đọc tệp) rồi nhấp vào OK.
9. Chọn Mở tệp sau khi xuất bản nếu bạn muốn xem tệp PDF hoàn chỉnh.
10. Nhấp vào Xuất bản.
11. Trong Access, hãy chọn Lưu các bước xuất nếu bạn muốn lặp lại quá trình xuất thường xuyên (bạn sẽ cần nhập tên và mô tả).
12. Nhấp vào Đóng.

2. Xuất sang PDF bằng tab Dữ liệu Ngoài trong Ribbon

Một tùy chọn khác là sử dụng tab Dữ liệu Bên ngoài trong Ruy-băng:

Để chuyển đổi một báo cáo (hoặc biểu mẫu) sang PDF bằng cách sử dụng tab Dữ liệu Bên ngoài:

1. Trong Ngăn Điều hướng, hãy nhấp vào báo cáo (hoặc biểu mẫu) bạn muốn xuất sang PDF.
2. Nhấp vào tab Dữ liệu Bên ngoài trong Ruy-băng.
3. Nhấp vào nút PDF hoặc XPS trong nhóm Xuất (XPS là một giải pháp thay thế cho PDF do Microsoft tạo). Một hộp thoại xuất hiện. Lưu dưới dạng loại sẽ xuất hiện dưới dạng PDF.
4. Trong hộp thoại, chọn vị trí đích mà bạn muốn lưu tệp PDF. Nhập tên nếu cần. Chọn Tiêu chuẩn (để in độ phân giải cao hơn) hoặc Kích thước tối thiểu (để xuất bản trực tuyến) bên cạnh Tối ưu hóa cho.
5. Nhấp vào Tùy chọn và đảm bảo rằng các thẻ cấu trúc tài liệu cho khả năng truy cập được chọn (điều này giúp trình đọc màn hình hoặc công nghệ hỗ trợ khác đọc tệp) rồi nhấp vào OK.
6. Chọn Mở tệp sau khi xuất bản nếu bạn muốn xem tệp PDF hoàn chỉnh.
7. Nhấp vào Xuất bản.
8. Trong Access, hãy chọn Lưu các bước xuất nếu bạn muốn lặp lại quá trình xuất thường xuyên (bạn sẽ cần nhập tên và mô tả).
9. Nhấp vào Đóng.

3. Thêm nút xuất PDF vào Thanh công cụ truy cập nhanh

Bạn có thể tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh và thêm nút PDF hoặc XPS để dễ truy cập hơn. Bạn cũng có thể muốn hiển thị Thanh công cụ Truy nhập Nhanh bên dưới Ruy-băng.

Để thêm nút PDF hoặc XPS vào Thanh công cụ truy cập nhanh:

1. Nhấp vào tab Tệp trong Ruy-băng, sau đó nhấp vào Tùy chọn.
2. Nhấp vào danh mục Thanh công cụ Truy cập Nhanh ở bên trái.
3. Từ menu thả xuống trong Chọn lệnh từ, hãy chọn Tất cả lệnh.
4. Nhấp vào nút PDF hoặc XPS.
5. Nhấp vào Thêm.
6. Nhấp vào OK.
7. Nhấp vào Đóng. Nút PDF hoặc XPS sẽ xuất hiện trên Thanh công cụ truy cập nhanh.

Khi bạn đã thêm nút PDF hoặc XPS vào Thanh công cụ truy cập nhanh, để tạo tệp PDF:

1. Trong Ngăn Điều hướng, hãy nhấp vào báo cáo (hoặc biểu mẫu) bạn muốn xuất sang PDF.
2. Nhấp vào nút PDF hoặc XPS mà bạn đã thêm vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh. Một hộp thoại xuất hiện. Lưu dưới dạng loại sẽ xuất hiện dưới dạng PDF.
3. Trong hộp thoại, chọn vị trí đích mà bạn muốn lưu tệp PDF. Nhập tên nếu cần. Chọn Tiêu chuẩn (để in độ phân giải cao hơn) hoặc Kích thước tối thiểu (để xuất bản trực tuyến) bên cạnh Tối ưu hóa cho.
4. Nhấp vào Tùy chọn và đảm bảo rằng các thẻ cấu trúc tài liệu cho khả năng truy cập được chọn (điều này giúp trình đọc màn hình hoặc công nghệ hỗ trợ khác đọc tệp một cách chính xác) rồi nhấp vào OK.
5. Chọn Mở tệp sau khi xuất bản nếu bạn muốn xem tệp PDF hoàn chỉnh.
6. Nhấp vào Xuất bản.
7. Trong Access, hãy chọn Lưu các bước xuất nếu bạn muốn lặp lại quá trình xuất thường xuyên (bạn sẽ cần nhập tên và mô tả).
8. Nhấp vào Đóng.

Thật dễ dàng để tạo tệp PDF cho các báo cáo và biểu mẫu trong Access mà không cần sử dụng Adobe Acrobat Pro. Tất cả những gì bạn cần là Acrobat Reader miễn phí để xem chúng.