Không phải tất cả các doanh nghiệp đều chắc chắn đã đến lúc chuyển sang cơ sở dữ liệu. Excel là một chương trình bảng tính hữu ích có thể đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của họ phát triển hoặc họ muốn có nhiều khả năng hơn, thì việc chuyển sang một cơ sở dữ liệu như MS Access là rất hợp lý.
Vậy làm cách nào để biết điều gì phù hợp với doanh nghiệp của bạn và thời điểm chuyển đổi? Sự thật là có lẽ bạn nên sử dụng Excel và Access cùng nhau, thay vì thay thế cái này bằng cái kia.
Hãy bắt đầu bằng cách thảo luận về các tác vụ cơ bản mà Excel và Access được sử dụng cũng như cách bạn biết khi nào cần nâng cấp lên cơ sở dữ liệu.
Mỗi công cụ được sử dụng để làm gì?
Microsoft Excel là một công cụ bảng tính được sử dụng cho các tác vụ sau:
- Phân tích dữ liệu
- Tính toán, so sánh thống kê
- Quản lý biểu đồ
- Tạo đầu ra có thể chia sẻ
Microsoft Access là một công cụ cơ sở dữ liệu được sử dụng cho các tác vụ sau:
- Quản lý dữ liệu
- Hiển thị các tập con dữ liệu, các truy vấn phức tạp
- Báo cáo tóm tắt dữ liệu
- Tự động hóa cho các sự kiện phổ biến
- Cơ sở dữ liệu được nhiều người dùng sử dụng
Nói tóm lại, Excel là để phân tích dữ liệu, trong khi Access là để quản lý dữ liệu.
Làm cách nào để biết Khi nào cần thêm quyền truy cập?
Nếu bạn hiện đang sử dụng Excel, bạn nhận ra tiềm năng mà phần mềm bảng tính này mang lại. Nó phân tích dữ liệu số một cách hiệu quả và tương đối dễ học. Các phiên bản mới nhất cũng đi kèm với nhiều mẫu và phím tắt để giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, khi bạn cần quản lý hàng trăm hoặc hàng nghìn bảng tính, Excel sẽ bị áp lực. Việc quản lý dữ liệu và cập nhật công thức ngày càng trở nên khó khăn. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý bảng tính của mình, đây là một dấu hiệu chắc chắn rằng bạn cần một cơ sở dữ liệu lớn hơn và toàn diện hơn.
Lợi ích của Access là nó cung cấp giải pháp lưu trữ cho dữ liệu cần được kéo lên và phân tích trên các địa điểm khác nhau. Bạn có thể truy cập các bản ghi này bất kỳ lúc nào và thực hiện các thay đổi thích hợp. Vì mỗi bản ghi được cấp một ID, bạn có thể sắp xếp, lọc và truy vấn cơ sở dữ liệu của mình dựa trên mục tiêu của bạn.
Kết luận
Khi Excel trở nên quá tải với các bảng tính và bạn cảm thấy khó khăn hơn trong việc duy trì và cập nhật dữ liệu của mình, đó là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn đã sẵn sàng chuyển sang Access. Nhưng đừng vội vàng với Excel. Bạn có thể nhập Access vào Excel và ngược lại và tận hưởng những gì tốt nhất của cả hai thế giới.
