Sử dụng Trình hướng dẫn Access để Xuất nhanh Dữ liệu sang Excel
Áp dụng cho:Microsoft Access 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và 365 (Windows)
Microsoft Access bao gồm một trình hướng dẫn xuất dễ sử dụng có thể được sử dụng để xuất bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo sang Excel. Một số đối tượng xuất khẩu tốt hơn những đối tượng khác. Ví dụ:biểu mẫu dạng bảng xuất khẩu ở định dạng dễ sử dụng hơn là dạng cột. Khi bạn xuất dữ liệu sang Excel, một bản sao của dữ liệu đã chọn sẽ được gửi sang Excel. Thông thường có nhiều người dùng trong một tổ chức sử dụng Excel để dữ liệu ở định dạng Excel có thể hoạt động tốt, đặc biệt nếu có một số lượng hạn chế người dùng Microsoft Access.
Bài viết được đề xuất: 10 phím tắt tiết kiệm thời gian trong Microsoft Access
Xuất bằng Ribbon
Để khởi chạy trình hướng dẫn xuất Access to Excel:
- Nhấp vào tab Dữ liệu Bên ngoài trong Ruy-băng.
- Nhấp vào nút Excel trong nhóm Xuất. Trình hướng dẫn xuất hiện.
Xuất có hoặc không có định dạng
Bạn có thể xuất dữ liệu bảng và truy vấn sang Excel có hoặc không có định dạng. Tuy nhiên, không thể xuất các biểu mẫu và báo cáo mà không có định dạng.
Nếu bạn xuất bảng mà không định dạng, tất cả các trường và bản ghi sẽ được xuất. Nếu bạn muốn xuất các bản ghi đã lọc trong một bảng, bạn nên xuất với định dạng để chỉ các bản ghi đã lọc được gửi đến Excel. Ngoài ra, nếu bạn xuất với định dạng, cài đặt thuộc tính Định dạng được tôn trọng, các cột ẩn sẽ bị loại trừ và các giá trị tra cứu và siêu liên kết đầy đủ sẽ được xuất.
Cách Access đã tính toán các trường, tổng và điều khiển xuất sang Excel
Các trường, tổng và điều khiển được tính toán được tạo trong Access sẽ xuất dưới dạng giá trị, không phải dưới dạng phép tính.
Xuất sang Excel bằng trình hướng dẫn Access
Để xuất dữ liệu sang Excel từ bên trong Access:
- Mở bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo bạn muốn xuất. Bạn thường sẽ đạt được kết quả tốt nhất nếu bạn sử dụng bảng hoặc truy vấn. Nếu cần, hãy áp dụng một bộ lọc. Nếu bạn không cần lọc bản ghi, chỉ cần nhấp vào đối tượng trong Ngăn dẫn hướng.
- Nhấp vào tab Dữ liệu ngoài trong Ruy-băng.
- Trong nhóm Xuất, hãy nhấp vào Excel. Trình hướng dẫn sẽ mở ra.
- Nhập tên cho tệp (nếu bạn nhập tên giống với sổ làm việc hiện có trong đích, bạn sẽ được nhắc thay thế nó) và nhấp vào nút Duyệt qua để chọn vị trí cho tệp. Chọn các tùy chọn khác trong trình hướng dẫn, chẳng hạn như bao gồm định dạng, nếu bạn muốn mở tệp đích và nếu bạn muốn xuất các bản ghi đã lọc hoặc đã chọn. Nếu bạn đang thay thế một sổ làm việc hiện có, trước tiên, tệp đó phải được đóng.
- Nhấp vào OK. Nếu bạn đã chọn mở tệp đích khi hoàn tất, Excel sẽ tự động mở.
Khi đặt tên sổ làm việc Excel trong quá trình này, bạn có thể muốn bao gồm một ngày trong tên nếu bạn cần giữ lại các bản sao của dữ liệu cho các ngày cụ thể. Khi kết thúc quá trình hoặc khi bạn quay lại Access, một hộp thoại sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn lưu các bước xuất hay không. Nếu bạn đang xuất thường xuyên, bạn có thể lưu các bước Xuất để sử dụng lại.
