Cách lọc nhanh dữ liệu báo cáo Microsoft Access trong dạng xem bố cục
Áp dụng cho:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 và 365 (Windows)
Trong các phiên bản mới hơn của Microsoft Access, bạn có thể sử dụng Dạng xem Bố cục để lọc nhanh dữ liệu trong báo cáo mà không cần phải tạo truy vấn mới để sử dụng làm nguồn cho báo cáo. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Bạn cũng có thể áp dụng các bộ lọc trong Dạng xem Báo cáo (là dạng xem không cung cấp chức năng định dạng giống như Dạng xem Bố cục). Trong bài viết này, chúng tôi sẽ sử dụng Chế độ xem Bố cục.
Bạn có thể lọc các báo cáo được tạo trong cơ sở dữ liệu trên máy tính với Microsoft Access bằng phương pháp này nhưng không phải trong ứng dụng Microsoft Access.
Lọc các trường văn bản trong Dạng xem Bố cục
Để lọc trường văn bản trong báo cáo:
- Xem báo cáo trong Chế độ xem Bố cục. Nếu bạn đang ở Dạng xem Thiết kế, hãy bấm chuột phải vào tab hoặc thanh tiêu đề của báo cáo và chọn Dạng xem Bố trí. Nếu bạn đang mở một báo cáo, hãy nhấp chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Điều hướng và chọn Chế độ xem Bố cục.
- Nhấp chuột phải vào dữ liệu bạn muốn lọc. Ví dụ:nếu bạn muốn lọc trường Thành phố, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ thành phố nào và menu phân biệt ngữ cảnh sẽ xuất hiện. Các tùy chọn trong menu sẽ xuất hiện dựa trên loại trường.
- Từ menu, chọn các tùy chọn mong muốn. Bạn có thể chọn một tùy chọn tùy chỉnh. Ví dụ:nếu bạn chọn Bộ lọc văn bản, các tùy chọn khác sẽ xuất hiện, chẳng hạn như Bắt đầu với.
- Chọn tùy chọn mong muốn. Báo cáo sẽ xuất hiện ở trạng thái đã lọc.
Dưới đây là menu xuất hiện nếu người dùng nhấp chuột phải vào thành phố trong trường Thành phố:
Lọc các trường số trong Chế độ xem Bố cục
Để lọc một trường số trong báo cáo:
- Xem báo cáo trong Báo cáo hoặc Chế độ xem Bố cục. Nếu bạn đang ở Dạng xem Thiết kế, hãy bấm chuột phải vào tab hoặc thanh tiêu đề của báo cáo và chọn Dạng xem Bố trí. Nếu bạn đang mở một báo cáo, hãy nhấp chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Điều hướng và chọn Chế độ xem Bố cục.
- Nhấp chuột phải vào dữ liệu bạn muốn lọc. Ví dụ:nếu bạn muốn lọc trường Bán hàng Thực tế, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ dữ liệu bán hàng thực tế nào và menu phân biệt ngữ cảnh sẽ xuất hiện. Các tùy chọn trong menu sẽ xuất hiện cho các trường số.
- Từ menu, chọn các tùy chọn mong muốn. Bạn có thể chọn một tùy chọn tùy chỉnh. Ví dụ:nếu bạn chọn Bộ lọc số, các tùy chọn khác sẽ xuất hiện, chẳng hạn như Giữa.
- Chọn tùy chọn mong muốn. Báo cáo sẽ xuất hiện ở trạng thái đã lọc.
Dưới đây là menu xuất hiện nếu người dùng nhấp chuột phải vào dữ liệu trong trường Bán hàng Thực tế:
Lọc các trường ngày trong Chế độ xem Bố cục
Để lọc trường ngày trong báo cáo:
- Xem báo cáo trong Chế độ xem Bố cục. Nếu bạn đang ở Dạng xem Thiết kế, hãy bấm chuột phải vào tab hoặc thanh tiêu đề của báo cáo và chọn Dạng xem Bố trí. Nếu bạn đang mở một báo cáo, hãy nhấp chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Điều hướng và chọn Chế độ xem Bố cục.
- Nhấp chuột phải vào dữ liệu bạn muốn lọc. Ví dụ:nếu bạn muốn lọc trường Ngày đã nhập, hãy nhấp chuột phải vào ngày đã nhập và menu phân biệt ngữ cảnh sẽ xuất hiện. Các tùy chọn trong menu sẽ xuất hiện cho các trường ngày.
- Từ menu, chọn các tùy chọn mong muốn. Bạn có thể chọn một tùy chọn tùy chỉnh. Ví dụ:nếu bạn chọn Bộ lọc ngày, các tùy chọn khác sẽ xuất hiện, chẳng hạn như Giữa.
- Chọn tùy chọn mong muốn. Báo cáo sẽ xuất hiện ở trạng thái đã lọc.
Dưới đây là menu xuất hiện nếu người dùng nhấp chuột phải vào dữ liệu trong trường Ngày đã nhập:
Xóa hoặc xóa bộ lọc
Để xóa bộ lọc:
- Trong Dạng xem Bố cục, hãy nhấp vào tab Trang đầu trong Ruy-băng.
- Trong nhóm Sắp xếp và Bộ lọc, hãy nhấp vào Nâng cao và chọn Xóa Tất cả Bộ lọc từ trình đơn thả xuống. Access sẽ xóa hoặc xóa tất cả các bộ lọc. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào trường và chọn Xóa.
Chuyển đổi bộ lọc
Bạn cũng có thể bật và tắt các bộ lọc:
- Trong Dạng xem Bố cục, hãy nhấp vào tab Trang đầu trong Ruy-băng.
- Nhấp vào nút Chuyển đổi Bộ lọc để xóa bộ lọc hoặc nhấp vào Chuyển đổi Bộ lọc để áp dụng lại bộ lọc.
- Nếu bạn đóng báo cáo mà không xóa các bộ lọc, thì các bộ lọc sẽ khả dụng khi bạn mở lại báo cáo và bạn có thể nhấp lại vào Chuyển đổi Bộ lọc để áp dụng lại chúng. Các bộ lọc sẽ khả dụng ngay cả khi bạn đóng và mở lại cơ sở dữ liệu.
Phương pháp lọc trong báo cáo này vừa đơn giản vừa trực quan và sẽ dẫn đến ít truy vấn hơn.
Bài viết này được xuất bản lần đầu tiên vào ngày 6 tháng 6 năm 2016 và đã được cập nhật để làm rõ ràng và nội dung.
