Cách làm nổi bật các bản ghi hoặc giá trị trong báo cáo Microsoft Access bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện

Áp dụng định dạng có điều kiện trong báo cáo Microsoft Access

Áp dụng cho:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 và 365 (Windows)

Bạn có thể đánh dấu các giá trị hoặc bản ghi trong báo cáo Microsoft Access bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện. Định dạng có điều kiện được sử dụng để thay đổi giao diện của điều khiển liên kết, chẳng hạn như hộp văn bản dựa trên quy tắc. Các điều kiện nhất định phải được đáp ứng để áp dụng định dạng. Bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện trong Dạng xem Bố cục hoặc Dạng xem Thiết kế. Định dạng có Điều kiện xuất hiện trong tab Định dạng Công cụ Thiết kế Báo cáo trong Ruy-băng:

Bạn có muốn tìm hiểu thêm về Microsoft Access không? Xem các khóa học về Access lớp học ảo hoặc lớp học trực tiếp của chúng tôi>

Nếu bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện cho các điều khiển, bạn có thể muốn loại bỏ bóng hàng thay thế trong Chế độ xem thiết kế:

1. Nhấp chuột phải vào tab báo cáo và chọn Chế độ xem thiết kế (hoặc nhấp chuột phải vào vùng trống trên báo cáo và chọn Chế độ xem thiết kế).
2. Nhấp chuột phải vào phần Chi tiết.
3. Trong menu thả xuống, hãy chọn Đổ bóng cho Hàng Thay thế, sau đó chọn Không có màu hoặc màu trắng.

Áp dụng định dạng có điều kiện trong Dạng xem Bố cục

Để áp dụng định dạng có điều kiện trong Dạng xem Bố cục:

1. Nhấp chuột phải vào tab báo cáo và chọn Chế độ xem Bố cục (hoặc nhấp chuột phải vào vùng trống trên báo cáo và chọn Chế độ xem Bố cục).
2. Nhấp vào điều khiển hoặc các điều khiển mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện. Nếu bạn muốn áp dụng định dạng cho toàn bộ bản ghi, hãy nhấp Shift-click vào tất cả các điều khiển trong một bản ghi.
3. Nhấp vào tab Định dạng Công cụ Thiết kế Báo cáo trong Ruy-băng.
4. Nhấp vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Định dạng Điều khiển.
5. Trong hộp thoại xuất hiện, nhấp vào Quy tắc mới.
6. Nhấp vào Kiểm tra các giá trị trong bản ghi hiện tại hoặc sử dụng một biểu thức hoặc nhấp vào So sánh với các bản ghi khác.
7. Nhập quy tắc mong muốn.
8. Chọn định dạng bạn muốn áp dụng, chẳng hạn như màu phông chữ.
9. Nhấp vào OK hai lần.
10. Nhấp chuột phải vào tab báo cáo và chọn Xem trước khi in để xem định dạng sẽ hiển thị như thế nào nếu bạn in báo cáo.

Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đã nhập một quy tắc để nếu doanh số bán hàng thực tế lớn hơn 50000, toàn bộ bản ghi sẽ xuất hiện bằng chữ đậm và màu xanh lam (lưu ý rằng trường bán hàng thực tế phải liên kết với một điều khiển chẳng hạn như hộp văn bản trên báo cáo):

Áp dụng định dạng có điều kiện trong Chế độ xem thiết kế

Để áp dụng định dạng có điều kiện trong Chế độ xem thiết kế:

1. Nhấp chuột phải vào tab báo cáo và chọn Chế độ xem thiết kế (hoặc nhấp chuột phải vào vùng trống trên báo cáo và chọn Chế độ xem thiết kế).
2. Chọn điều khiển hoặc các điều khiển mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện. Nếu bạn muốn áp dụng định dạng cho toàn bộ bản ghi, hãy nhấp Shift-click vào tất cả các điều khiển trong phần Chi tiết.
3. Nhấp vào tab Định dạng Công cụ Thiết kế Báo cáo trong Ruy-băng.
4. Nhấp vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Định dạng Điều khiển.
5. Trong hộp thoại xuất hiện, nhấp vào Quy tắc mới.
6. Nhấp vào Kiểm tra các giá trị trong bản ghi hiện tại hoặc sử dụng một biểu thức hoặc nhấp vào So sánh với các bản ghi khác.
7. Nhập quy tắc mong muốn.
8. Chọn định dạng bạn muốn, chẳng hạn như màu phông chữ.
9. Nhấp vào OK hai lần.
10. Nhấp chuột phải vào tab báo cáo và chọn Xem trước khi in để xem định dạng sẽ hiển thị như thế nào nếu bạn in báo cáo.

Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đã nhập một quy tắc để nếu ngày theo dõi trong vòng 90 ngày sau ngày hiện tại, toàn bộ bản ghi sẽ xuất hiện bằng chữ in đậm và có màu xanh lục (lưu ý rằng trường ngày theo dõi > phải liên kết với một điều khiển chẳng hạn như hộp văn bản trên báo cáo):

Nếu bạn muốn áp dụng định dạng điền vào toàn bộ bản ghi, các điều khiển (thường là hộp văn bản) sẽ cần phải "chạm" vào điều khiển tiếp theo nếu không bạn sẽ thấy khoảng trống trong bản ghi.

Ngoài ra, trong danh sách các quy tắc định dạng có điều kiện trong hộp thoại Định dạng có Điều kiện, quy tắc cao hơn trong danh sách được ưu tiên hơn quy tắc thấp hơn trong danh sách. Vì vậy, nếu một giá trị hoặc bản ghi được định dạng bằng định dạng có điều kiện sử dụng nhiều quy tắc, thì quy tắc cao nhất trong hộp thoại sẽ "thắng". Bạn có thể thay đổi thứ tự ưu tiên bằng cách nhấp vào mũi tên di chuyển lên và di chuyển xuống trong hộp thoại.

Bài viết này được xuất bản lần đầu tiên vào ngày 17 tháng 5 năm 2019 và đã được cập nhật để làm rõ ràng và nội dung.