Bạn đang muốn loại bỏ bớt thời gian thực hiện các tác vụ Microsoft Access thông thường? Access cung cấp nhiều tính năng có thể cải thiện hiệu quả và năng suất của bạn. Chìa khóa là biết tìm các tính năng này ở đâu và sử dụng chúng như thế nào. Đừng ngại - hãy khám phá và xem 10 mẹo tiết kiệm thời gian này cho MS Access.
1. Thêm Dấu thời gian vào Bản ghi Cơ sở dữ liệu
Với hàm Now (), bạn có thể tự động thêm ngày và giờ vào các bản ghi cơ sở dữ liệu của mình. Bằng cách này, bất cứ khi nào bạn kéo hồ sơ lên, bạn có thể xác định thời điểm dữ liệu được nhập.
2. Sử dụng Mẫu để Xây dựng Cơ sở dữ liệu
Mẫu là người bạn của bạn trong MS Access. Với các mẫu, bạn không phải xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu. Chọn từ hàng trăm tùy chọn do Microsoft hoặc một người nào đó trong cộng đồng Access thực hiện.
3. Nhập dữ liệu từ Excel vào Access
Nhập dữ liệu từ Excel sang Access có thể tiết kiệm thời gian rất nhiều. Bạn có thể làm được nhiều việc hơn với dữ liệu của mình bằng Access, bao gồm cập nhật công thức và sắp xếp hoặc lọc qua kết quả. Nếu bạn không chắc mình có nên chuyển từ Excel sang Access hay không, hãy liên hệ với công ty hỗ trợ MS Access.
4. Xuất dữ liệu từ Access sang Excel
Việc xuất dữ liệu từ Access sang Excel cũng rất hữu ích. Bảng tính không thể làm mọi thứ mà cơ sở dữ liệu có thể làm được, nhưng chúng vẫn hữu ích khi bạn chỉ cần quản lý một lượng nhỏ dữ liệu. Thêm vào đó, hầu hết mọi người đều biết cách sử dụng Excel.
5. Sử dụng SQL cho các truy vấn nâng cao
Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) là một ngôn ngữ tốt để quay lại nếu bạn gặp khó khăn khi thiết kế truy vấn. SQL là nền tảng cho cơ sở dữ liệu quan hệ và cho phép bạn chọn kết quả chính xác mà bạn đang tìm kiếm.
6. Sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn thường xuyên
Cơ sở dữ liệu Access của bạn không bị hỏng hoặc bị hư hỏng, vì vậy, điều quan trọng là phải thực hiện các bước thích hợp để bảo vệ chúng. Cách tốt nhất để làm điều này là sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn thường xuyên.
7. Biết các phím tắt của bạn
Hãy dành thời gian làm quen với các phím tắt sẽ hữu ích cho bạn. Ví dụ:bạn có thể khai thác toàn bộ sức mạnh của Access bằng cách lọc kết quả, ẩn các bản sao trong báo cáo và tăng tốc độ nhập dữ liệu.
8. Hiểu Macro
Macro là công cụ cho phép bạn tự động hóa các tác vụ và chức năng cho các biểu mẫu và báo cáo của mình - và bạn không cần phải học VBA (Visual Basic for Applications) để làm như vậy. Hãy dành thời gian tìm hiểu các macro ngay cả khi thoạt nhìn chúng có vẻ khó hiểu - bạn sẽ hiệu quả hơn nhiều!
9. Tận dụng các mối quan hệ của bạn
Nhiều người sử dụng Access như một bảng tính được tôn vinh, nhưng bạn chỉ đang hạn chế tiềm năng của nó khi làm điều này. Cơ sở dữ liệu quan hệ theo dõi mối quan hệ giữa các phần tử dữ liệu, vì vậy hãy khám phá cách tạo mối quan hệ giữa hai bảng trong bất kỳ cơ sở dữ liệu nào.
10. Chọn các khóa chính một cách cẩn thận
MS Access cho phép bạn chọn khóa chính của mình và bạn sẽ muốn làm như vậy một cách khôn ngoan. Ví dụ:khi thiết kế một cơ sở dữ liệu mới, khóa được chọn phải là duy nhất. Nếu có thể hai bản ghi chia sẻ cùng một giá trị cho một thuộc tính, bạn sẽ không muốn sử dụng thuộc tính này làm khóa chính.
Microsoft Access không bao giờ được đánh giá thấp. Đây là một chương trình cơ sở dữ liệu mạnh mẽ cho phép bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Hy vọng rằng 10 mẹo trên sẽ hữu ích khi bạn học cách điều hướng Access 2016 một cách hiệu quả hơn.
