Nếu phải đoán, bạn nghĩ mình dành bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp mỗi tuần? Theo bài báo này, quản lý cấp trung dành trung bình 35% thời gian của họ cho các cuộc họp, trong khi quản lý cấp trên dành tới 50% cho các cuộc họp. Điều tồi tệ nhất là khi bạn dành tất cả thời gian này cho các cuộc thảo luận và chúng tỏ ra không hiệu quả. Các cuộc họp vẫn tiếp diễn, nhưng có nhiều cách để làm cho thời gian này hiệu quả hơn.
Tại Arkware, chúng tôi dành nhiều thời gian cho các cuộc gặp gỡ với khách hàng và lẫn nhau. Điều quan trọng là chúng tôi phải cung cấp các giải pháp cơ sở dữ liệu tốt nhất và họp cùng nhau là một trong những cách chúng tôi đạt được điều này. Dưới đây là các chiến lược chúng tôi sử dụng để giữ cho các cuộc họp của mình hiệu quả nhất.
1. Biết khi nào tổ chức cuộc họp
Trước khi gọi một cuộc họp, chúng tôi đảm bảo rằng đó là cách tốt nhất để giải quyết thách thức hoặc giải quyết mối quan tâm. Nếu một email hoặc bản ghi nhớ đưa mọi người vào cùng một trang, thì chúng tôi sẽ gửi nội dung này thay thế. Chúng tôi muốn các cuộc họp của mình trở thành cách sử dụng thời gian có giá trị của mọi người.
2. Lên lịch các cuộc họp vào đúng thời điểm
Chúng tôi lên lịch họp vào những thời điểm mà mọi người ít có khả năng bị phân tâm. Buổi chiều thứ sáu - chắc chắn không phải là thời điểm tốt để tổ chức một cuộc họp. Nghiên cứu cho thấy rằng các cuộc họp được tổ chức vào giờ ăn trưa khi mọi người đói và mất tập trung cũng kém hiệu quả hơn, vì vậy chúng tôi cũng tránh những thời điểm này. Thời gian tốt nhất để tổ chức các cuộc họp là từ 9-11 giờ sáng hoặc 2-4 giờ chiều vào các ngày Thứ Ba, Thứ Tư và Thứ Năm.
3. Mời đúng người
Không phải ai cũng cần có mặt tại hầu hết các cuộc họp. Chỉ mời nhân viên sẽ được lợi từ cuộc thảo luận, chẳng hạn như những người có điều gì đó để đóng góp hoặc sẽ bị ảnh hưởng bởi chủ đề của cuộc trò chuyện. Mọi người khác có thể sử dụng thời gian này để làm việc với khách hàng và hoàn thành các nhiệm vụ khác.
4. Tạo chương trình làm việc
Trước cuộc họp, hãy tạo một chương trình làm việc và dòng thời gian. Chia sẻ nó với những người đến cuộc họp để họ biết điều gì sẽ xảy ra. Có một chương trình làm việc cho phép mọi người cùng theo dõi và nắm bắt chủ đề. Nếu chủ đề đi ngang, đừng ngại tham gia và đưa cuộc trò chuyện trở lại.
5. Chọn một vị trí thoải mái
Chúng tôi nhận thấy rằng một vị trí thoải mái sẽ giúp mọi người tập trung vào các cuộc họp. Chọn một không gian sáng sủa, đủ ánh sáng với chỗ ngồi thoải mái để mọi người không thấy khó chịu trong nửa giờ tới. Bạn cũng nên trang bị bảng trắng hoặc màn hình máy chiếu để mọi người xem trong cuộc họp.
6. Giữ các cuộc họp ngắn
Tốt hơn nên có một vài cuộc họp ngắn hơn là một cuộc họp dài. Mọi người cảm thấy nhàm chán và mất tập trung khi ngồi cùng một chỗ quá lâu. Thêm vào đó, điều này cắt giảm thời gian họ có thể làm các nhiệm vụ khác. Giữ cuộc họp trong khoảng 30 phút, nếu bạn có thể.
7. Tránh giảng
Hãy nhớ rằng bạn đang tổ chức một cuộc họp, không phải một bài giảng. Vì vậy, tránh giảng bài và làm khán giả của bạn nhàm chán. Cuộc họp là thời gian để mọi người nói chuyện, trao đổi ý kiến, nói lên mối quan tâm của họ và hơn thế nữa. Hãy dành thời gian để mọi người đóng góp, đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải chọn kỹ người bạn mời.
Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu các cuộc họp, có nhiều cách để làm cho chúng hiệu quả hơn cho bạn và nhân viên của bạn. Bằng cách làm theo các chiến lược trên, bạn có thể làm cho thời gian này trở nên có giá trị đối với mọi người trong văn phòng!
