Giả sử bạn có Cơ sở dữ liệu Access chứa tên và địa chỉ của khách hàng của bạn. Thỉnh thoảng bạn có thể muốn hoặc cần gửi một bức thư tiêu chuẩn cho từng khách hàng đã chọn tham gia vào những bức thư như vậy. Tuy nhiên, bạn biết rằng những bức thư này sẽ trông đẹp hơn rất nhiều và hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều, nếu chúng được cá nhân hóa cho từng người nhận cụ thể. Một ví dụ cơ bản của việc này là in tên và địa chỉ của khách hàng ở đầu thư, và bao gồm tiêu đề và họ của khách hàng trong dòng lời chào. Tất nhiên, chúng tôi có thể tiến xa hơn thế và bao gồm thông tin về tài khoản khách hàng và thậm chí cả các đơn đặt hàng trước đó của họ (nếu thích hợp).
Có hai cách để thực hiện việc này. Chúng tôi có thể tạo một báo cáo truy cập phù hợp và tốt. Sau cùng, dữ liệu được lưu trữ trong Access, vậy tại sao không tạo một bức thư bằng một báo cáo như vậy? Nó chắc chắn là có thể làm như vậy. Tuy nhiên, có thể có một lợi thế khi hợp nhất dữ liệu khách hàng của bạn được lưu trữ trong bảng Access hoặc truy vấn vào tài liệu xử lý văn bản MS Word. Việc ngồi xuống và soạn một bức thư tiêu chuẩn được trình bày tốt bằng MS Word được cho là dễ dàng hơn nhiều (so với việc tạo cùng một tài liệu trong một báo cáo Access). Có thể nói rằng Word là một công cụ tốt hơn cho công việc cụ thể này.
Mail Merge Quá trình theo đó dữ liệu từ bảng được tích hợp vào tài liệu xử lý văn bản được gọi là kết hợp thư . Bài tập sau giải thích cách sử dụng thông tin từ bảng Access trong Hình 1 bên dưới.

Hình 1: Lược đồ của bảng Access mà chúng tôi sẽ sử dụng.

Kết nối với Dữ liệu Truy cập Giai đoạn đầu tiên trong quy trình này liên quan đến việc kết nối MS Word với cơ sở dữ liệu nơi dữ liệu khách hàng được lưu trữ. Chúng tôi sẽ làm việc với tài liệu trống ở đây, nhưng thông thường bạn sẽ bắt đầu bằng cách soạn thư chuẩn của mình. Mục tiêu của bài tập này là chỉ ra cách một tài liệu Word có được quyền truy cập vào dữ liệu trong bảng hoặc truy vấn MS Access (chứ không phải là cách soạn một tài liệu Word được trình bày rõ ràng).

1. Mở MS Word.
2. Nhấp vào biểu tượng CHỌN NGƯỜI NHẬN. Điều này nằm trong nhóm START MAIL MERGE của dải băng MAILINGS. Nhấp vào biểu tượng sẽ hiển thị menu thả xuống.
3. Chọn SỬ DỤNG DANH SÁCH HIỆN CÓ từ menu thả xuống.
4. Duyệt đến vị trí của Cơ sở dữ liệu Access của bạn (trong cửa sổ đã mở ra) và nhấp đúp vào tên tệp của nó. Thao tác này sẽ mở ra biểu mẫu hộp thoại CHỌN BẢNG trong đó bạn thấy tất cả các bảng và truy vấn từ cơ sở dữ liệu của mình.

   Hình 2: BẢNG CHỌN biểu mẫu hộp thoại.

5. Nhấp đúp vào tên bảng hoặc truy vấn chứa tên và địa chỉ của khách hàng. Chúng tôi quan tâm đến tblCustomer. Sau đó, biểu mẫu hộp thoại sẽ đóng lại. Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để chọn các trường sẽ sử dụng trong tài liệu của mình.

Truy cập Trường Bảng hoặc Truy vấn Hiện chúng tôi đã kết nối với Cơ sở dữ liệu Access và bảng lưu trữ dữ liệu khách hàng. Giai đoạn tiếp theo của quy trình là chèn các trường từ bảng đó vào chính Tài liệu Word thực tế. Chúng tôi sẽ sử dụng các trường để nhập địa chỉ của khách hàng ở đầu bức thư và để tạo ra một dòng chào. Nếu chúng tôi muốn, chúng tôi cũng có thể đi xa hơn và chèn dữ liệu từ bảng với văn bản chính của bức thư.

1. Nhấp vào vị trí trên tài liệu nơi trường sẽ được chèn.
2. Nhấp vào nửa dưới của biểu tượng nút tách INSERT MERGE FIELD. Điều này nằm trong nhóm WRITE AND INSERT FIELDS của dải băng MAILINGS. Danh sách các trường thả xuống sẽ xuất hiện (xem hình 3 bên dưới).

   Hình 3: Chèn Trường kết hợp thư .

3. Chọn khách hàng tiêu đề trường từ danh sách. Một tiêu đề Hiện trường giữ chỗ hiện đã xuất hiện trên tài liệu.
4. Lặp lại bước 2, lần này chọn trường họ. Đảm bảo rằng bạn để lại một khoảng trống giữa hai giá đỡ.
5. Chuyển đến dòng mới rồi lặp lại bước 2 lần nữa, lần này chọn trường địa chỉ đầu tiên. Lặp lại bước này cho từng trường địa chỉ, mỗi trường trên một dòng riêng biệt.
6. Đi xuống hai dòng bên dưới trường địa chỉ để nhập dòng lời chào. Nhập lời chào, chẳng hạn như "Kính gửi", để lại khoảng trắng, sau đó chèn tiêu đề , tiếp theo là một khoảng trắng khác, rồi đến họ lĩnh vực

Tài liệu của bạn bây giờ sẽ giống như sau:

Hình 4: Trường Kết hợp Thư Phần giữ chỗ.

Hợp nhất Dữ liệu Truy cập Khi bạn đã thêm các trường phối thư vào tài liệu của mình, bạn gần như đã sẵn sàng để chạy phối thư. Tuy nhiên, trước khi thực hiện, bạn nên xem trước các tài liệu sẽ trông như thế nào sau khi dữ liệu được hợp nhất. Thực hiện việc này bằng cách nhấp vào biểu tượng XEM TRƯỚC KẾT QUẢ trên MAILING RIBBON. Mỗi bản ghi từ cơ sở dữ liệu sau đó được hợp nhất vào một tài liệu riêng biệt. Bạn có thể cuộn qua từng "bản ghi tài liệu" này bằng cách sử dụng các nút điều hướng trong nhóm XEM TRƯỚC KẾT QUẢ. Đây là giao diện tài liệu của chúng tôi khi xem trước:

Hình 5 (ở trên): Xem trước bản ghi đầu tiên của dữ liệu đã hợp nhất.

Hình 6: KẾT THÚC VÀ LẬP TỨC.

Bây giờ chúng ta có thể chạy phối thư. Thực hiện việc này bằng cách nhấp vào nút FINISH AND MERGE (xem hình 6 ở trên). Sau đó, bạn được cung cấp tùy chọn IN TÀI LIỆU hoặc CHỈNH SỬA TÀI LIỆU CÁ NHÂN. Thực hiện thao tác sau sẽ mở ra một phiên bản Word mới chứa các tài liệu đã hợp nhất. Sau đó, bạn có thể tự do thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào mà bạn thấy phù hợp và in ra khi sẵn sàng.