Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ muốn lưu trữ thông tin nguồn nhân lực ở một vị trí an toàn, bảo mật và ổn định. Thông tin về nguồn nhân lực là thông tin nhạy cảm vì nó chứa các khiếu nại tại nơi làm việc, các vấn đề kỷ luật, thử nghiệm thuốc, sự cố bồi thường cho người lao động, các vấn đề y tế của nhân viên và hơn thế nữa. Cách tốt nhất để lưu trữ dữ liệu nhạy cảm này là ở dạng kỹ thuật số.
Hãy cùng xem cơ sở dữ liệu nhân sự là gì và lợi ích của việc có cơ sở dữ liệu nhân sự đối với doanh nghiệp của bạn.
Cơ sở dữ liệu nhân sự là gì?
Cơ sở dữ liệu nhân sự là một trung tâm trung tâm cho thông tin nhân viên. Các bộ phận nhân sự sử dụng phần mềm này để theo dõi các loại dữ liệu sau:
- Chi tiết về nhân viên
- Chi tiết ngày lễ
- Tỷ lệ vắng mặt
- Lịch trình luân chuyển công việc
- Giờ làm việc tiêu chuẩn
- Thời gian nhập và xuất cảnh
- Bảng chấm công của nhân viên
- Chi phí kinh doanh
Bởi vì thông tin này nhạy cảm, có nhiều vấn đề pháp lý cần xem xét. Bạn nên biết cách lưu trữ dữ liệu này theo HIPAA và GDPR, cũng như biết bạn có thể lưu giữ dữ liệu này trong bao lâu. Điều này áp dụng cho cả nhân viên hiện tại, nhân viên cũ và người xin việc.
Cơ sở dữ liệu nhân sự có thể giúp doanh nghiệp của bạn như thế nào?
Khi bạn đã thiết lập cơ sở dữ liệu nhân sự cho doanh nghiệp của mình, bạn sẽ không cần nhìn lại! Các cơ sở dữ liệu này hợp lý hóa các quy trình nhân sự của bạn và giữ cho dữ liệu được lưu trữ trong môi trường an toàn. Bằng cách này, bạn có thể cho nhân viên của mình thấy rằng bạn coi trọng tính bảo mật của họ.
Dưới đây là một số lợi ích mong đợi khi có cơ sở dữ liệu nhân sự cho doanh nghiệp của bạn:
- Hiệu quả. Duy trì cơ sở dữ liệu nhân sự giúp hợp lý hóa năng suất của nhóm bạn. Tất cả thông tin họ cần để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đều nằm ở một vị trí trung tâm.
- Hiệu quả về chi phí. Về lâu dài, có một cơ sở dữ liệu nhân sự có thể tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp của bạn. Cơ sở dữ liệu của bạn sẽ làm việc cho bạn để nhân viên của bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ khác. Ngoài ra, việc giữ an toàn thông tin nhạy cảm có thể ngăn ngừa một vi phạm tốn kém.
- Độ chính xác. Khi cần đưa ra quyết định, bạn bắt buộc phải dựa vào thông tin chính xác. Với cơ sở dữ liệu, có ít lỗi nhân sự hơn, cho phép bạn đưa ra quyết định đúng đắn.
- Cải thiện việc tuân thủ quy định. Lưu trữ tất cả dữ liệu nhạy cảm ở một nơi để việc tuân thủ GDPR trở nên dễ dàng hơn. Điều này cũng cho nhân viên thấy rằng bạn quan tâm đến quyền riêng tư của họ.
Doanh nghiệp của bạn có nên có cơ sở dữ liệu nhân sự không?
Rất có thể, doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi từ cơ sở dữ liệu nhân sự. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không chắc chắn về điều này, nhưng dựa trên những lợi ích ở trên, bạn có thể thấy cách các cơ sở dữ liệu này có thể giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn trong khi vẫn giữ an toàn cho thông tin của nhân viên.
Trên thực tế, là một doanh nghiệp nhỏ hơn, bạn có thể thiếu nguồn lực để xử lý vi phạm bảo mật. May mắn thay, bạn không cần bất cứ điều gì phức tạp hoặc tốn kém để hoàn thành công việc. Bạn có thể sử dụng Microsoft Access để xây dựng cơ sở dữ liệu nhân sự hoặc làm việc với chuyên gia cơ sở dữ liệu như Arkware để tạo cơ sở dữ liệu cho bạn.
Để tìm hiểu thêm về cơ sở dữ liệu nhân sự và cách chúng có thể hỗ trợ hoạt động kinh doanh của bạn, hãy liên hệ với Arkware để được tư vấn miễn phí.
