Hầu hết các tổ chức hoặc dự án mới nhanh chóng chuyển từ quản lý quy trình làm việc trên giấy sang theo dõi dữ liệu của họ trên bảng tính. Bước hợp lý tiếp theo là triển khai cơ sở dữ liệu quan hệ liên kết đúng tất cả dữ liệu của bạn và cuối cùng mang lại nhiều lợi ích cho số tiền đầu tư của bạn.
Cơ sở dữ liệu có thể làm gì cho doanh nghiệp của tôi?
- Tổ chức: Cơ sở dữ liệu có thể giúp cung cấp cấu trúc cho các quy trình kinh doanh của bạn.
- Xác thực Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu cho phép các quy tắc định dạng để nhập dữ liệu (tức là các trường có thể được yêu cầu, có định dạng nghiêm ngặt như số điện thoại hoặc mã zip hoặc có số ký tự tối đa).
- Hiệu quả: Cơ sở dữ liệu loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu dư thừa, đặc trưng của bảng tính.
- Bảo mật Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu có tính bảo mật người dùng cao hơn bảng tính ở dạng người dùng truy cập vào hệ thống và hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu có thể xem được.
- Báo cáo: Rất đơn giản, báo cáo mạnh mẽ hơn nhiều từ cơ sở dữ liệu, nơi có thể nhanh chóng tạo phạm vi bản ghi cho một khách hàng hoặc tập dữ liệu.
- Tìm kiếm: Vì lý do tương tự như báo cáo, việc tìm kiếm theo nhiều tiêu chí dễ dàng hơn với cơ sở dữ liệu và cho phép người dùng nhanh chóng trau dồi các bản ghi cụ thể.
- Chia sẻ Dữ liệu: Nhiều người dùng cơ sở dữ liệu có thể truy cập cùng một tệp và dữ liệu cùng một lúc. Do đó, không có sự trùng lặp tệp, chỉnh sửa của từng người dùng và xung đột định dạng thường gặp với bảng tính.
- Công suất Lớn hơn: Cơ sở dữ liệu chứa một khối lượng rất lớn dữ liệu. Trong khi đó, bảng tính hạn chế hơn nhiều.
- Dữ liệu Lịch sử: Dữ liệu cũ hơn có thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu dễ dàng hơn nhiều hoặc dễ dàng truy cập để báo cáo. Việc duy trì tất cả dữ liệu lịch sử luôn hoạt động rất có thể sẽ đẩy giới hạn của một trang tính trở nên quá lớn và không thực tế.
Tại sao chọn MS Access thay vì các cơ sở dữ liệu khác?
- Mức độ phổ biến: MS Access là cơ sở dữ liệu máy tính để bàn phổ biến nhất và là tiêu chuẩn trong nhiều gói MS Office.
- Không tốn kém: Phần mềm MS Access rất rẻ (không bao gồm thời gian phát triển).
- Tự bắt đầu: Người dùng mới làm quen có thể đạt được kết quả hữu ích.
Một số hạn chế của MS Access là gì?
- Thiếu Hỗ trợ: Thông thường, các nỗ lực phát triển MS Access ban đầu được khởi xướng bởi một thành viên trong nhóm đã chịu trách nhiệm toàn thời gian. Khi các thành viên trong nhóm này không còn nữa hoặc đã rời công ty, thường không còn ai có kinh nghiệm để tiếp tục hỗ trợ cơ sở dữ liệu. Hơn nữa, nhiều nhà tư vấn có kinh nghiệm hiện đang lựa chọn nghỉ hưu hoặc đã chuyển sang các giải pháp cơ sở dữ liệu hiện đại hơn; để lại khoảng trống cho cơ sở dữ liệu MS Access cũ cần được hỗ trợ.
- Tham nhũng: Có nhiều lý do khiến tệp cơ sở dữ liệu MS Access có thể bị hỏng hoặc bị hỏng. Cả lỗi phần cứng và vấn đề phần mềm đều là nguyên nhân. Nếu không được bảo vệ đầy đủ khỏi những vấn đề này, những cơ sở dữ liệu này có thể trở nên rất không đáng tin cậy.
- Khả năng mở rộng: Mặc dù nhiều người dùng được phép trong MS Access, nhưng cơ sở dữ liệu nhanh chóng bị quá tải. Ngoài ra, so với các cơ sở dữ liệu khác, MS Access có giới hạn thấp đối với lượng dữ liệu tối đa được hỗ trợ.
- Thiếu Kinh nghiệm của Nhà phát triển: Nhiều nhà phát triển không phải lập trình viên tự mình làm nhanh chóng trong quá trình phát triển. Hơn nữa, các quyết định thiết kế ban đầu có thể ảnh hưởng nặng nề đến khả năng sử dụng và khả năng mở rộng của cơ sở dữ liệu.
- Nâng cấp: Nhiều thách thức, chẳng hạn như sự không tương thích của phiên bản, thường gặp phải khi di chuyển dữ liệu hiện tại sang phần mềm đã cập nhật.
- Máy chủ Tệp: MS Access là một ứng dụng Máy chủ Tệp (không phải Ứng dụng Máy chủ Máy khách). Điều đó có nghĩa là toàn bộ cơ sở dữ liệu và phần mềm nằm trong bộ nhớ của máy tính của mỗi người dùng. Điều này không hiệu quả và có thể dẫn đến sai sót và tiềm ẩn tham nhũng.
- Mức độ phức tạp được dự đoán: Nếu dự kiến rằng việc sử dụng cơ sở dữ liệu này sẽ trở thành nhiệm vụ quan trọng hoặc phục vụ nhu cầu lớn hơn nhiều so với kế hoạch ban đầu, bạn nên tìm kiếm cơ sở dữ liệu thay thế, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu được thiết kế bằng SQL Server.
- Tuân thủ: Một số quy tắc nhất định (chẳng hạn như các yêu cầu của Đạo luật Sarbanes-Oxley - SOX, HIPAA &PCI - Ngành thẻ thanh toán) áp dụng cho nhiều công ty đảm bảo việc sử dụng cơ sở dữ liệu cao cấp hơn, có thể kiểm tra đầy đủ.
Các nhu cầu về cơ sở dữ liệu của một tổ chức thường không thể đoán trước và thay đổi theo thời gian. Cơ sở dữ liệu lành mạnh được tạo ra và cuối cùng phát triển và sửa đổi trong suốt thời gian hoạt động của doanh nghiệp. Khi đối mặt với những thách thức này, cơ sở dữ liệu MS Access thường tiếp tục được sử dụng “nguyên trạng” và nói chung là phục vụ tốt. Tuy nhiên, khi có trường hợp khẩn cấp, có thể khó tìm được sự hỗ trợ đáng tin cậy, có kinh nghiệm. Do đó, chúng tôi rất khuyến khích lập kế hoạch sớm cho các giai đoạn phát triển tiếp theo và có một đội ngũ giàu kinh nghiệm để giúp đỡ. Cho dù cần cải thiện cơ sở dữ liệu nhỏ hay một kế hoạch đầy đủ cho tương lai, Arkware luôn sẵn sàng trở thành người dẫn đường cho bạn! 
