Tương tự như Trình hướng dẫn Biểu mẫu, Trình hướng dẫn Báo cáo hướng dẫn bạn qua một loạt các quyết định để tạo báo cáo. Để tạo báo cáo bằng Trình hướng dẫn Báo cáo, hãy thực hiện theo các bước bên dưới.
Tính năng này hoạt động giống nhau trong tất cả các phiên bản hiện đại của Microsoft Access:2010, 2013 và 2016.
- Trên
Tạo
trong
Báo cáo
nhóm, nhấp vào
Trình hướng dẫn Báo cáo
. Trình hướng dẫn bắt đầu.
- Từ Bảng / Truy vấn danh sách thả xuống, chọn bảng (hoặc truy vấn) để làm cơ sở cho báo cáo. Các trường cho bảng đã chọn tải trong Các trường Có sẵn hộp danh sách.
- Di chuyển các trường để đưa vào báo cáo từ
Các trường Có sẵn
hộp danh sách đến
Các trường đã chọn
hộp danh sách. Để làm như vậy, hãy nhấp đúp vào tên trường để di chuyển nó hoặc đánh dấu tên trường và nhấp vào
>
. Để di chuyển tất cả các trường cùng một lúc, hãy nhấp vào
>>
.
- Nhấp vào
Tiếp theo>
.
- Để nhóm các bản ghi trên báo cáo theo một trường cụ thể, hãy đánh dấu trường đó trong hộp danh sách và nhấp vào
>
.
- Thêm nhiều cấp độ nhóm hơn nếu muốn. Bạn có thể sử dụng các mũi tên để thay đổi thứ tự của các cấp độ nhóm nếu cần.
- Khi bạn hoàn tất việc xác định cách bạn muốn các bản ghi được nhóm lại, hãy nhấp vào
Tiếp theo>
.
- Trong danh sách thả xuống đầu tiên, hãy chọn trường để sắp xếp các bản ghi theo. Theo mặc định, các bản ghi sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo trường bạn chọn. Nếu bạn muốn sắp xếp theo thứ tự giảm dần, hãy nhấp vào
Tăng dần
để thay đổi nhãn của nó thành "Giảm dần".
- Bạn có thể chỉ định tối đa bốn cấp độ sắp xếp. Khi bạn hoàn tất việc chỉ định các tùy chọn sắp xếp, hãy nhấp vào
Tiếp theo>
.
- Trong Bố cục , chọn định dạng của báo cáo. Các tùy chọn của bạn là "Bước", "Chặn" và "Phác thảo". (Hãy thử các tùy chọn để xem trước bố cục báo cáo.)
- Trong Định hướng , chọn bố cục báo cáo ở chế độ dọc hay ngang.
- Nếu bạn muốn tất cả các trường vừa với một trang, hãy đảm bảo Điều chỉnh độ rộng của trường để tất cả các trường vừa với một trang hộp kiểm được đánh dấu.
- Nhấp vào
Tiếp theo>
.
- Nhập tiêu đề cho báo cáo.
- Chọn một tuỳ chọn cho chế độ xem bạn muốn mở báo cáo. Các tuỳ chọn của bạn là:
- Xem trước báo cáo (mở ở chế độ Xem trước khi in).
- Sửa đổi thiết kế của báo cáo (mở trong dạng xem Thiết kế).
- Nhấp vào
Hoàn tất
. Báo cáo tải ở dạng xem bạn đã chọn.
Khi trình hướng dẫn đã thực hiện xong công việc của mình, các thay đổi trong tương lai đối với Sắp xếp và Nhóm sẽ được thực hiện trong Nhóm, Sắp xếp và khu vực Tổng số : Thiết kế> Nhóm &Sắp xếp . Bạn có thể thay đổi thứ tự, loại bỏ hoặc chỉnh sửa bất kỳ mục nào hiện có. Bạn cũng có thể thêm một nhóm và một loại.
