Xem các Mẹo Hữu ích này để Tạo Truy vấn Chọn lọc trong Microsoft Access
Áp dụng cho:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 và 365 (Windows)
Bạn có thể tạo một truy vấn chọn trong Microsoft Access để truy xuất dữ liệu dựa trên tiêu chí. Truy vấn chọn trong Microsoft Access là loại truy vấn phổ biến nhất. Có một số cách làm việc hiệu quả trong các truy vấn được chọn để nhận được kết quả bạn muốn và tiết kiệm thời gian. Bạn cũng có thể sử dụng nhiều mẹo này trong các loại truy vấn khác.
1. Tạo một truy vấn chọn trong Chế độ xem thiết kế
Để tạo một truy vấn chọn và chuyển đến Chế độ xem thiết kế (và tránh trình hướng dẫn):
- Nhấp vào tab Tạo trong ruy-băng.
- Trong nhóm Truy vấn, hãy nhấp vào Thiết kế Truy vấn. Một hộp thoại xuất hiện.
- Nhấp đúp vào bảng hoặc truy vấn mong muốn (nhấp vào tab Truy vấn trong hộp thoại để chọn truy vấn).
- Nhấp vào Đóng. Danh sách trường cho mỗi bảng hoặc truy vấn sẽ xuất hiện ở ngăn trên cùng trong Chế độ xem thiết kế.
- Nếu bạn cần thêm một bảng hoặc truy vấn khác vào ngăn trên cùng, hãy nhấp vào nút Hiển thị Bảng trên tab Thiết kế Công cụ Truy vấn trong Ruy-băng, nhấp đúp vào bảng hoặc truy vấn mong muốn (nhấp vào tab Truy vấn trước) và nhấp Đóng.
2. Di chuyển giữa Dạng xem thiết kế và Dạng xem biểu dữ liệu
Bạn có thể chạy một truy vấn đã chọn bằng cách nhấp vào nút Chạy trên tab Thiết kế Công cụ Truy vấn trong Ruy-băng hoặc chỉ cần truy cập Dạng xem Biểu dữ liệu.
Để nhanh chóng di chuyển giữa Dạng xem thiết kế và Dạng xem biểu dữ liệu:
- Nhấp chuột phải vào tab truy vấn (hoặc thanh tiêu đề) của truy vấn hiện tại và chọn chế độ xem mong muốn hoặc
- Nhấp vào nút Chế độ xem trên tab Trang chủ hoặc tab Thiết kế công cụ truy vấn trong ruy-băng và chọn chế độ xem mong muốn.
3. Thêm trường vào lưới trong Dạng xem thiết kế
Trong Dạng xem Thiết kế, ngăn dưới được gọi là lưới QBE (Truy vấn theo Thiết kế). Hiển thị các trường bạn muốn truy vấn trong lưới này. Ngăn phía trên trong Dạng xem Thiết kế hiển thị các nguồn dữ liệu - danh sách trường của các bảng hoặc truy vấn.
Để thêm trường vào lưới QBE:
- Nhấp đúp vào trường trong danh sách trường ở ngăn trên cùng trong Dạng xem thiết kế để thêm trường đó vào cột có sẵn tiếp theo trong lưới.
- Kéo một trường từ danh sách trường bằng cách giữ nút chuột trái, sau đó kéo xuống một cột để thêm nó vào lưới.
- Nhấp vào hàng trường trong một cột trong lưới QBE và từ trình đơn thả xuống, hãy chọn trường mong muốn. Nếu có nhiều hơn một bảng và cùng một tên trường xuất hiện trong cả hai, bạn cũng phải chỉ định bảng nguồn trong hàng Bảng hoặc Access sẽ đặt mặc định cho bảng đầu tiên (từ trái sang phải trong ngăn trên) có chứa trường.
4. Thêm nhiều trường vào lưới trong Chế độ xem thiết kế
Bạn có thể thêm nhiều trường vào lưới QBE.
Để chọn nhiều trường liền kề (liền kề):
- Trong ngăn trên cùng, hãy nhấp vào một trường trong danh sách trường, sau đó giữ phím Shift và nhấp vào trường cuối cùng bạn muốn đưa vào bên dưới.
- Trỏ vào một trong các trường đã chọn, giữ nút chuột trái và kéo xuống một cột trong lưới QBE.
Để chọn nhiều trường không liền nhau (không liền kề):
- Trong ngăn trên cùng, hãy nhấp vào một trường trong danh sách trường, sau đó nhấn Control khi nhấp vào các trường tiếp theo bên dưới.
- Trỏ vào một trong các trường đã chọn, giữ nút chuột trái và kéo xuống một cột trong lưới QBE.
5. Thêm tất cả các trường vào lưới trong Chế độ xem thiết kế
Bạn có thể thêm tất cả các trường vào lưới. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng điều này có thể làm chậm truy vấn của bạn tùy thuộc vào số lượng trường và lượng dữ liệu.
Để chọn tất cả các trường trong bảng nguồn hoặc danh sách trường truy vấn:
- Trong ngăn trên cùng, hãy nhấp đúp vào thanh tiêu đề của danh sách trường để chọn tất cả các trường.
- Trỏ vào một trong các trường đã chọn, giữ nút chuột trái và kéo xuống một cột trong lưới QBE.
Bạn có thể sử dụng dấu hoa thị (*) xuất hiện ở đầu danh sách trường trong ngăn trên cùng và kéo nó vào lưới QBE để đại diện cho tất cả các trường. Tuy nhiên, phương pháp này có những hạn chế. Ví dụ:bạn không thể bao gồm một hàm tổng hợp hoặc chạy một truy vấn Tổng bằng cách sử dụng ký tự dấu hoa thị.
6. Sử dụng logic AND và OR
Trong lưới QBE, trong (các) hàng tiêu chí:
- Nhập tiêu chí vào cùng một hàng tiêu chí như một kịch bản VÀ.
- Nhập tiêu chí vào các hàng tiêu chí khác nhau dưới dạng kịch bản HOẶC.
7. Sắp xếp lại các cột
Bạn có thể sắp xếp lại các cột trong Dạng xem thiết kế trong một truy vấn. Điều này hữu ích về nhiều mặt bao gồm cả nhóm và sắp xếp. Nếu bạn chỉ định thứ tự sắp xếp cho nhiều trường, Access sẽ sắp xếp từ trái sang phải.
Để sắp xếp lại các cột trong Chế độ xem thiết kế:
- Nhấp vào thanh mảnh ở đầu cột bạn muốn di chuyển để chọn toàn bộ cột.
- Trỏ đến cùng một khu vực trên cột đã chọn, giữ nút chuột trái và kéo cột đến vị trí mới.
8. Đặt thuộc tính
Bạn có thể hiển thị các thuộc tính trong Design View theo một số cách:
- Nhấp đúp vào khung trên cùng trong một vùng trống.
- Nhấn F4.
- Nhấp chuột phải vào một trong hai ngăn trong Chế độ xem thiết kế và chọn Thuộc tính từ trình đơn thả xuống.
- Nhấp vào nút Thuộc tính trên tab Công cụ thiết kế truy vấn trong ruy-băng.
Để đặt thuộc tính truy vấn:
- Nhấp vào ngăn trên cùng trong một vùng trống.
- Chọn các thuộc tính mong muốn trong ngăn Thuộc tính.
Dưới đây là các thuộc tính truy vấn:
Để đặt thuộc tính trường:
- Nhấp vào một cột trong lưới QBE.
- Chọn các thuộc tính mong muốn trong ngăn Thuộc tính.
Dưới đây là các thuộc tính của trường:
9. Thêm một nút để dễ dàng xóa lưới
Bạn có thể thêm nút Xóa Lưới vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh để dễ dàng xóa toàn bộ lưới trong Dạng xem Thiết kế Truy vấn.
Đầu tiên, hiển thị Thanh công cụ Truy nhập Nhanh bên dưới Ruy-băng (điều này giúp dễ nhìn và cho phép thêm nhiều nút hơn):
- Nhấp vào mũi tên ở bên phải của Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (ở trên Ruy-băng theo mặc định) và chọn Hiển thị Bên dưới Ruy-băng.
Để thêm nút Xóa Lưới vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh:
- Nhấp vào mũi tên ở bên phải của Thanh công cụ Truy cập Nhanh và chọn Các Lệnh khác.
- Trong menu ở trên cùng, chọn Tất cả lệnh.
- Trong danh sách các lệnh, hãy chọn Xóa lưới.
- Nhấp vào Thêm.
- Nhấp vào OK.
Từ thời điểm này, bạn sẽ có thể chọn nút Xóa lưới (X) trên Thanh công cụ truy cập nhanh trong Dạng xem thiết kế trong một truy vấn.
Dưới đây là Thanh công cụ Truy cập Nhanh với nút Xóa Lưới (X):
10. Hiển thị tổng số trong Dạng xem biểu dữ liệu
Giờ đây, bạn có thể tự động hiển thị tổng số trong Dạng xem biểu dữ liệu:
- Chuyển đến Dạng xem biểu dữ liệu.
- Nhấp vào nút Tổng cộng trên tab Trang đầu trong Ruy-băng. Một hàng Tổng được thêm vào biểu dữ liệu.
- Nhấp vào cột bạn muốn tính tổng trong hàng Tổng và chọn một chức năng từ danh sách thả xuống. Access sẽ tự động tính toán tổng số tiền.
Có nhiều mẹo và thủ thuật khác để làm việc với các truy vấn được chọn nhưng đây là một bộ tuyệt vời để bắt đầu.
